Co to jest Agile?

Już od jakiegoś czasu staram się zebrać odwagę, by używać tego pojęcia. Ale o ile miałam okazję porozmawiać z wieloma zespołami o praktykach, które uważają za zwinne, o tyle nie miałam zasadniczo możliwości naprawdę poczuć czym jest zwinność jako taka.

Po dwudniowym szkoleniu dużo lepiej czuję się z tym zagadnieniem. Agile to filozofia pracy, która pozwala nam odnaleźć się w zmiennym środowisku. To właśnie dlatego ma tak wielki potencjał w pracy rekrutera. I to właśnie dlatego, być może w mało usystematyzowany i szczątkowy sposób, wielu dobrych rekruterów korzysta intuicyjnie z pewnych narzędzi pracy zwinnej.

Tu jednak pojawia się ważne rozróżnienie. Skoro agile to filozofia pracy, narzędzia mają charakter wtórny (tu zresztą pozwolę sobie wskazać na pierwszy punkt Agile Manifesto). Nie mogą więc stanowić o tym, czy rekruter pracuje zwinnie, czy też nie. Wszystko zaczyna się od odpowiedniego podejścia, od pogodzenia się ze zmiennym charakterem naszej pracy.

Jak ma się do tego Scrum?

Aby pracować zwinnie, trzeba, jak już wspomniałam, wypracować odpowiednie podejście (mindset), oparte na 4 wartościach (te odnajdziecie w Manifeście) i poparte 12 zasadami (principles).

Pracę zwinną ułatwiają pewne ramy postępowania (frameworks) i techniki, które prowadzą zespół zwinny przez pracę w uporządkowany sposób. To właśnie te techniki pozwalają nauczyć się odpowiednio reagować na zmiany. Scrum jest właśnie jedną z ram postepowania. Jeśli jednak spotkaliście się z pojęciami takimi jak Design Thinking, Pair Sourcing etc. – są to również pewne techniki, z których korzystać może zwinny rekruter.

Scrum jest o tyle przydatny, że pozwala organizować codzienną pracę zespołu. Nadaje pracy cykliczny charakter, a każdy sprint (który może trwać aż do miesiąca) skoncentrowany jest wokół osiągnięcia konkretnego celu. Od planowania, przez wykonywanie pracy, wprowadzanie poprawek i wreszcie podsumowanie zrealizowanych zadań, scrum pozwala zespołom na samoorganizację, a przez to sprzyja przyjmowaniu odpowiedzialności przez poszczególnych członków zespołu.

Brzmi jak marzenie? Mam dla Was jeszcze lepszą wiadomość. Dzięki dwóm filarom Scruma, inspekcji i adaptacji, taki sposób organizowania pracy jest szczególnie przydatny tam, gdzie brakuje sprawdzonych rozwiązań. Rynek pracy jest zmienny, brakuje nam takich metod rekrutacji, które sprawdzą się za każdym razem. Empiryczne podejście do realizacji celów rekrutacyjnych jakie osiągamy dzięki wykorzystaniu Scruma oznacza, że możemy w szybki sposób testować i wypracowywać nowe podejście do realizacji celów rekrutacyjnych.

Pewnym wyzwaniem z punktu widzenia tradycyjnych zespołów HR i rekrutacji może być trzeci filar Scruma, czyli przejrzystość. Wszyscy zaangażowani w realizację celu muszą mieć dostęp do informacji o samym celu, ale też o tym jak zespół go realizuje. Zespół, którego manager jest jedyną osobą posiadającą pełny dostęp do informacji o pracy działu nie będzie więc mógł z sukcesem wdrożyć rozwiązań z obszaru Agile.

A gdzie konkrety?

Nie oszukujmy się, po dwóch dniach nie jestem z całą pewnością ekspertem w zakresie technik zwinnych dla rekruterów. Na pewno czuję się bardziej komfortowo z tym zagadnieniem, jednak prawdziwe mistrzostwo osiągnąć można wyłącznie poprzez praktykę. Wspomniałam powyżej o empirycznym podejściu – oznacza to nic innego niż naukę poprzez doświadczenie.

Dlatego jestem przekonana, że dwudniowe szkolenie z doświadczonymi – i to w naszej branży! – praktykami Agile ma głęboki sens. Taka inwestycja pozwoli Wam oswoić się z tematyką, rozpocząć zmianę podejścia do pracy (całkowita zmiana z pewnością wymaga również czasu), a także poznać kilka technik pracy zwinnej. W trakcie szkolenia, w którym wzięłam udział, omówiliśmy na przykładach również zastosowanie Kanbana w rekrutacji. Prowadzący wspomnieli również o innych technikach zwinnych takich jak Design Thinking czy Extreme Programming (to właśnie te techniki zainspirowały rozwiązania takie jak Pair Sourcing).

Jak zwykle, dobierając odpowiednie szkolenie polecam Wam zwrócić uwagę na doświadczenie trenerów, ich podejście do przekazywania wiedzy, energię i wreszcie materiały i techniki trenerskie.

