Jak wykorzystamy tak zaoszczędzony czas? Oczywiście – zadając pytania odnośnie projektu! To, jakie pytania zadamy zdecyduje o powodzeniu procesu rekrutacji, dlatego postanowiłam przygotować krótką listę, z której możecie skorzystać (lub do której możecie dodać własne ulubione pytania).

1. Z czego wynika potrzeba rekrutacyjna?

Być może stanowisko jest zupełnie nowe – jeśli tak, co zadecydowało o jego utworzeniu? Czy takie stanowiska istniały już wcześniej w firmie, w tych lub innych działach? A może rekrutujecie na zastępstwo? Za kogo? Gdzie podział się pracownik, którego zastępujemy – być może awansował, zdobył ciekawą pracę w innej firmie, czy wiemy czemu odszedł?

Wszystkie te pytania pozwalają lepiej zrozumieć od czego zależy budżet rekrutacyjny i wymagania wobec kandydatów. Przykładowo, jeśli rekrutujecie na zupełnie nowe stanowisko, to oczekiwania managera mogą mieć charakter życzeniowy, a niektóre wymagania wobec kandydatów mogą być dorzucone do pozostałych „na zapas”. W takim wypadku warto dopytać o absolutnie konieczne umiejętności i kwalifikacje, odwołując się do pracy, jaką kandydat miałby wykonać. Jak widzicie, przygotowanie do briefingu pozwoli Wam nie tylko zadać pytania z listy, ale też zareagować na odpowiedzi zadając dodatkowe pytania.

2. Jak wyglądać będzie typowy dzień / tydzień / miesiąc nowego pracownika?

Co prawda nie możecie zostać ekspertami w każdej dziedzinie, z jaką mają styczność Wasi kandydaci, ale na pewno posiadacie wystarczająco dużą wiedzę, by zrozumieć odpowiedź na to pytanie. Czy nowy pracownik będzie spędzać dzień pracując samodzielnie, z kimś z zespołu, z całym zespołem? Z jakimi działami będzie współpracował? Czy stanowisko wiąże się z pracą z domu, pracą z biura? Jak często nasz nowy pracownik będzie uczestniczył w spotkaniach? Odpowiedzi na wszystkie te pytania możecie poznać dowiadując się jak wygląda typowy dzień w pracy.

W wypadku pracy o większej zmienności możecie dopytać o typowy tydzień lub miesiąc, lub przykładowy projekt (w wypadku pracy projektowej). To wyjątkowo ważne, bo dzięki temu będzie Wam łatwiej zbudować historię, która zaangażuje kandydata. Ostatecznie podanie suchych faktów, takich jak „20% czasu w podróży” nie oddziałuje na wyobraźnię tak bardzo jak „w ramach ostatniego projektu zespół spędził cały tydzień w Nowym Jorku, gdzie znajduje się nasza siedziba w US”.

3. Jakie kryteria zadecydują o przedłużeniu umowy po okresie próbnym?

Chodzi po prostu o to, by kandydat wiedział, co powinien zrobić w trakcie pierwszych 3 czy 6 miesięcy w pracy, by można uznać, że odniósł sukces. Chyba każdy chce w pracy radzić sobie dobrze – jeśli więc wyeliminujemy nieporozumienia co do tego, jak „dobrze” wygląda, zwiększamy szansę na powodzenie kandydata na nowym stanowisku pracy.

Może się oczywiście okazać, że poszukujecie pracownika wyłącznie na okres trwania jednego projektu. W takim wypadku ciągle jednak warto wiedzieć jak wyglądać będzie pozytywne zakończenie projektu.

Nie chodzi tu wyłącznie o KPI, SLA czy targety. Pamiętajcie, by powiązać odpowiedź na to pytanie z odpowiedzią na pytanie pierwsze. Przykładowo, jeśli nowe stanowisko powstało po to, żeby zwiększyć sprzedaż wśród klientów biznesowych firmy, to jakie cele stawia sobie (i co za tym idzie, nowemu sprzedawcy) organizacja?

4. Jakie czynniki przekonały obecnych pracowników do przyjęcia oferty firmy?

Zamiast pytać o tzw. unique selling points, zapytajcie o to co skłoniło innych kandydatów do dołączenia do firmy. Jeśli Hiring Manger nie zna na to pytanie odpowiedzi – zadajcie je bezpośrednio pracownikom!

Moje własne doświadczenie wskazuje, że pytając „dlaczego kandydat miałby być zainteresowany tym stanowiskiem” bardzo trudno uzyskać ciekawą odpowiedź. Część managerów wskazuje na markę firmy, część nie jest w stanie podać żadnej odpowiedzi, część jest delikatnie urażona pytaniem. Dlatego właśnie warto zadać je inaczej.

