Od tego czasu codziennie walczę z tematem produktywności i mówię o niej sporo podczas wystąpień na konferencjach.

Zarządzanie czasem nie jest proste, bo nie jest to sprawa jednorazowa. Jeśli nawet w poniedziałek uda mi się wznieść na wyżyny produktywności w pełni koncentrując się na tym, co najważniejsze, to nie daje absolutnie gwarancji na podobny sukces we wtorek.

Zaczęłam więc testować różne systemy i narzędzia, co nie umknęło Facebookowi, który zaczął mnie niespodziewanie zamęczać reklamą kostki pozwalającej mierzyć czas pracy. Znałam już Toggl i raczej nie odnotowałam znaczących sukcesów korzystając z tego narzędzia, więc początkowo ignorowałam reklamy. Ale w końcu złamałam się, wyszukałam na YouTube informacje o narzędziu i… zakupiłam je dla siebie na prezent urodzinowy.

Co to jest Timeular?

Timeular to aplikacja do monitorowania czasu pracy. W tym zakresie nie różni się od wielu innych narzędzi na rynku. Robi to jednak w sposób dość nietypowy z dwóch powodów.

Po pierwsze, po zapisaniu wykonywanych zadań, Timeular przedstawia je nam w formie kalendarza. Taka przejrzystość jest bardzo przydatna kiedy analizujemy swoją produktywność, zwłaszcza, jeśli możemy skonfrontować czynności zaplanowane (zwykły kalendarz), z tymi rzeczywiście wykonanymi (kalendarz Timeular).

Po drugie, do samego narzędzia można dokupić również gadżet w formie kostki, dzięki któremu możecie mierzyć czas bez konieczności klikania „play” w aplikacji. Wydaje się, że to nic takiego, ale to właśnie dzięki trackerowi udalo mi się przełamać złą passę i wreszcie zacząć dokładnie mierzyć czas pracy!

Jak działa tracker?

Tracker to kostka o ośmiu powierzchniach. Każdej z nich przypisać można jedną aktywność. Kiedy nie pracujemy, kostka spoczywa w swoim stojaku, dzięki któremu żadna z powierzchni nie jest zwrócona ku górze (jak na zdjęciu).

Kiedy chcemy zacząć mierzyć czas, wystarczy obrócić kostkę i położyć na biurku tak, żeby wybrana przez nas aktywność była widoczna na powierzchni którą kostka zwrócona jest ku górze. Jej powierzchnie sa zmywalne, można więc wielokrotnie przypisywać im różne aktywności

Jak działa aplikacja?

Aplikację Timeular możemy zainstalować na komputerze oraz na telefonie i zadziała zarówno bez trackera jak i po jego podłączeniu. Jeśli nie dysponujemy gadżetem będziemy po prostu zmuszeni ręcznie rozpoczynać i kończyć pomiar czasu dla poszczególnych aktywności.

W aplikacji możemy zapisać dowolną ilość aktywności, które chcemy śledzić. Jeśli korzystamy z trackera, możemy bardzo prosto przypisać je konkretnym powierzchniom kostki, a następnie te strony opisać lub okleić naklejkami tak, żebyśmy wiedzieli co jest co

Aplikacja pozwala na opisanie poszczególnych zapisów aktywności notatkami, możemy też dodać do nich tagi. Wszystko to zostaje uwzględnione w raporcie podsumowującym naszą aktywność.

Korzystając z wersji premium mamy dostęp do rozszerzonych raportów aktywności, a co więcej – możliwości dzielenia narzędzia z całym zespołem (Shared Spaces). To niesamowicie przydatne rozwiązanie, które pozwoli przejrzyście zarządzać pracą zespołu. Nie jest to jednak narzędzie pozwalające śledzić pracowników – osoba zarządzająca aktywnością zespołu otrzymuje informację o jego aktywnościach z 24-godzinnym opóźnieniem.

Jak korzystać z (tego lub innego) narzędzia do mierzenia czasu pracy?

Bez względu na to jakie narzędzie wykorzystacie, by mierzyć czas pracy, jest kilka wskazówek, które pomogą Wam dobrze się za to zabrać.

1. Wyodrębnij tylko kilka najważniejszych aktywności. Bardzo podoba mi się, że Timeular wymusił na mnie, bym określiła 8 najważniejszych obszarów mojej pracy.
   
   Przykładowo, jedną z aktywności, które mierzę jest przygotowanie do konferencji. Każdy zapis aktywności opatruję dodatkowo odpowiednim tagiem, żebym wiedziała, które konferencje wymagają więcej, a które mniej przygotowania. Nie ma jednak sensu zapisywać przygotowania do każdej konferencji jako osobnej aktywności, bo niepotrzebnie komplikuje to pomiar i raporty.
   
