W zeszłym tygodniu pisałam o tym jak można przygotować się do spotkania z Hiring Managerem (to właśnie mam na myśli pisząc briefing). Wspomniałam o źródłach, z których warto skorzystać zanim jeszcze zaczniemy zadawać pytania odnośnie stanowiska, na które przyszło nam rekrutować i o tym, żeby dać managerowi znać czego może się spodziewać.
To ważne, żeby maksymalnie skrócić czas potrzebny na przeprowadzenie spotkania, jednocześnie w pełni z niego korzystając.
Jak wykorzystamy tak zaoszczędzony czas? Oczywiście – zadając pytania odnośnie projektu! To, jakie pytania zadamy zdecyduje o powodzeniu procesu rekrutacji, dlatego postanowiłam przygotować krótką listę, z której możecie skorzystać (lub do której możecie dodać własne ulubione pytania).
Być może stanowisko jest zupełnie nowe – jeśli tak, co zadecydowało o jego utworzeniu? Czy takie stanowiska istniały już wcześniej w firmie, w tych lub innych działach? A może rekrutujecie na zastępstwo? Za kogo? Gdzie podział się 😉 pracownik, którego zastępujemy – być może awansował, zdobył ciekawą pracę w innej firmie, czy wiemy czemu odszedł?
Wszystkie te pytania pozwalają lepiej zrozumieć od czego zależy budżet rekrutacyjny i wymagania wobec kandydatów. Przykładowo, jeśli rekrutujecie na zupełnie nowe stanowisko, to oczekiwania managera mogą mieć charakter życzeniowy, a niektóre wymagania wobec kandydatów mogą być dorzucone do pozostałych „na zapas”. W takim wypadku warto dopytać o absolutnie konieczne umiejętności i kwalifikacje, odwołując się do pracy, jaką kandydat miałby wykonać. Jak widzicie, przygotowanie do briefingu pozwoli Wam nie tylko zadać pytania z listy, ale też zareagować na odpowiedzi zadając dodatkowe pytania.
Co prawda nie możecie zostać ekspertami w każdej dziedzinie, z jaką mają styczność Wasi kandydaci, ale na pewno posiadacie wystarczająco dużą wiedzę, by zrozumieć odpowiedź na to pytanie. Czy nowy pracownik będzie spędzać dzień pracując samodzielnie, z kimś z zespołu, z całym zespołem? Z jakimi działami będzie współpracował? Czy stanowisko wiąże się z pracą z domu, pracą z biura? Jak często nasz nowy pracownik będzie uczestniczył w spotkaniach? Odpowiedzi na wszystkie te pytania możecie poznać dowiadując się jak wygląda typowy dzień w pracy.
W wypadku pracy o większej zmienności możecie dopytać o typowy tydzień lub miesiąc, lub przykładowy projekt (w wypadku pracy projektowej). To wyjątkowo ważne, bo dzięki temu będzie Wam łatwiej zbudować historię, która zaangażuje kandydata. Ostatecznie podanie suchych faktów, takich jak „20% czasu w podróży” nie oddziałuje na wyobraźnię tak bardzo jak „w ramach ostatniego projektu zespół spędził cały tydzień w Nowym Jorku, gdzie znajduje się nasza siedziba w US”.
Chodzi po prostu o to, by kandydat wiedział, co powinien zrobić w trakcie pierwszych 3 czy 6 miesięcy w pracy, by można uznać, że odniósł sukces. Chyba każdy chce w pracy radzić sobie dobrze – jeśli więc wyeliminujemy nieporozumienia co do tego, jak „dobrze” wygląda, zwiększamy szansę na powodzenie kandydata na nowym stanowisku pracy.
Może się oczywiście okazać, że poszukujecie pracownika wyłącznie na okres trwania jednego projektu. W takim wypadku ciągle jednak warto wiedzieć jak wyglądać będzie pozytywne zakończenie projektu.
Nie chodzi tu wyłącznie o KPI, SLA czy targety. Pamiętajcie, by powiązać odpowiedź na to pytanie z odpowiedzią na pytanie pierwsze. Przykładowo, jeśli nowe stanowisko powstało po to, żeby zwiększyć sprzedaż wśród klientów biznesowych firmy, to jakie cele stawia sobie (i co za tym idzie, nowemu sprzedawcy) organizacja?
Zamiast pytać o tzw. unique selling points, zapytajcie o to co skłoniło innych kandydatów do dołączenia do firmy. Jeśli Hiring Manger nie zna na to pytanie odpowiedzi – zadajcie je bezpośrednio pracownikom!
Moje własne doświadczenie wskazuje, że pytając „dlaczego kandydat miałby być zainteresowany tym stanowiskiem” bardzo trudno uzyskać ciekawą odpowiedź. Część managerów wskazuje na markę firmy, część nie jest w stanie podać żadnej odpowiedzi, część jest delikatnie urażona pytaniem. Dlatego właśnie warto zadać je inaczej.