Pytając „co skłoniło Piotrka do przyjęcia oferty w zeszłym miesiącu?” mamy większą szansę na konkret. Z kolei zadając to pytanie Piotrkowi możemy dodatkowo dowiedzieć się, czy wyobrażenie o objętym przez niego stanowisku pokryło się z rzeczywistością. Jeśli przekonaliśmy Piotrka do przyjęcia oferty obiecując pracę z najnowszymi technologiami, a tymczasem zespół nie ma z nimi żadnej styczności, Piotrek może być rozczarowany. Warto więc unikać używania tego argumentu w rozmowie z kolejnymi kandydatami.

5. Co może zniechęcić kandydatów do przyjęcia oferty?

I wreszcie docieramy do tego, co chyba najważniejsze. Każdy z nas chciałby zaprezentować kandydatowi ofertę marzeń – ale przecież każda praca ma również swoje minusy. Warto dopytać o nie podczas briefingu, żeby odpowiednio przygotować się do poprowadzenia procesu rekrutacji.

Być może szukamy kandydatów do pracy na nocną zmianę, lub lokalizacja biura nie jest bardzo korzystna. Zrozumienie niedogodności związanych z pracą pozwoli nam zbudować personę kandydata, dla którego nie będą one przeszkodą. Jeśli ktoś preferuje pracę wieczorami, to nocna zmiana nie tylko go nie zniechęci, ale może wręcz stanowić atrakcyjny aspekt stanowiska. Podobnie jest z innymi minusami. Mają one charakter subiektywny, a więc możemy znaleźć takich kandydatów, dla których nie będą one mieć znaczenia, lub wręcz staną się plusem.

6. Pytania organizacyjne

Zrozumienie stanowiska jest niezwykle ważne, żeby odpowiednio poprowadzić proces souricngowy… ale proces rekrutacji wymaga również zadania dodatkowych pytań o charakterze organizacyjnym. W tym wypadku warto stworzyć standardowy formularz, który wypełniamy za każdym razem przed rozpoczęciem działań:

a. Kiedy nowy pracownik powinien rozpocząć pracę?

Pamiętajcie, że musicie wynegocjować realistyczne ramy dla projektu. Jeśli jest absolutnie konieczne, żeby kandydat rozpoczął pracę w przeciągu kolejnych dwóch tygodni, to powinniście rozważyć zatrudnienie freelancera zanim zapełnicie stanowisko na pełen etat. Właśnie dlatego warto przypominać managerom, żeby jak najwcześniej dawali Wam znać o planowanych rekrutacjach, nawet jeśli nie są na 100% pewni, że dojdą do skutku.

b. Jak będą wyglądać poszczególne etapy procesu selekcji? Ile etapów przewidujemy?

Oczywiście musicie wiedzieć, jak wyglądać będzie proces selekcji. Informacje o procesie będą Wam potrzebne zarówno po to, żeby przekazać je kandydatom, jak i po to, żebyście sami mogli odpowiednio się do niego przygotować.

c. Kto będzie zaangażowany w proces selekcji?

Ważne, żebyście mieli łatwy dostęp do każdej osoby zaangażowanej w proces selekcji. To ułatwi planowanie spotkań z kandydatami i zbieranie feedbacku. Jeśli w proces selekcji zaangażowane jest wiele osób, warto rozważyć wprowadzenie tzw. debriefing meetings, czyli spotkań w trakcie których na forum omówicie wrażenia po spotkaniu z kandydatem.

d. Kto podejmie ostateczną decyzję o zatrudnieniu kandydata?

Oczywiście w proces może być zaangażowane wiele osób, ale zazwyczaj jest jedna konkretna osoba (przeważnie Hiring Manager), która podejmie decyzję o zatrudnieniu. Nie muszę chyba tłumaczyć, dlaczego musicie wiedzieć kto to taki pamiętajcie też, żeby upewnić się czy osoba decyzyjna będzie obecna w pracy przez cały czas trwania procesu, a jeśli np. planuje urlop – kto może zamiast niej podjąć decyzję o złożeniu kandydatowi oferty.

e. W jakich dniach osoby zaangażowane w proces selekcji będą dostępne, by wziąć udział w rozmowach z kandydatem?

Planowanie procesu może być skomplikowane, dlatego warto jak najwcześniej poprosić osoby biorące w nim udział o zablokowanie konkretnych terminów w kalendarzu. Wiedząc kiedy możecie umówić rozmowy z kandydatem będziecie mogli skrócić czas związany z administracją procesem.