   
2. Przeznaczcie ostatnie 15 minut pracy na weryfikację tego, co udało się Wam zmierzyć w ciągu dnia. Jeśli któreś zapisy wymagają wprowadzenia poprawek, dodatkowych notatek, wprowadźcie je jeszcze tego samego dnia, by zapewnić precyzję pomiaru.
   
   
3. Wykorzystajcie narzędzie do analizy swojej produktywności i, co najważniejsze, wprowadzania zmian do Waszej pracy. Celem nie jest tylko sprawdzenie ile czasu potrzebujecie na wykonanie pewnych czynności (choć to też może być ważne), ale przede wszystkim zadbanie o to, by swoją pracę wykonywać jeszcze sprawniej.
   
   Być może któreś czynności warto zautomatyzować? Oddelegować? Zrezygnować z nich zupełnie, jeśli nie przynoszą określonych rezultatów? A może pewne czynności warto wykonywać o konkretnych porach dnia, żeby uporać się z nimi szybciej?
   
   To wszystko pytania, na które znajdziecie odpowiedzi mierząc czas pracy.

PS. Narzędzie Timeular podbiło moje serce i odkąd zaczęłam z niego korzystać, wielokrotnie polecałam je podczas wystąpień. Wobec tego od niedawna zostałam też lokalnym partnerem Timeular.

Jesteśmy wykończeni

Wchodząc na scenę, by poprowadzić ostatnią prezentację tego dnia, byłam pełna energii. Porządna dawka adrenaliny oraz pozycja wertykalna nie pozwalały mi zasnąć wiedziałam jednak, że moja publiczność jest w zdecydowanie innej sytuacji. Po ośmiu godzinach wystąpień, siedząc w wygodnych kinowych fotelach, musieli walczyć ze zmęczeniem, by wysłuchać co mam do przekazania.

A i to jeszcze nie wszystko… nie tylko cały dzień próbowali nauczyć się czegoś nowego słuchając prezentacji, ale dodatkowo każdy z obecnych musiał w ciągu dnia czuwać sprawdzając firmową pocztę – a trudno wyobrazić sobie dzień bez wiadomości mailowych.

Jeśli to brzmi znajomo, to ten wpis jest przeznaczony właśnie dla Ciebie. Nie daj się noworocznej presji: zbyt często wyznaczamy sobie zbyt wysokie cele, chcemy od życia więcej, niż jesteśmy w stanie zrealizować. Jest dopiero styczeń, a ja mogę iść o zakład, że już odczuwasz początki zmęczenia. Jak więc zmienić podejście do pracy (i życia), by utrzymać wysoką produktywność i nie wypalić się?

Oceń stan wyjściowy

Kiedy zorientowałam się jak bardzo spadła moja produktywność, postanowiłam zmierzyć dokładnie ile pracy jestem w stanie wykonać w ciągu dnia. Czułam, że dużo pracuję, ale nie zawsze widziałam współmierne do tego rezultaty.

Na rynku jest całe mnóstwo narzędzi, które mogą pomóc w diagnozie sytuacji. Julia, z którą pracuję, korzysta z Toggl, natomiast ja odkryłam ostatnio nowego faworyta: Timeular.

Timeular przedstawia listę zadań, których się podjęliśmy, w formie kalendarza. Łatwo więc porównać ilość czasu, jaką przeznaczyliśmy na daną aktywność z rezultatami pracy i wyciągnąć z tego wnioski na przyszłość. Są dni, kiedy pomimo wielu godzin pracy osiągam skromne rezultaty, oraz takie, kiedy w krótkim czasie udaje mi się wykonać bardzo ważne zadania – prowadząc bieżący zapis moglam zrozumieć od czego to zależy.

Do tej pory udało mi się zorientować, że moja produktywność spada zazwyczaj po 4 godzinach pracy. Czasem zdecyduję się pracować dłużej, ale wykonuję wtedy zadania, które sprawiają mi przyjemność – dzięki temu udaje mi się utrzymać entuzjazm i wysoką produktywność.

Odpowiedz sobie na ważne pytania

Nie każdy z nas pracuje indywidualnie i samodzielnie podejmuje decyzje, które pozwolą zwiększyć produktywność. Jest to więc temat, który koniecznie należy poruszyć w rozmowach z managerem. Jak do każdej rozmowy, również do tej warto się przygotować.

W ramach przygotowania zadaj sobie następujące pytania:

1. Które zadania zajmują Ci najwięcej czasu? Czy znajdują się one w opisie Twojego stanowiska? Czy możesz niektóre z nich oddelegować?
2. Które zadania wymagają od Ciebie skupienia? Kiedy najłatwiej będzie je wykonać?
3. Które zadania lubisz najbardziej?
4. Jak mierzony jest sukces na Twoim stanowisku?

