73% kandydatów wskazuje, że poszukiwanie pracy to jedna z najbardziej stresujących rzeczy w życiu

THE STATE OF CANDIDATE EXPERIENCE: 2020 BENCHMARKS

Właśnie dlatego Candidate Experience, czyli wrażenia kandydata z procesu rekrutacji są tak ważne – a ich znaczenie jest coraz bardziej podkreślane przez ekspertów.

Dlaczego rekruter musi zwrócić uwagę na Candidate Experience?

Podstawowym zadaniem rekrutera jest zatrudnić do firmy jak najlepszych kandydatów, czyli takie osoby, które mają kompetencje do wykonywania pracy na danym stanowisku. Moja znajomość zagadnień związanych z selekcją jest raczej powierzchowna, ale jedno wydaje się oczywiste: zaprezentowanie jakichkolwiek kompetencji jest o wiele trudniejsze w sytuacji, w której odczuwamy stres. Przypomnijcie sobie sytuację ze szkoły lub uczelni, kiedy byliście dobrze przygotowani do egzaminu, ale i tak nie otrzymaliście dobrej oceny – po prostu zjadł Was stres.

Jeśli więc rekruter chce upewnić się, że kandydat w procesie rekrutacji prezentuje swoje rzeczywiste kompetencje, to musi zadbać o samopoczucie kandydata i skutecznie obniżać jego poziom stresu. O to samopoczucie z kolei najłatwiej jest zadbać poprzez odpowiednią komunikację.

Komunikacja a Candidate Experience

Komunikacja musi przede wszystkim odpowiadać na potrzeby kandydata. Oczywiście, część z tych potrzeb będzie wspólna dla wszystkich, którzy biorą udział w procesie rekrutacji. Z drugiej strony, każdy kandydat może mieć pewne indywidualne potrzeby.

Jak więc poradzić sobie z dopasowaniem komunikacji do potrzeb kandydata?

Jak znaleźć równowagę między interesem firmy, a dobrem kandydata?

Jak upewnić się, że podchodzimy do kandydatów indywidualnie, ale jednocześnie traktujemy wszystkich równo?

Odpowiedzi na te i inne pytania będę szukać podczas webinaru organizowanego przez OLX w czwartek 6 maja: zapraszam serdecznie!

Przygotowując się do rozmowy z Anią rozpisałam sobie proces rekrutacji na poszczególne etapy i byłam tak z tej rozpiski zadowolona, że postanowiłam podzielić się nią również z Wami!

Czemu służy standaryzacja procesu rekrutacji?

Zanim przejdziemy do tego jak powinien wyglądać standardowy proces, warto zastanowić się, czy wprowadzenie go ma w ogóle sens. Ostatecznie każdy kandydat jest inny, dlaczego więc nie potraktować go indywidualnie?

Z takiego założenia wychodziło wielu rekruterów, których poznałam pracując w londyńskim środowisku startupowym. Firmy te były często wystarczająco małe, by móc pozwolić sobie na podejście indywidualne – i sama dałam złapać się w tą pułapkę, rezygnując z ustrukturyzowanych wywiadów z kandydatami na rzecz swobodnej rozmowy.

Szycie procesu rekrutacji na miarę kandydata ma jednak sporo wad i zaskakująco mało zalet. Ja zwrócę Wam uwagę na dwa najważniejsze aspekty: candidate experience i proces selekcji.

Argumenty za standaryzacją procesu

Jak standaryzacja poprawia candidate experience?

O tym jak ważne jest candidate experience nie muszę już chyba nikogo przekonywać (jeśli macie jakiekolwiek wątpliwości, niech przekona Was ekspert w tym temacie, Maja Gojtowska).

Na pierwszy rzut oka wydawać się może, że dopasowanie procesu rekrutacji do kandydata może zapewnić mu wspaniałe doświadczenia. Jednak poza transparentnością i stałą komunikacją, kandydaci chcą też czuć, że potraktowaliśmy ich sprawiedliwie.

Nawet małpki nie nabierzesz. Kiedy widzimy, że innych
w tych samych warunkach traktuje się inaczej, to już wiemy,
że mamy do czynienia z oszustwem.

Jest jeszcze drugi argument z obszaru doświadczeń kandydata. Prowadząc wszystkie procesy zgodnie z jednym standardem, zdecydowanie łatwiej jest uniknąć pomyłek. Łatwiej też skorzystać ze wsparcia narzędzi – dzięki temu możemy się przykładowo upewnić, że absolutnie każdy kandydat otrzymuje informację zwrotną po każdym etapie procesu. Jeśli natomiast część kandydatów otrzymywałaby wiadomość tylko po wybranych etapach, lub zamiast wiadomości mailowej otrzymywałaby telefon, to już nie trudno o pomyłki i przeoczenia.

Jak standaryzacja wspiera selekcję kandydatów?

