Briefing, intake meeting, czy po prostu spotkanie z Hiring Managerem, to absolutna podstawa dla każdego sourcera. Żeby jednak spotkanie mogło przebiec sprawnie i zakończyć się sukcesem – trzeba koniecznie się do niego przygotować. Od czego zacząć? Z jakich źródeł wiedzy skorzystać? Oto moje porady:
Potrzeby rekrutacyjne są komunikowane w firmie w różny sposób. Jeśli wszystko idzie według idealnego scenariusza, to nie są w żadnej mierze zaskoczeniem dla rekrutera, który ma dostęp do informacji o przewidywanych potrzebach rekrutacyjnych na cały rok. Powiedzmy sobie jednak uczciwie, to zdarza się ciągle jeszcze zbyt rzadko.
Być może Hiring Manager przesyła do zespołu rekrutacji wiadomość mailową, uzupełnia formularz, dzwoni bezpośrednio do rekrutera lub pojawia się nagle w pokoju HR by oznajmić, że potrzebuje kogoś zatrudnić – przeważnie „na wczoraj”.
Sama forma komunikowania potrzeb nie ma szczególnego znaczenia. To, co najważniejsze dla rekrutera, to czas na przygotowanie się do spotkania, w trakcie którego będzie mógł omówić nowe stanowisko właśnie z Hiring Managerem. Pominięcie takiego spotkania (lub rozmowy telefonicznej) jest zawsze błędem! Nawet jeśli rekrutowaliśmy już na podobne stanowisko, nie oznacza to wcale, że dysponujemy wszystkimi informacjami potrzebnymi do przeprowadzenia sprawnego procesu rekrutacji.
Weźmy na przykład zespół rekrutacji: jeśli poprzednio zrekrutowaliśmy na stanowisko rekrutera osobę z doświadczeniem w rekrutacjach IT, tym razem manager zespołu może położyć mniejszy nacisk na branżę, w której pracował kandydat. Może natomiast szukać osoby, która uzupełni doświadczenie poprzedniego kandydata – i całego zespołu – o pewne nowe elementy. Zespół to żywy organizm, który zmienia się wraz z każdą osobą, która do niego dołącza (lub z niego odchodzi).
Kiedy zaczęłam pracę w wielkiej korporacji, chyba najbardziej zdziwiło mnie podejście firmy (i pracowników) do spotkań. Były traktowane niemal jak strata czasu, a co za tym idzie – nikt się do nich nie przygotowywał. A tymczasem to właśnie odpowiednie przygotowanie zdecydowanie zwiększa ich wartość!
Jeśli chcecie przekonać Hiring Managera, że briefing nie tylko powinien się odbyć, ale też jest spotkaniem wartościowym, musicie koniecznie przybyć na nie przygotowani. Warto też umawiając spotkanie przekazać managerowi informacje o tym czego powinien się spodziewać i czy (oraz co) powinien sam przygotować.
Jest kilka źródeł wiedzy, z których możecie skorzystać jeszcze przed briefingiem, niezależnie od okoliczności. Oto moje ulubione:
Każda firma dysponuje pewnymi materiałami dotyczącymi różnych stanowisk, na jakie może się Wam zdarzyć rekrutować. W niektórych firmach manager zgłaszając potrzebę przesyła rekruterowi opis stanowiska lub profil kandydata. W innych, rekruterzy mogą skorzystać z publikowanych wcześniej ogłoszeń o pracy.
Przeważnie istnieje choć jeden dokument, który może stanowić punkt wyjściowy Waszego przygotowania. Kluczem jest przeczytać go z uwagą, zadając sobie jak najczęściej pytanie „dlaczego”. Briefing to idealna pora, by odnieść się do wszelkich niejasności wynikających z tego dokumentu, warto więc zabrać ze sobą na spotkanie wydrukowaną kopię, opatrzoną notatkami z przygotowania.
Wyszukiwanie testowe przeprowadzam używając Google lub alternatywnych wyszukiwarek. Dzięki temu znajduję nie tyle profile kandydatów, co informacje o źródłach odpowiednich profili.
Przykładowo, wyszukiwanie testowe dla programisty Java w Krakowie sformułowałabym tak:
java kraków -praca -staż -oferta -job -jobs -coffee -apply
Przejrzałabym szybko wyniki tak, żeby zrozumieć rozmiar grupy na Meetupie, wypisać informacje o wydarzeniach dedykowanych programistom Java, rozpocząć tworzenie listy firm, które ich zatrudniają…
Dopiero w ramach drugiego kroku przejrzałabym profile dostępne na LinkedIn. Słowa klucze warto zaczerpnąć ze wspomnianych już materiałów, choć pamiętajmy, że mogą okazać się nietrafione. Część z nich może przykładowo dotyczyć preferowanych, a nie wymaganych kwalifikacji. Tym niemniej takie wstępne rozpoznanie rynku pozwoli nam zorientować się jakie wyzwania może prezentować rekrutacja na dane stanowisko.
