Działania z zakresu wyszukiwania kandydatów są wyjątkowo wdzięcznym obszarem jeśli chodzi o pomiar rezultatów. Co za tym idzie, łatwo jest też wyznaczyć sobie cele, a więc również tak zwane key performance indicators (po polsku: kluczowe wskaźniki efektywności). To właśnie dzięki KPI wiemy, czy nasze działania przynoszą oczekiwane rezultaty, czy zespół rekrutacji odnosi sukces.

Nie wystarczy jednak prowadzić pomiaru dowolnych wskaźników. Muszą one być odpowiednio dobrane do przebiegu procesu rerutacji wewnątrz organizacji, źródeł i metod pozyskiwania kandydatów, organizacji pracy w zespole… Jakie wskaźniki warto więc rozważyć w odniesieniu do sourcingu? Poniżej przedstawiam kilka propozycji:

Ilość wyszukanych profili kandydatów

Wprowadzenie tego wskaźnika może nie być absolutnie konieczne, ale sprawdza się gdy zarządzamy mniej doświadczonym zespołem. Wyobraźmy sobie, że rozpoczynamy nowy projekt i zgodnie z  procedurą powinniśmy znaleźć przynajmniej 50 profili potencjalnych kandydatów. Już w trakcie pierwszej godziny będziemy w stanie ocenić na ile realistyczne będzie osiągnięcie tak sformułowanego celu.

Ilość wyszukanych profili jest wskaźnikiem, który warto stosować w połączeniu z innymi. Wiedząc, że 10 wysłanych wiadomości przynosi nam średnio 5 odpowiedzi od kandydatów, możemy założyć, że 50 wyszukanych profili to 25 odpowiedzi od kandydatów. Znając przełożenie odpowiedzi od kandydatów na przeprowadzone rozmowy, a dalej na rozmowy z Hiring Managerem i przedstawione oferty, możemy z pewnym prawdopodobieństwem określić ilu kandydatów musimy wyszukać, by zamknąć proces rekrutacji.

Response rate

To chyba najważniejszy wskaźnik sourcingowy, ponieważ pozwala on zmierzyć skuteczność wysyłanych przez nas wiadomości. Wystarczy podzielić liczbę odpowiedzi od kandydatów przez liczbę wszystkich wysłanych wiadomości i pomnożyć wynik przez 100%. Niska wartość response rate sugeruje, że wysyłane przez nas wiadomości wymagają więcej uwagi. Zamiast wyszukiwać kolejnych kandydatów, powinniśmy rozważyć wysłanie kolejnej wiadomości tym kandydatom, którzy nie odpowiedzieli nam za pierwszym razem.

Jaki poziom response rate powinien nas więc satysfakcjonować? Jak zwykle nie ma jednoznacznej odpowiedzi na tak postawione pytanie. Wiele zależy od stanowiska, branży, lokalizacji… Zazwyczaj jednak radzę rekruterom, by opracowali nową wiadomość do kandydatów, jeśli ich response rate wynosi do 30%.

Czas do przedstawienia shortlisty

Czas potrzebny na wyszukanie odpowiednich kandydatów również będzie zależeć od kilku czynników. Jeśli specjalizujemy się w obszarze, w którym prowadzimy projekt, będzie on na pewno krótszy. Czas do przedstawienia shortlisty powinien więc być niższy w wypadku rekrutera z agencji o niszowej specjalizacji, a wyższy w przypadku rekrutera wewnętrznego rekrutującego na różne stanowiska.

Wiedząc ile czasu potrzebujemy na przedstawienie shortlisty możemy razem z Hiring Managerem ustalić realistyczny plan rekrutacji. Hiring Manager może zarezerwować czas na spotkania z kandydatami w odpowiednim momencie, co zaowocuje sprawnie przeprowadzonym procesem.

Koszt pozyskania kandydata

Wiele firm postrzega sourcing jako metodę bezkosztowego pozyskiwania kandydatów – nawet jeśli w rzeczywistości przeznacza znaczące sumy na narzędzia sourcingowe (tu myślę zwłaszcza o dostępie do wyszukiwarki na platformach takich jak LinkedIn czy GoldenLine). Pomiar kosztów jest jednak niezwykle ważny zarówno w zespołach rekrutacji wewnętrznej jak i w agencjach.

Zespół rekrutacji wewnętrznej skorzysta z takiego pomiaru kiedy podejmuje decyzję o współpracy z agencją. Jeśli wyszukanie kandydata na rzadko spotykane w firmie stanowisko wymaga dużej inwestycji w narzędzia sourcingowe, może się okazać, że współpraca z agencją jest zdecydowanie bardziej opłacalna.

Z kolei w agencji informacja o kosztach pozyskania kandydatów pozwoli odpowiednio wycenić usługi, zdecydować o wynagrodzeniu dla rekruterów czy podjąć decyzję o wprowadzeniu tańszych lecz długoterminowych metod pozyskiwania kandydatów do repertuaru firmy.

Candidate experience

Zdarza się, że działania sourcingowe są kompletnie oderwane od działań wizerunkowych prowadzonych przez firmę. Duże budżety przeznaczone na produkcje wideo nie znaczą nic, jeśli kandydaci do których odzywają się rekruterzy nie postrzegają nas pozytywnie. Dlatego zdecydowanie zachęcam do pomiaru doświadczeń kandydatów wyszukanych przez rekruterów. Feedback otrzymany od tzw. kandydatów pasywnych pozwoli nam usprawnić działania sourcingowe w oparciu o ich realne potrzeby, a nie tylko najnowsze trendy na rynku rekrutacji.

Oczywiście istnieje więcej przykładów KPI, które możemy zastosować w sourcingu, warto jednak zacząć od podstaw. Pamiętajcie, by spróbować zmierzyć dotychczas osiągane wyniki na podstawie danych dostępnych w systemie ATS czy raportach. Na ich podstawie możecie ustalić cele dla zespołu. Tylko dążenie do konkretnie wyznaczonego celu pozwoli Wam ocenić, czy osiągacie sukces, czy też potrzebujecie usprawnić kluczowe etapy procesu wyszukiwania kandydatów.