Jak wspomniałam w zeszłym tygodniu, jestem zwolenniczką standaryzowania procesu rekrutacji. Pozwala nam to zadbać o candidate experience, zwiększyć trafność podczas selekcji kandydatów, sprawnie zarządzać pracą w dużym zespole i zauważać istotne trendy widoczne w raportach z naszej działalności.
Wspomniałam również, że istnieją pewne niezbędne etapy każdego procesu rekrutacji. Oczywiście możemy pokusić się o pewne wariacje, jeśli jednak do Twoich obowiązków należy wprowadzenie pewnego standardu, proponuję rozpocząć od wprowadzenia tych podstawowych działań i monitorowania efektów. Dopiero po zebraniu danych odnośnie funkcjonowania procesu warto wprowadzać zmiany.
Etap pierwszy wymaga akcji nie tyle ze strony rekrutera, co kandydata. Jest jednak istotny, zwłaszcza kiedy prowadzimy działania sourcingowe. Pamiętaj, że ze względu na zapisy RODO, każdy kandydat musi wyrazić zgodę na przetwarzanie danych w ramach procesu rekrutacji.
O zgodę najłatwiej jest poprosić w formularzu aplikacji i przechowywać w systemie ATS. Dlatego poproś każdego kandydata o aplikację przez formularz – również kandydata wyszukanego i zachęconego do udziału w procesie.
Etap drugi nie wymaga absolutnie niczyjej interwencji, jeśli odpowiednio go zaplanujemy. Wystarczy skorzystać z podstawowej automatyzacji w systemie ATS, który w Twoim imieniu wyśle wiadomość do każdego kandydata, który złożył aplikację poprzez formularz.
Wiadomość taka powinna zawierać informację o tym, że aplikacja dotarła do systemu, a kandydat powinien spodziewać się kontaktu ze strony zespołu rekrutacji w określonym czasie. Najlepiej, jeśli jest podpisana danymi konkretnej osoby (Twoimi) i uzupełniona o Twoje dane kontaktowe. Dzięki temu kandydat będzie w stanie samodzielnie skontaktować się z Tobą w razie jakichkolwiek wątpliwości lub dodatkowych potrzeb.
Może okazać się, że część kandydatów nie spełnia podstawowych kryteriów niezbędnych do wykonywania pracy na danym stanowisku. Pamiętaj, że nie ma tu miejsca na żadne wątpliwości. Jeśli kandydat spełnia wymagania – należy uwzględnić go w kolejnym etapie procesu. Jeśli nie – powinien otrzymać wiadomość z odpowiednią informacją.
Tutaj również zachęcam do automatyzacji. Dowiedz się od przedstawiciela systemu ATS, z którego korzystasz, czy istnieje możliwość przesłania automatycznej informacji zwrotnej do kandydata ze szczegółową informacją o powodach odrzucenia jego kandydatury (np. brak wskazanych umiejętności, uprawnień zawodowych etc). Taka wiadomość powinna być podpisana Twoimi danymi i dawać kandydatowi możliwość odwołania się od Twojej decyzji. Może się na przykład zdarzyć, że odrzucisz kandydata z procesu za brak umiejętności, którą posiada, jednak nie umieścił jej w swoim CV.
Pierwszy kontakt z kandydatem służy zasadniczo potwierdzeniu jego zainteresowania firmą i stanowiskiem. Możesz wtedy przekazać informacje o stanowisku, które z jakiegoś powodu nie pojawiły się w ogłoszeniu o pracy, czy zadać kandydatowi pytania dotyczące informacji, które nie pojawiły się w CV.
Pamiętaj, że nawet jeśli rozmowa ta jest czystą formalnością ze strony firmy, ma ona duże znaczenie dla kandydata. Dlatego nie powinno się prowadzić jej z zaskoczenia. Warto umówić się na nią, np. wysyłając kandydatowi krótką wiadomość mailową z opisem rozmowy i linkiem, który pozwoli kandydatowi wybrać odpowiedni dla siebie czas na jej przeprowadzenie.