Oczywiście, w zależności od stanowiska, możecie chcieć stworzyć jeszcze dłuższą listę pytań, które zadacie podczas spotkania z Hiring Managerem. W miarę upływu czasu zauważycie, że zadanie właściwych pytań staje się coraz prostsze. Będziecie wiedzieć czego spodziewać się po kandydatach, a także po własnej organizacji. Zbudujecie własny model współpracy z managerami (tu ciekawy wpis o budowaniu tej współpracy z ROC Polska). Warto jednak od czasu do czasu odświeżyć sobie te podstawy, zwłaszcza, jeśli macie do czynienia z nowym, nietypowym projektem.

Potrzebny nam człowiek!

Potrzeby rekrutacyjne są komunikowane w firmie w różny sposób. Jeśli wszystko idzie według idealnego scenariusza, to nie są w żadnej mierze zaskoczeniem dla rekrutera, który ma dostęp do informacji o przewidywanych potrzebach rekrutacyjnych na cały rok. Powiedzmy sobie jednak uczciwie, to zdarza się ciągle jeszcze zbyt rzadko.

Być może Hiring Manager przesyła do zespołu rekrutacji wiadomość mailową, uzupełnia formularz, dzwoni bezpośrednio do rekrutera lub pojawia się nagle w pokoju HR by oznajmić, że potrzebuje kogoś zatrudnić – przeważnie „na wczoraj”.

Sama forma komunikowania potrzeb nie ma szczególnego znaczenia. To, co najważniejsze dla rekrutera, to czas na przygotowanie się do spotkania, w trakcie którego będzie mógł omówić nowe stanowisko właśnie z Hiring Managerem. Pominięcie takiego spotkania (lub rozmowy telefonicznej) jest zawsze błędem! Nawet jeśli rekrutowaliśmy już na podobne stanowisko, nie oznacza to wcale, że dysponujemy wszystkimi informacjami potrzebnymi do przeprowadzenia sprawnego procesu rekrutacji.

Weźmy na przykład zespół rekrutacji: jeśli poprzednio zrekrutowaliśmy na stanowisko rekrutera osobę z doświadczeniem w rekrutacjach IT, tym razem manager zespołu może położyć mniejszy nacisk na branżę, w której pracował kandydat. Może natomiast szukać osoby, która uzupełni doświadczenie poprzedniego kandydata – i całego zespołu – o pewne nowe elementy. Zespół to żywy organizm, który zmienia się wraz z każdą osobą, która do niego dołącza (lub z niego odchodzi).

Przygotowanie jest kluczem do sukcesu

Kiedy zaczęłam pracę w wielkiej korporacji, chyba najbardziej zdziwiło mnie podejście firmy (i pracowników) do spotkań. Były traktowane niemal jak strata czasu, a co za tym idzie – nikt się do nich nie przygotowywał. A tymczasem to właśnie odpowiednie przygotowanie zdecydowanie zwiększa ich wartość!

Jeśli chcecie przekonać Hiring Managera, że briefing nie tylko powinien się odbyć, ale też jest spotkaniem wartościowym, musicie koniecznie przybyć na nie przygotowani. Warto też umawiając spotkanie przekazać managerowi informacje o tym czego powinien się spodziewać i czy (oraz co) powinien sam przygotować.

Jest kilka źródeł wiedzy, z których możecie skorzystać jeszcze przed briefingiem, niezależnie od okoliczności. Oto moje ulubione:

Opis stanowiska / profil kandydata / ogłoszenie o pracy

Każda firma dysponuje pewnymi materiałami dotyczącymi różnych stanowisk, na jakie może się Wam zdarzyć rekrutować. W niektórych firmach manager zgłaszając potrzebę przesyła rekruterowi opis stanowiska lub profil kandydata. W innych, rekruterzy mogą skorzystać z publikowanych wcześniej ogłoszeń o pracy.

Przeważnie istnieje choć jeden dokument, który może stanowić punkt wyjściowy Waszego przygotowania. Kluczem jest przeczytać go z uwagą, zadając sobie jak najczęściej pytanie „dlaczego”. Briefing to idealna pora, by odnieść się do wszelkich niejasności wynikających z tego dokumentu, warto więc zabrać ze sobą na spotkanie wydrukowaną kopię, opatrzoną notatkami z przygotowania.

Wyszukiwanie testowe

Wyszukiwanie testowe przeprowadzam używając Google lub alternatywnych wyszukiwarek. Dzięki temu znajduję nie tyle profile kandydatów, co informacje o źródłach odpowiednich profili.