Zrozumienie rynku pracy w danym obszarze wymaga oczywiście czasu. Jeśli jednak rekrutujecie na zupełnie nowe stanowisko, dobrym źródłem informacji mogą okazać się oferty pracy innych firm. Sugerowałabym, żebyście nie ograniczali się wyłącznie do firm, które postrzegacie jako konkurencję. Każda organizacja, która rekrutuje kandydatów o takim samym profilu, będzie konkurować z Wami o pracowników.
Warto przyjrzeć się zarówno wymaganiom wobec kandydatów, opisowi obowiązków na stanowisku jak i liście benefitów. Jeśli Wasze ogłoszenie ma przyciągnąć uwagę kandydatów, będzie musiało wybić się na tle innych. Jeśli kandydaci zaangażowani w proces rekrutacji mają poważnie rozważyć Waszą firmę – obietnice z ogłoszenia będą musiały zostać spełnione. Dlatego Hiring Manager, jako osoba odpowiedzialna za budżet i stworzenie odpowiednich warunków dla nowego pracownika, na pewno doceni Wasze wskazówki odnośnie standardów na rynku pracy.
Wreszcie, niesamowicie pomocne są również profile pracowników. Warto skonfrontować informacje, które znajdziecie w CV (lub na profilu LinkedIn) osób pracujących już w danych zespole z listą wymagań wobec nowego pracownika. Kiedy szukamy nowego członka zespołu, profil kandydata tworzymy często w oparciu o obecny skład zespołu. Ale jeśli zespół składa się z doświadczonych pracowników, ich kwalifikacje będą z pewnością znaczenie wyższe, niż kiedy otrzymali od firmy ofertę współpracy!
Jeśli macie taką możliwość, warto też podpytać pracowników co zmotywowało ich do dołączenia do firmy i zespołu. Jeśli pracujecie w zespole wewnętrznym, pamiętajcie, że silna sieć znajomości w firmie będzie bardzo przydatna w takich sytuacjach. Pozwoli Wam szybko i w nieformalny sposób zdobyć informacje, które będziecie mogli wykorzystać w trakcie spotkania z Hiring Managerem. Zamiast pytać o tzw. unique selling points stanowiska, będziecie mogli sami przedstawić je z perspektywy istniejącego zespołu!
Jeśli natomiast pracujecie w agencji, to poratuje Was w tym wypadku sieć kontaktów na rynku. Informacja o tym, dlaczego specjaliści z danej dziedziny decysują się podjąć nową pracę jest zawsze cenna – nawet, jeśli nie dotyczy zespołu, do którego obecnie rekrutujecie.
Wszystkie zdobyte dzięki wspomnianym źródłom informacje pozwolą Wam przygotować się do spotkania z Hiring Managerem. Jak już wspomniałam, przygotowanie jest absolutnie niezbędne, żeby spotkanie przebiegło sprawnie, a ustalenia poczynione z managerem były realistyczne.
Briefing to nic innego jak spotkanie, podczas którego negocjować będziecie szczegóły prowadzonego przez Was projektu. Jeśli zgodzicie się na zbyt wiele – ryzykujecie, że nie będziecie w stanie go zrealizować. Jeśli jednak uda Wam się wynegocjować realistyczne warunki, proces rekrutacji przebiegnie sprawniej.
Pamiętajcie więc, by przemyśleć w oparciu o zebrane informacje, jaki będzie realistyczny termin dostarczenia pierwszych CV do Hiring Managera, kiedy mogą odbyć się rozmowy, w jakim terminie możecie realistycznie złożyć ofertę kandydatowi i kiedy będzie on mógł rozpocząć pracę. Ustalenie nierealistycznych terminów nie leży w niczyim interesie! Jeśli jednak nie przyjdziecie na spotkanie z wypisanymi wyraźnie datami, łatwo jest ulec presji i zgodzić się na terminy narzucone przez managera.
Zaproponowany przeze mnie proces może wydawać się bardzo czasochłonny, ale jest absolutną podstawą wszelkich działań z zakresu sourcingu. Jeśli nie wiecie czego szukacie, to szanse, że to znajdziecie są bardzo niewielkie 😉