Selekcja to bardzo skomplikowany temat i na pewno obszar wymagający gruntownych szkoleń. Niestety szkolenia w tym zakresie oferowane rekruterom często są raczej powierzchowne, że już nie wspomnę o szkoleniach oferowanych Hiring Managerom.

To jednak, co nie ulega wątpliwości, to że proces rekrutacji jest obarczony dużym ryzykiem w obszarze selekcji ze względu na liczne błędy poznawcze, które wpływają na ocenę kandydatów. Standaryzacja procesu rekrutacji jest jednym z najprostszych sposobów na eliminację niektórych z nich.

Wyobraźmy sobie, że jeden z kandydatów otrzymuje od nas w procesie zadanie do wykonania w firmie, a inny – zadanie rekrutacyjne do wykonania w domu. Porównanie ich wyników będzie niemal niemożliwe. Zupełnie inaczej pracuje się we własnym domu, w otoczeniu pomocy naukowych, a inaczej w obcym środowisku, pod okiem osoby prowadzącej proces.

O ile więc w pewnych wypadkach odstępstwa od standardowego procesu dają się uzasadnić (np. w przypadku kandydatów niepełnosprawnych), to prowadzenie procesów selekcji, których wyniki nie dają się zupełnie ze sobą porównać, nie jest dobrym pomysłem.

Jak standaryzacja ułatwia zarządzanie zespołem?

Dla managerów mam jeszcze jeden argument za standaryzacją procesu. Zdecydowanie łatwiej jest zarządzać zespołem, jeśli zadania wszystkich jego członków są podobne. Rekruter na L4 jest w stanie bez większego problemu przekazać swoje obowiązki koledze lub koleżance, Hiring Manager nie zastanawia się, czemu proces do zespołu A wygląda inaczej, niż do zespołu B, a system ATS można latwo i sprawnie dopasować do potrzeb wszystkich użytkowników.

Mam nadzieję, że zgodzicie się ze mną, że standaryzacja procesu rekrutacji jest niezbędna do prowadzenia działań na najwyższym poziomie

Po tym dość długim wstępie zapraszam do lektury kolejnego wpisu o 6 niezbędnych etapach każdego procesu rekrutacji:

Uderzyło mnie po pierwsze, że wg badania co czwarta firma nie prowadzi badań w tym zakresie ze względu na brak czasu i budżetu, a co trzecia nie widzi w ogóle takiej potrzeby. Podpytałam też rekruterów z grupy Recruitment Open Community o to, czy prowadzą takie badania. Dzięki ich otwartości dotarłam do kolejnych odpowiedzi, wniosków z prowadzonych działań, argumentów za i przeciw ich wdrażaniu.

Po pierwsze nie wszyscy w ogóle zauważają potrzebę pytania kandydatów o ich wrażenia z procesu. Czasami myślę sobie, że niektóre firmy utknęły ze swoim podejściem w poprzednim reżimie. Zamiast zastanowić się jak rozwiązać realne problemy związane z rekrutacją pracowników, koncentrują się na zdobywaniu statuetek świadczących o tym jak wspaniale darzy się tym, którzy przez to piekiełko przeszli. Słyszałam nawet opinie głoszące, że proces rekrutacji powinien być nieprzyjazny, bo wtedy łatwo „odsiać” tych kandydatów, którzy nie są naprawdę zmotywowani.

Po drugie nie wszyscy jesteśmy świadomi jak łatwo można prowadzić badania candidate experience. Wydaje nam się, że zajmie to dużo czasu, który zdecydowanie lepiej poświęcić po prostu na prowadzenie rekrutacji. W końcu im więcej kandydatów „przepchniemy” przez proces, tym większa szansa, że domkniemy na czas wszystkie projekty.

Po trzecie prowadząc tego rodzaju działania dochodzimy czasem do wniosku, że nie mają one sensu. Kandydaci wylewają swoje żale w formularzu, często jednak nie mają one konstruktywnej wartości. Ci kandydaci, którzy są z procesu zadowoleni też nie oferują konstruktywnych uwag, natomiast pozostali rzadko w ogóle zabierają się do wypełnienia ankiety.

Dlaczego warto prowadzić badanie candidate experience?

Czy Twoja firma korzysta ze wsparcia agencji rekrutacyjnych, nawet przy powtarzających się regularnie projektach? Czy zastanawia Cię, dlaczego wiele procesów kończy się odrzuceniem oferty pracy w firmie? Paradoksalnie, oba te problemy można rozwiązać poprawiając jakość procesu rekrutacji. Nikt nie wskaże z większą precyzją na powody powstawania problemów niż… sami kandydaci!

Tyle mówi się o przyszłości HR, tymczasem jednak wielu z nas zdaje się nie zwracać uwagi nawet na jego obecny stan. Kandydatów musimy traktować tak, jak sami chcemy być traktowani. Zamiast opłakiwać fakt, że kandydaci nie wykazują się wielką motywacją i kiepsko przygotowują się do procesu, zastanówmy się raczej jak poprawić ten stan rzeczy. Pozytywne podejście do pracy zasadniczo wpływa na osiągane efekty zostanie też na pewno docenione nie tylko przez samych kandydatów, ale również pracowników w firmie.