Przykładowo, wyszukiwanie testowe dla programisty Java w Krakowie sformułowałabym tak:

java kraków -praca -staż -oferta -job -jobs -coffee -apply

Przejrzałabym szybko wyniki tak, żeby zrozumieć rozmiar grupy na Meetupie, wypisać informacje o wydarzeniach dedykowanych programistom Java, rozpocząć tworzenie listy firm, które ich zatrudniają…

Dopiero w ramach drugiego kroku przejrzałabym profile dostępne na LinkedIn. Słowa klucze warto zaczerpnąć ze wspomnianych już materiałów, choć pamiętajmy, że mogą okazać się nietrafione. Część z nich może przykładowo dotyczyć preferowanych, a nie wymaganych kwalifikacji. Tym niemniej takie wstępne rozpoznanie rynku pozwoli nam zorientować się jakie wyzwania może prezentować rekrutacja na dane stanowisko.

Oferty pracy konkurencji

Zrozumienie rynku pracy w danym obszarze wymaga oczywiście czasu. Jeśli jednak rekrutujecie na zupełnie nowe stanowisko, dobrym źródłem informacji mogą okazać się oferty pracy innych firm. Sugerowałabym, żebyście nie ograniczali się wyłącznie do firm, które postrzegacie jako konkurencję. Każda organizacja, która rekrutuje kandydatów o takim samym profilu, będzie konkurować z Wami o pracowników.

Warto przyjrzeć się zarówno wymaganiom wobec kandydatów, opisowi obowiązków na stanowisku jak i liście benefitów. Jeśli Wasze ogłoszenie ma przyciągnąć uwagę kandydatów, będzie musiało wybić się na tle innych. Jeśli kandydaci zaangażowani w proces rekrutacji mają poważnie rozważyć Waszą firmę – obietnice z ogłoszenia będą musiały zostać spełnione. Dlatego Hiring Manager, jako osoba odpowiedzialna za budżet i stworzenie odpowiednich warunków dla nowego pracownika, na pewno doceni Wasze wskazówki odnośnie standardów na rynku pracy.

Profile pracowników

Wreszcie, niesamowicie pomocne są również profile pracowników. Warto skonfrontować informacje, które znajdziecie w CV (lub na profilu LinkedIn) osób pracujących już w danych zespole z listą wymagań wobec nowego pracownika. Kiedy szukamy nowego członka zespołu, profil kandydata tworzymy często w oparciu o obecny skład zespołu. Ale jeśli zespół składa się z doświadczonych pracowników, ich kwalifikacje będą z pewnością znaczenie wyższe, niż kiedy otrzymali od firmy ofertę współpracy!

Jeśli macie taką możliwość, warto też podpytać pracowników co zmotywowało ich do dołączenia do firmy i zespołu. Jeśli pracujecie w zespole wewnętrznym, pamiętajcie, że silna sieć znajomości w firmie będzie bardzo przydatna w takich sytuacjach. Pozwoli Wam szybko i w nieformalny sposób zdobyć informacje, które będziecie mogli wykorzystać w trakcie spotkania z Hiring Managerem. Zamiast pytać o tzw. unique selling points stanowiska, będziecie mogli sami przedstawić je z perspektywy istniejącego zespołu!

Jeśli natomiast pracujecie w agencji, to poratuje Was w tym wypadku sieć kontaktów na rynku. Informacja o tym, dlaczego specjaliści z danej dziedziny decysują się podjąć nową pracę jest zawsze cenna – nawet, jeśli nie dotyczy zespołu, do którego obecnie rekrutujecie.

Briefing to negocjacje

Wszystkie zdobyte dzięki wspomnianym źródłom informacje pozwolą Wam przygotować się do spotkania z Hiring Managerem. Jak już wspomniałam, przygotowanie jest absolutnie niezbędne, żeby spotkanie przebiegło sprawnie, a ustalenia poczynione z managerem były realistyczne.

Briefing to nic innego jak spotkanie, podczas którego negocjować będziecie szczegóły prowadzonego przez Was projektu. Jeśli zgodzicie się na zbyt wiele – ryzykujecie, że nie będziecie w stanie go zrealizować. Jeśli jednak uda Wam się wynegocjować realistyczne warunki, proces rekrutacji przebiegnie sprawniej.

Pamiętajcie więc, by przemyśleć w oparciu o zebrane informacje, jaki będzie realistyczny termin dostarczenia pierwszych CV do Hiring Managera, kiedy mogą odbyć się rozmowy, w jakim terminie możecie realistycznie złożyć ofertę kandydatowi i kiedy będzie on mógł rozpocząć pracę. Ustalenie nierealistycznych terminów nie leży w niczyim interesie! Jeśli jednak nie przyjdziecie na spotkanie z wypisanymi wyraźnie datami, łatwo jest ulec presji i zgodzić się na terminy narzucone przez managera.

Zaproponowany przeze mnie proces może wydawać się bardzo czasochłonny, ale jest absolutną podstawą wszelkich działań z zakresu sourcingu. Jeśli nie wiecie czego szukacie, to szanse, że to znajdziecie są bardzo niewielkie