Rekruterzy zwykle mówią mi, że nie mogą odpowiadać na wiadomości email natychmiast po ich otrzymaniu. Rzadko jednak są rozliczani z odpowiadania na maile podczas oceny rocznej. Nie ma więc powodu, dla którego nie możesz zaproponować swojemu managerowi innego systemu pracy. Takiego, który pozwoli Ci zwiększyć wydajność pracy.

Idę o zakład, że dla naszych przełożonych nasza dostępność ma zaledwie drugorzędne znaczenie. Podstawowym kryterium oceny rekrutera jest przecież to, ilu kandydatów uda mu się zatrudnić.

Stwórz lepsze nawyki

Są pewne drobne „sztuczki”, które mogą zasadniczo zwiększyć Twoją produktywność. Wszystko zaczyna się od bardziej świadomego podejścia do planowania pracy.

Nie planuj za dużo na jeden dzień. Podziel swoje zadania na te, które musisz wykonać dzisiaj i te, które chcesz wykonać dzisiaj. Postaraj się ograniczyć tą pierwszą grupę do 3 zadań. Bardziej realistyczne podejście do tego, co możesz zrobić poprawi Twoje samopoczucie i ułatwi koordynację pracy z innymi ludźmi.

Rób sobie przerwy, ilekroć spowolnisz. Nie ma sensu siedzieć przed komputerem, jeśli nie przynosi to żadnych rezultatów. Idź na spacer, napij się kawy, porozmawiaj z kimś. Twój mózg będzie mógł odpocząć i wrócić do normalnej prędkości.

Ćwicz koncentrację. Obejmuje to tworzenie rytuałów dla zadań wymagających dużej koncentracji. Przykładowo, zdecydowanie szybciej piszę wpisy na blogu, jeśli zawsze robię to w poniedziałek rano, gdy mój telefon jest wyłączony.

To dopiero początek…

Od dawna rozmawiamy o work-life balance. A tymczasem sami jeszcze tego nie opanowaliśmy. Jeśli chcemy stać się bardziej wiarygodni w rozmowie z kandydatami, musimy znaleźć sposoby dbania o własną produktywność. Reakcja publiczności na moje wystąpienie zdaje się potwierdzać, że przed nami jeszcze długa droga. Nie zwlekajmy i rozpocznijmy ją już dziś

Koncentracja wymaga treningu

Umiejętność koncentracji nie jest zupełnie naturalna. Wymaga przyzwyczajenia, regularnego treningu. Tylko dzięki temu jesteśmy w stanie osiągnąć stan nazywany po angielsku flow, czyli skupienie tak głębokie, że tracimy niemal kontakt z otaczającym nas światem.

No dobrze, ale dlaczego rekruter miałby chcieć osiągnąć taki stan? Przecież kontakt z otoczeniem to podstawa pracy w naszej branży – możecie powiedzieć. I tu częściowo muszę się zgodzić. Stanowisko rekrutera wiąże się ze stosunkowo dużą ilością „pracy płytkiej”, takiej jak odpowiadanie na wiadomości od kandydatów i managerów, monitorowanie mediów społecznościowych etc.

Moim zdaniem jednak elementy płytkie pracy rekrutera wynikają bezpośrednio z naszych osiągnięć w obszarze „pracy głębokiej”. To praca, którą wykonać może tylko specjalista i która wymaga odpowiedniego skupienia. Do tej kategorii możemy niewątpliwie zaliczyć wyszukiwanie kandydatów, przygotowanie materiałów takich jak ogłoszenie o pracy, czy wszelkich raportów dla innych działów.

Jak osiągnąć sourcingowy flow?

Jak wspomniałam, koncentracja wymaga treningu. Coraz lepiej będzie nam więc szło skupienie na konkretnym zadaniu, jeśli będziemy regularnie się na nim skupiać. To proste i napawające optymizmem stwierdzenie, bo oznacza, że na naszą koncentrację największy wpływ ma po prostu organizacja pracy. Może się jednak okazać, że czynniki zewnętrzne skutecznie utrudniają nam koncentrację, dlatego proponuję kilka konkretnych wskazówek:

1. Blokuj czas na sourcing, najlepiej rano

Żeby odpowiednio opracować harmonogram pracy dobrze jest znać własny zegar biologiczny. Może okazać się, że jesteście sową (łatwiej będzie Wam koncentrować się wieczorem) lub skowronkiem (wtedy flow osiągniecie bardzo wcześnie rano), większość z nas należy jednak do grupy umiarkowanej i pracuje najskuteczniej przed południem. Możecie sprawdzić, do której grupy należycie za pomocą narzędzia dostępnego online lub własnych obserwacji.