Zasadniczym etapem selekcji jest spotkanie z osobą decyzyjną, tzw. Hiring Managerem, lub z bezpośrednim przełożonym zespołu. Tu oczywiście można zastosować wiele wariacji korzystając z dodatkowych metod selekcji przed, w trakcie, lub po wspomnianym spotkaniu. Pamiętaj, że każdy kandydat powinien przechodzić etapy selekcji w takich samych warunkach, żeby zapewnić możliwość porównania wyników.
Rozmowa w biurze stanowi istotny element procesu nie tylko z punktu widzenia firmy, ale też z punktu widzenia samego kandydata. To na tym etapie może zaobserwować jak zachowują się przyszli (potencjalni) współpracownicy i podjąć decyzję o tym, czy rzeczywiście jest zainteresowany zatrudnieniem w firmie. Pamiętaj więc, że poddajecie kandydata procesowi selekcji, ale kandydat poddaje jednocześnie procesowi selekcji Waszą firmę!
Wreszcie ostatni etap procesu rekrutacji służy podjęciu i przekazaniu informacji o (nie)zatrudnieniu kandydata. Żeby zapewnić obiektywną ocenę wszystkich kandydatów, każdy proces powinien zakończyć się spotkaniem wszystkich osób zaangażowanych w proces rekrutacji i selekcji.
Podczas spotkania każdy powinien ocenić kandydata na czterostopniowej skali (to pozwala uniknąć niejednoznacznych ocen), a następnie uzasadnić swoją ocenę. Jeśli oceny przyznane kandydatowi są różne, warto przedyskutować z czego wynikły różnice. W jej dyskusji warto odwołać się do notatek z procesu rekrutacji.
Czy kandydat X powinien zostać zatrudniony w firmie?
zdecydowanie tak – raczej tak – raczej nie – zdecydowanie nie
Decyzję o zatrudnieniu podejmuje ostatecznie Hiring Manager, jednak zaangażowanie zespołu we wspólną ocenę kandydata pomaga wypracować spójny i sprawiedliwy system selekcji. Dzięki takiemu podejściu jest nam również zdecydowanie łatwiej nauczyć się pracować z danym Hiring Managerem i zakończyć ten i kolejne procesy rekrutacji z sukcesem.
Wreszcie decyzję należy przekazać kandydatowi. Pamiętaj, że każdy kandydat – bez względu na to, czy jest ona pozytywna, czy negatywna – powinien otrzymać feedback. W tym celu możesz skorzystać z notatek sporządzonych w trakcie spotkania z pozostałymi osobami zaangażowanymi w proces rekrutacji.
Czy zgodzisz się z opisanym przeze mnie procesem? A może uważasz, że pominęłam jakieś niezbędne etapy każdego procesu rekrutacji?
2 Comments
Cześć Kasiu!
Mam pytanie odnośnie aplikacji. Jeżeli wyszukamy jakiegoś kandydata i poprosimy o wypełnienie danych w naszym formularzu, może się on zniechęcić, prawda? Czy są jakieś alternatywy dla tego?
Pozdrawiam serdecznie,
Karolina
Cześć Karolina,
Sama też się tego dawniej obawiałam – i oczywiście formularz powinien być jak najprostszy. Nie ma potrzeby wpisywać w nim historii zawodowej. Ale z drugiej strony, jeśli nie przekonasz kogoś na tym etapie, że warto poświęcić te parę minut na aplikację, to jest ogromne ryzyko, że kandydat wycofa się później. Rekruterzy często dziś narzekają, że kandydaci nie przychodzą na rozmowę, przestają odbierać telefony, nie pojawiają się w pracy po otrzymaniu oferty… to wszystko rezultat tych pierwszych etapów, moim zdaniem 🙂