Zastąp proces zestawem zasad

Sama rozpoczęłam pracę w rekrutacji w ogromnej firmie outsourcingowej. Cieszyła się wtedy opinią firmy, która świetnie potrafi przeszkolić swoich pracowników. Z czasem jednak usłyszałam też opinie odwrotne. Jak się okazuje, przyczyny zarówno tych pozytywnych i tych negatywnych opinii były dokładnie takie same. Pracownicy byli uczeni pracy zgodnie z procesem firmy: nie było miejsca na „kreatywne” podejście do rekrutacji, trzeba jednak przyznać, że procesy były ułożone zgodnie z tym co przynosiło (przeważnie) najlepsze efekty. Co jednak, gdy rekruter trafi ze znanego sobie zespołu w inne środowisko, wymagające innego procesu? Wielu rekruterów tak wyszkolonych nie potrafi poradzić sobie z taką sytuacją, potrzebują, by ktoś inny ułożył dla nich nowy proces.

Zarządzając zespołem rekrutacyjnym możemy zdecydować się na jedno z dwóch wyjść:

1. Stworzyć proces, który wydaje się nam najbardziej odpowiedni i narzucić rekruterom postępowanie zgodnie z tym procesem
2. Stworzyć zasady, których rekruterzy powinni przestrzegać, dając im jednocześnie możliwość decydowania o szczegółach swojego postępowania

Od razu chciałabym zaznaczyć, że nie mówię tu o procesie rekrutacyjnym. Oczywiście ten powinien być niezmienny, by zapewnić jak najlepsze candidate experience jak największej liczbie kandydatów. Natomiast sam proces wyszukiwania kandydatów nie jest już obwarowany podobnymi ograniczeniami. Jego urozmaicenie może bardzo pozytywnie wpłynąć na ilość wyszukanych kandydatów, a także ich dopasowanie do potrzeb firmy.

Nie kontroluj ludzi – kontroluj wyniki

Wielu managerów boi się porzucić iluzję kontroli nad własnym zespołem. Oj tak – iluzję! Nawet najbardziej zaawansowany micromanagement nie gwarantuje, że naprawdę wiecie, co robią Wasi podwładni. Niektórzy co prawda inwestują wiele czasu i energii w rozwiązania takie jak rozliczanie rekruterów z każdej minuty czasu pracy, kontrolę korespondencji czy nawet podsłuchiwanie rozmów telefonicznych (jest Haloween, więc takie straszne opowieści są jak najbardziej na czasie. Tylko… po co?

Zamiast stawiać się w takiej pozycji, stwórzcie rzetelny system kontroli wyników pracy, który będzie stanowił dla rekruterów pewien drogowskaz. Jeśli zatrudniacie ludzi, którzy chcą dobrze wykonywać swoją pracę (a przecież trudno wychodzić z założenia, że jest inaczej), nie potrzebujecie kontrolować pracowników, a tylko efekty ich działań.

W ramach tego warto mierzyć na przykład:

• response rate, czyli wskaźnik odpowiedzi na wysłane do potencjalnych kandydatów wiadomości
• time to reply, czyli ilość czasu, który upływa od wysłania potencjalnemu kandydatowi wiadomości, aż do otrzymania odpowiedzi
• trafność zgłoszonych kandydatur, która łatwo da się zmierzyć jako iloraz kandydatów, którzy przeszli pozytywnie rozmowę kwalifikacyjną i wszystkich zgłoszonych przez rekrutera kandydatur
• ilość osób zatrudnionych w ciągu miesiąca, to dość oczywisty wyznacznik, trzeba jednak pamiętać, że wpływa na niego znacznie więcej czynników wewnątrz firmy niż tylko praca rekrutera

Oczywiście istnieje tu wiele opcji, a żeby system sprawnie działał, powinny być one odpowiednio dopasowane do procesu rekrutacyjnego obowiązującego w Waszej organizacji. Zadaniem managera jest mądrze dobrać je do potrzeb swoich i zespołu. Podzielenie się ze wszystkimi metodami pomiaru tak indywidualnego, jak i wspólnego sukcesu, da wszystkim poczucie odpowiedzialności za wyniki. To daje podstawę do prawdziwej pracy zespołowej.