AgileforHR – ocena

Staram się zachować obiektywność, jednak trudno mi wskazać na negatywne strony szkolenia, w którym wzięłam udział. Poza tym może, że dojazd do sali szkoleniowej zajął mi ok. 40 minut

Pozwólcie więc, że podzielę się tym, co mi się spodobało:

• Warsztat trenera – dzięki wprawnemu wykorzystaniu flipchartów, ćwiczeń i storytellingu przez trenerów, nie miałam problemu ze skupieniem uwagi na omawianych treściach. Dodatkowo, widać od razu, że Mateusz i Marcin nie są duetem z przypadku. Wszystko wyglądało tak, jakby już dziesiątki razy prowadzili wspólnie szkolenie. To ułatwiło mi odbiór treści i sprawiło, że całość była po prostu przyjemna w odbiorze.
• Dopasowanie treści do uczestników – w szkoleniu wzięłam udział z innymi rekruterami. Niektóre z nas miały doświadczenie w pracy z agencji, a niektóre – z zespołu wewnętrznego. Przykłady i anegdotki przekazane przez trenerów miały związek właśnie z rekrutacją, a nie tylko z działaniami z zakresu HR czy EB. To ważne, bo wychodząc ze szkolenia miałam już kilka pomysłów na usprawnienie działań właśnie w mojej branży. Nie musiałyśmy też zbytnio wysilać się tłumacząc z jakimi wyzwaniami przychodzi się nam mierzyć w pracy, bo z wieloma z nich trenerzy spotkali się już pracując z rekruterami właśnie.
• Narzędzia – w trakcie spotkania poznaliśmy kilka przydatnych narzędzi, z których skorzystać możemy bez względu na to, czy pracujemy zwinnie, czy też nie. Dzięki kolorowemu flipowi z listą narzędzi udało mi się zapamiętać wszystkie bez problemu i cały wczorajszy dzień (pierwszy po szkoleniu) myślałam o nich organizując sobie pracę
• Dalszy rozwój – w trakcie szkolenia trenerzy odwoływali się do źródeł, z którymi uczestnicy mogli zapoznać się jeszcze przed spotkaniem, co zdecydowanie ułatwiło proces poznawczy nie wątpię jednak, że do tych materiałów wrócę jeszcze nie raz. Na sam koniec wskazali nam również listę ciekawych lektur, do których z pewnością zajrzę próbując zgłębić temat.

Podsumowując, z całą pewnością poleciłabym innym samo szkolenie, a także inne formy współpracy z AgileforHR. Widzę ogromny potencjał dla zwinnych rozwiązań w naszej branży i z niecierpliwością czekam na coraz więcej przykładów ich wdrożenia z naszego rynku!

A Wy? Braliście udział w podobnych szkoleniach? A może już pracujecie zwinnie?

Szybko doszło do mnie, że takie rozwiązania mogą się okazać ciekawe również na polskim rynku, wobec czego zapytałam Natalie, czy mogę opisać sourcing zespołowy po polsku, a potem – pamiętając o wspólnym pisaniu wiadomości, o którym słyszałam już „u nas” – porozmawiałam jeszcze z Magdą Strugarek z Bee Talents.

Inspiracja: agile sourcing

Natalie przekonuje, że wszystko zaczyna się od przejrzystości danych i elastycznego podejścia do procesu sourcingowego. Dlatego dobrze jest wizualizować projekty rekrutacyjne w formie tablicy kanban, zaczynać tydzień od spotkania gdzie ustalamy co zrobiliśmy w zeszłym tygodniu, a co zrobimy w tym, podobnie oczywiście zaczynamy dzień. To inspiracje zaciągnięte ze zwinnego podejścia do programowania, przy czym po więcej informacji na temat agile sourcing zapraszam na bloga ROC.

Oczywiście tego rodzaju rozwiązania można wprowadzić zarówno pracując z zespołem znajdującym się na miejscu, jak i z zespołem zdalnym. Cel jest taki, żeby każdy w zespole wiedział jakie stanowiska są „na tapecie” i był w stanie w razie potrzeby przejąć zadania innych (lub udzielić się w ramach wspólnego sourcingu). Kiedy te podstawowe warunki zostają spełnione, czas na szczegóły dotyczące tego jak wyglądać może sourcing zespołowy.

PAIR SOURCING

Kiedy?

Raz w tygodniu (lub raz na dwa tygodnie) 60 minut sourcingu z każdym członkiem zespołu. Częstotliwość korzystania z tego rozwiązania zależy w znacznej mierze od rozmiaru zespołu.

Po co?

Każdy z nas wyszukuje kandydatów nieco inaczej. Dzięki sourcowaniu razem uczymy się technik od pozostałych, dzielimy się słowami kluczami i wiedzą dotyczącą stanowiska i samego wyszukiwania. Dzięki temu w razie gdyby ktoś był na urlopie / chory / odszedł z zespołu nie zostaniecie bez kluczowej dla zespołu wiedzy.

Produktem sesji powinno być około 30 do 50 wyszukanych profili. To ambitny cel, ale pozwala skoncentrować się na zadaniu, co może w takim układzie wymagać nieco praktyki.

Jak?