Kto powinien prowadzić badania candidate experience?

Gdy zapytałam o tą kwestię w grupie ROC, okazało się, że w niektórych firmach badania są prowadzone, ale nie przez dział rekrutacji. Wiele zależy tu od organizacji pracy w firmie – badania może prowadzić dział HR, dział marketingu czy PR. Osobiście wyznaję zasadę, że dobrze jest skorzystać z wiedzy już istniejącej w organizacji, a każdy z tych działów może nią dysponować. Zastanówcie się, czy w Waszej firmie prowadzi się jakieś badania ankietowe i kto się nimi zajmuje. Być może badanie candidate experience będzie wspaniałym pierwszym krokiem do stworzenia międzydziałowych grup projektowych?

Jeśli natomiast pracujecie w firmie, która nie jest jeszcze gotowa na taki krok, nie martwcie się. Mam dla Was prosty sposób na przekonanie zespołu i firmy o potrzebie ich prowadzenia. Zacznijcie od wykonywania takich badań na własne potrzeby. Wiem, to brzmi jak samowolka, ale nie ma absolutnie nic złego w poprawianiu własnych wyników, prawda? Jeśli więc chcecie przeprowadzić drobny test, stwórzcie ankietę pytając o doświadczenie kandydatów związane z Wami jako rekruterem. Na podstawie odpowiedzi możecie wprowadzić zmiany do swojego procesu, a stąd już niedługa droga do poprawy wyników. Wobec argumentów w rodzaju „odkąd badam wrażenia moich kandydatów, 20% rzadziej zdaża się, że ktoś wycofuje się z procesu” trudno przejść obojętnie. Zgodzicie się?

Jak przeprowadzić badanie candidate experience?

Dochodzimy wreszcie do sedna sprawy. Wiemy już kto zajmie się ankietami, pytanie brzmi tylko jak dobrać narzędzia, które pozwolą niewielkim nakładem czasu i pieniędzy prowadzić regularne badania. W swoim ostatnim wpisie Maja Gojtowska proponuje kilka narzędzi do prowadzenia zautomatyzowanych badań ankietowych. Ze swojej strony dodałabym również darmowy (tylko do 100 odp. miesięcznie) Typeform  i wspomnianą w grupie Recruitment Open Community (dzięki!) webankietę. Automatyzacja sprawia, że brak czasu nie ma wielkiego znaczenia, a rezultaty, które uzyskamy mogą zwolnić budżet na wykorzystanie płatnej technologii w kolejnym roku.

Gdy narzędzie już wybrane, musimy opracować jeszcze treść kwestionariusza. Można oczwiście odwrócić tu kolejność (i dobrać narzędzie do tego, jak powinna wyglądać ankieta). Zanim ustalimy jakie pytania powinniśmy zadać, warto zastanowić się nad tym jak wygląda tzw. candidate journey, czyli co spotyka naszego kandydata w trakcie procesu rekrutacji. Które etapy procesu wywołują najwięcej problemów? Na jakim etapie kandydaci najczęściej rezygnują z udziału w procesie? Być może część sytuacji problemowych możemy rozwiązać jeszcze zanim rozpoczniemy badanie candidate experience.

Może się też okazać, że powinniśmy badać wrażenia kandydatów kilkakrotnie w trakcie procesu. Informacja o tym, czy zakończył się powodzeniem, może wpływać na odpowiedzi kandydatów. Podobnie jednak przed zakończeniem procesu kandydaci mogą być skłonni do pozytywnej oceny działań firmy, licząc na to, że poprawi to ich szanse na otrzymanie oferty. Niektórzy kilkakrotnie w trakcie procesu zadają tylko jedno pytanie (ocena jakości procesu w skali np. od 1 do 5), inni wysyłają formularz jeden raz w trakcie procesu zadając pytania o kilka jego aspektów.

W tym wypadku wszystko zależy od samego procesu oraz efektu, jaki próbujemy uzyskać. Żeby pokazać Wam jak proste może być przygotowanie formularza, kiedy wiemy już czego chcemy się dowiedzieć, stworzyłam własny przykład. Pozwala on na zestawienie wyników w zależności od stanowiska, na które aplikował kandydat (proces rekrutacji do sprzedaży i do IT będzie zapewne wyglądał trochę inaczej). Zwracam też w nim uwagę zarówno na elementy wymagające usprawnienia, jak i te, które kandydatowi podobały się najbardziej. To ważne, by zapytać o to, co robimy dobrze – będziemy mogli uwzględnić te informacje w komunikacji skierowanej do potencjalnych kandydatów (np. 80% naszych kandydatów opisuje nasz proces rekrutacji jako „ciekawy i angażujący”).