Zachęcaj do eksperymentowania w mądry sposób

Ci managerowie, którzy narzekają, że rekruterzy z ich zespołów nie chcą samodzielnie uczyć się nowych metod sourcingowych, często nie dają im odpowiedniej przestrzeni do takiej nauki. Po pierwsze, ze względu na swpomniany wcześniej proces. Po drugie – nie stwarzają środowiska przyjaznego popełnianiu błędów.

Zastanówcie się sami, jak pokonywaliście największe w swoim życiu zawodowym wyzwania? Mogę się założyć, że sporą ich część postanowiliście rozwiązać metodą eksperymentalną. Nie mogliście mieć pewności, czy zadziała – ale zaryzykowaliście z braku innych opcji. Rekruterzy, którzy chcą nauczyć się nowych technik także ryzykują – nigdy nie wiadomo, czy określona wiadomość do kandydata zadziała, czy uda się znaleźć kandydatów korzystając z konkretnego źródła itd. Jeśli będą się bali porażki, nie zaryzykują. Zastanówcie się więc, czy więcej tracicie jeśli rekruter spróbuje czegoś nowego, co nie zadziała, czy też jeśli w ogóle nie podejmie takiej próby?

Musicie więc zadbać o to, by prowadzenie eksperymentów rekrutacyjnych było postrzegane pozytywnie, by rekruterzy nie bali się ponieść porażki, ale też wiedzieli jak zwiększyć swoje szanse na sukces. Możecie wprowadzić pewien schemat przeprowadzania takich prób: np. każdy eksperyment powinien najpierw zostać opisany, rekruter powinien przedstawić sposób pomiaru jego skuteczności i czas trwania. Jeśli uda mu się osiągnąć założony rezultat – świetnie, warto wynagrodzić włożony w to trud! Jeśli nie – nic złego się nie dzieje, cały zespół czegoś nauczy się z tego doświadczenia.

Pozwól rekruterom spróbować różnych metod sourcingowych

Gdy zaczynałam pracę mówiło się, że sourcing to bardzo skomplikowana technicznie dziedzina. Ale wcale nie musi tak być! Jest cała masa metod sourcingowych, które spodobają się osobom o różnych osobowościach. Choćby sourcing telefoniczny, przez social media, networking, budowanie społeczności… możliwości jest bardzo wiele!

Warto pozwolić rekruterom spróbować swoich sił przy użyciu różnych metod, dzięki czemu odnajdą tą, która najbardziej im odpowiada. Robiąc to, co lubimy, osiągamy zdecydowanie lepsze rezultaty, Dlatego nie ma sensu zmuszać niechętnych do tego osób do obdzwaniania wszystkich kandydatów w mieście, czy osób niechętnych mediom społecznościowym do rekrutowania na Facebooku. Dużo mówimy dziś o autentyczności w pracy, co oznacza waśnie pracę w zgodzie z własnymi przekonaniami i preferencjami.

Nie ma powodu, by nie stworzyć zespołu, w którym każdy rekruter specjalizuje się w innej metodzie wyszukiwania. Jedyne, o czym należy pamiętać, to o dopasowaniu pomiaru rezultatów do różnych specjalizacji. Można też skorzystać z wiedzy poszczególnych członków zespołu, by zainspirować innych: raz w tygodniu w ramach spotkania zespołu każdy rekruter może przedstawić „trick” sourcingowy dotyczący jego specjalizacji.

Stworzenie wyjątkowego zespołu rekrutacyjnego to najważniejsze zadanie managera rekrutacji. Wsparcie rekruterów to niełatwe zadanie, ale ma największy wpływ na Waszą zdolność przyciągnięcia do firmy tych osób, które mogą wnieść do niej najwięcej. Zainwestujcie swój czas mądrze, a zespół sam zacznie napędzać swój rozwój

Wpis napisałam jako podsumowanie mojego wystąpienia podczas konferencji Sourcing Summit w Amsterdamie.