Pierwsze kilka minut należy poświęcić na przegląd stanowiska tak, żeby obie osoby wiedziały dokładnie jakiego kandydata wyszukują. Następnie jedna osoba prowadzi sourcing, a druga obserwuje, zadaje pytania, proponuje dodatkowe rozwiązania. Pod koniec godziny warto podsumować wykonaną pracę.

Ciekawą wariacją może być również „mob sourcing” – w takim wypadku warto skorzystać z projektora. Jedna osoba prowadzi wyszukiwanie, natomiast cała reszta zespołu uczestniczy obserwując, komentując, zadając pytania i podpowiadając nowe rozwiązania. To rozwiązanie brzmi jak idealny dodatek do szkoleń wewnętrznych!

Dziękuję za wzmiankę o mob sourcingu Kasi Małek i Aleksanndrze Grzybowskiej

TEAM SOURCING

Kiedy?

Raz w tygodniu (lub wtedy, kiedy pojawi się taka potrzeba) cały zespół wyszukuje kandydatów na jedno stanowisko. Tutaj kluczowe są narzędzia, które pozwolą uniknąć dublowania pracy. Na ten problem wskazała w rozmowach ze mną Magda Strugarek, podobne zastrzeżenie zgłosił Mateusz Macha – i słusznie, bo dublowanie pracy jest efektem odwrotnym do zamierzonego!

Konto rekruterskie na LinkedIn może pomóc Wam uniknąć wykonywania tej samej pracy, jeśli jednak zauważycie, że ta metoda nie jest bardzo skuteczna, warto rozważyć zorganizowanie wyszukiwania raczej w formie sztafety.

Po co?

Zdarzają się projekty, o których wiadomo od razu, że nie będą proste. Nikt w zespole nie chce za bardzo się ich podjąć. Żeby uniknąć zmęczenia jednej osoby trudnym projektem, ruszyć z kopyta z kluczowym dla firmy projektem lub odświeżyć projekt, który zbyt długo się ciągnie warto skorzystać z team sourcingu.

W zależności od trudności projektu i tego, czy już sourcowaliście na niego czy nie, należy celować w 30-50 kandydatów na osobę. To onacza, że jedna sesja 4-osobowego zespołu generuje 100-200 kandydatów, a to może wystarczyć, żeby zamknąć projekt.

Jak?

Na początku rekruter odpowiedzialny za projekt powinien wprowadzić wszystkich do projektu. Musimy znaleźć też czas na pytania i odpowiedzi (warto rozważyć zaproszenie Hiring Managera na takie rozpoczęcie działań). Ten element powinien zamknąć się w około 10 minutach. Kolejne 40 minut przeznaczamy na wyszukiwanie kandydatów, przy czym każdy prowadzi je indywidualnie, zapisując wyniki we wspólnym pliku lub projekcie. Ostatnie 10 minut stanowić będzie podsumowanie: rekruterzy przekazują osobie odpowiedzialnej za projekt wyniki, a ta przeprowadza wstępny przegląd profili na forum, co pozwala jeszcze lepiej zrozumieć istotę projektu wszystkim zaangażowanym.

Jeśli zdecydujecie się skorzystać z pomysłu Mateusza i team sourcing zorganizować w formie sztafety, to rozpoczęcie projektu warto poprowadzić rano, a zakończenie pod koniec dnia. W międzyczasie każdy rekruter pracuje indywidualnie w ciągu godziny, po czym przekazuje listę dotychczas wyszukanych kandydatów kolejnej osobie.

WSPÓLNE PISANIE WIADOMOŚCI

Kiedy?

To rozwiązanie, które wprowadziło Bee Talents, żeby wszystkie wiadomości słać spersonalizowane. Spotykają się w tym celu codziennie, w ciszy i spokoju na jedną godzinę.

Tymczasem zespoły Natalie ślą szablony wiadomości – o ich sukcesie decyduje odpowiednia segmentacja kandydatów, ale to materiał na osobny wpis

Po co?

Żeby uniknąć zmęczenia kiedy piszemy cały czas wiadomości, w ten sposób może wygenerować ich kilkadziesiąt w ciągu godziny. Dodatkową zaletą jest fakt, że cały zespół może skorzystac z odpowiednich warunków do pisania wiadomości – co wymaga ciszy i koncentracji.

Jak?

Dzielimy się z zespołem plikiem (lub projektem) z kandydatami, po czym umawiamy się kto pisze do poszczególnych kandydatów tak, żeby praca się nie zdublowała. Wiadomości można zapisać w pliku, a jeśli korzystamy z LinkedIn Premium w formie notatki przy profilu kandydata. Dzięki temu rekruter odpowiedzialny za projekt będzie w stanie szybko wysłać wiadomość po zakończeniu wspólnego ich pisania.

Podsumowując, jest sporo sposobów by zaangażować w sourcing więcej niż tylko pojedynczego rekrutera. Regularne wspólne wyszukiwanie kandydatów pozwala dzielić się wiedzą, ale też integruje zespół. Ciekawa jestem kto w Polsce (poza wspomnianymi już pszczółkami) ma odwagę wypróbować te metody?