Pytając „co skłoniło Piotrka do przyjęcia oferty w zeszłym miesiącu?” mamy większą szansę na konkret. Z kolei zadając to pytanie Piotrkowi możemy dodatkowo dowiedzieć się, czy wyobrażenie o objętym przez niego stanowisku pokryło się z rzeczywistością. Jeśli przekonaliśmy Piotrka do przyjęcia oferty obiecując pracę z najnowszymi technologiami, a tymczasem zespół nie ma z nimi żadnej styczności, Piotrek może być rozczarowany. Warto więc unikać używania tego argumentu w rozmowie z kolejnymi kandydatami.
I wreszcie docieramy do tego, co chyba najważniejsze. Każdy z nas chciałby zaprezentować kandydatowi ofertę marzeń – ale przecież każda praca ma również swoje minusy. Warto dopytać o nie podczas briefingu, żeby odpowiednio przygotować się do poprowadzenia procesu rekrutacji.
Być może szukamy kandydatów do pracy na nocną zmianę, lub lokalizacja biura nie jest bardzo korzystna. Zrozumienie niedogodności związanych z pracą pozwoli nam zbudować personę kandydata, dla którego nie będą one przeszkodą. Jeśli ktoś preferuje pracę wieczorami, to nocna zmiana nie tylko go nie zniechęci, ale może wręcz stanowić atrakcyjny aspekt stanowiska. Podobnie jest z innymi minusami. Mają one charakter subiektywny, a więc możemy znaleźć takich kandydatów, dla których nie będą one mieć znaczenia, lub wręcz staną się plusem.
Zrozumienie stanowiska jest niezwykle ważne, żeby odpowiednio poprowadzić proces souricngowy… ale proces rekrutacji wymaga również zadania dodatkowych pytań o charakterze organizacyjnym. W tym wypadku warto stworzyć standardowy formularz, który wypełniamy za każdym razem przed rozpoczęciem działań:
Pamiętajcie, że musicie wynegocjować realistyczne ramy dla projektu. Jeśli jest absolutnie konieczne, żeby kandydat rozpoczął pracę w przeciągu kolejnych dwóch tygodni, to powinniście rozważyć zatrudnienie freelancera zanim zapełnicie stanowisko na pełen etat. Właśnie dlatego warto przypominać managerom, żeby jak najwcześniej dawali Wam znać o planowanych rekrutacjach, nawet jeśli nie są na 100% pewni, że dojdą do skutku.
Oczywiście musicie wiedzieć, jak wyglądać będzie proces selekcji. Informacje o procesie będą Wam potrzebne zarówno po to, żeby przekazać je kandydatom, jak i po to, żebyście sami mogli odpowiednio się do niego przygotować.
Ważne, żebyście mieli łatwy dostęp do każdej osoby zaangażowanej w proces selekcji. To ułatwi planowanie spotkań z kandydatami i zbieranie feedbacku. Jeśli w proces selekcji zaangażowane jest wiele osób, warto rozważyć wprowadzenie tzw. debriefing meetings, czyli spotkań w trakcie których na forum omówicie wrażenia po spotkaniu z kandydatem.
Oczywiście w proces może być zaangażowane wiele osób, ale zazwyczaj jest jedna konkretna osoba (przeważnie Hiring Manager), która podejmie decyzję o zatrudnieniu. Nie muszę chyba tłumaczyć, dlaczego musicie wiedzieć kto to taki 🙂 pamiętajcie też, żeby upewnić się czy osoba decyzyjna będzie obecna w pracy przez cały czas trwania procesu, a jeśli np. planuje urlop – kto może zamiast niej podjąć decyzję o złożeniu kandydatowi oferty.
Planowanie procesu może być skomplikowane, dlatego warto jak najwcześniej poprosić osoby biorące w nim udział o zablokowanie konkretnych terminów w kalendarzu. Wiedząc kiedy możecie umówić rozmowy z kandydatem będziecie mogli skrócić czas związany z administracją procesem.
Oczywiście, w zależności od stanowiska, możecie chcieć stworzyć jeszcze dłuższą listę pytań, które zadacie podczas spotkania z Hiring Managerem. W miarę upływu czasu zauważycie, że zadanie właściwych pytań staje się coraz prostsze. Będziecie wiedzieć czego spodziewać się po kandydatach, a także po własnej organizacji. Zbudujecie własny model współpracy z managerami (tu ciekawy wpis o budowaniu tej współpracy z ROC Polska). Warto jednak od czasu do czasu odświeżyć sobie te podstawy, zwłaszcza, jeśli macie do czynienia z nowym, nietypowym projektem.