Różnice w skuteczności w pracy w różnych momentach dnia mogą osiągać nawet 20%! Dlatego zdecydowanie warto rozważyć podejście chronobiologiczne organizując swój dzień w pracy – jeśli potrzebujecie przekonać do tego swojego managera, polecam w tym celu lekturę książki KIEDY.

„Amatorzy” głębokiej pracy mogą utrzymać koncentrację przez około godzinę w ciągu dnia, natomiast jej mistrzowie – około czterech godzin, przy czym co około 90 minut należy zrobić sobie przerwę. Możecie więc na dobry początek zacząć od dwóch bloków po 30 minut z krótką przerwą, a następnie przejść na bloki godzinne i stopniowo zwiększać ich ilość.

2. Nigdy nie rezygnuj z przerw

W pierwszej prawdziwej pracy, jakiej się podjęłam, obiad zjadałam przy biurku. Nie było w budynku kuchni tak dużej, żeby pomieściła wszystkich pracowników. Nie wiedziałam wtedy, że jedynym słusznym wyborem było w tym wypadku zjadanie obiadu poza biurem, w pobliskiej stołówce.

Stowowanie przerw jest absolutnie kluczowe dla rozwijania umiejętności koncentracji. Rezygnacja z przerwy obiadowej wpływa bezpośrednio na naszą produktywność w pracy, wobec czego wiele firm oficjalnie zabrania zjadania obiadu przed komputerem (z praktyką różnie bywa). Pamiętajcie więc, żeby zadbać o przerwę obiadową. Jeśli macie taką możliwość, zjedzcie obiad poza biurem. Jeśli nie – wyjdźcie na krótki spacer już po zjedzeniu obiadu. Rozmawiając z kolegami i koleżankami unikajcie w trakcie przerw tematów związanych z pracą.

Pamiętajcie też, że jedna przerwa to za mało, by zapewnić Wam możliwość pracy na pełnych obrotach przez cały dzień. Będziecie potrzebować przynajmniej dwóch dodatkowych przerw. Nie muszą być bardzo długie – 10 minut powinno Wam wystarczyć – najlepiej jednak, by odbywały się w towarzystwie roślin. Jeśli Wasze biuro znajduje się w środku miasta, możecie śmiało zrezygnować ze spaceru i zamiast niego spędzić przerwę w towarzystwie roślin biurowych

Najważniejszą przerwą w ciągu dnia jest jednak wieczór. Pamiętaj, by nie zabierać ze sobą pracy do domu – może to spowodować tak drastyczne obniżenie produktywności następnego dnia, że w istocie udałoby Ci się wykonać więcej pracy nie pracując wieczorem!

3. Uważaj na social media!

To chyba najtrudniejsze zadanie, które stoi na Waszej drodze do zwiększonej produktywności. Social media stanowią niezbędne narzędzie pracy sourcera i rekrutera, a co za tym idzie bardzo trudno jest uniknąć ryzyka, jakie stanowią dla naszej koncentracji. Z pewnością można jednak to ryzyko ograniczyć.

Po pierwsze, podczas wyszukiwania kandydatów w sieci, nie korzystaj z social media w żadnym innym celu. To oznacza, że wszelkie nowe powiadomienia i wiadomości będą musiały poczekać, aż będziesz gotowy do wykonywania „pracy płytkiej”. To trudne, bo platformy społecznościowe zostały celowo zbudowane w taki sposób, by przykuwać naszą uwagę jak najczęściej i na jak najdłużej.

Po drugie więc, żeby uniknąć regularnego rozpraszania się wobec oczekujących powiadomień i wiadomości, zdecyduj z góry kiedy będziesz wykonywał „pracę płytką” związaną z social mediami i internetem jako takim. Załóżmy, że od 9 do 10 prowadzisz wyszukiwanie na projekt A. Po tym następuje krótka przerwa, kiedy sprawdzasz skrzynkę mailową i LinkedIn. Po upewnieniu się, że nie umknęły Ci żadne istotne wiadomości, zabierasz się o 10.15 do wyszukiwania kandydatów na projekt B. O 11.15 będziesz mógł znowu sprawdzić skrzynkę mailową i LinkedIn, dodatkowo zerkając w tym momencie na powiadomienia.

PROTIP: badania sugerują, że sama obecność smartfona na biurku może obniżać nasz poziom koncentracji. Jeśli to możliwe, schowaj telefon do szuflady. Jeśli nie, odwróć go ekranem w dół tak, żeby migające światełko powiadomień nie rozpraszało Cię w trakcie wykonywania kolejnych zadań tego dnia.

Systematyczność jest kluczem do sukcesu

W wypadku treningu koncentracji, podobnie jak w wypadku treningów siłowych, systematyczność ma ogromne znaczenie. Stworzenie odpowiednich nawyków spowoduje, że trening będzie zdecydowanie prostszy. Podobnie jest, jeśli w ramach treningu otrzymacie wsparcie „z góry” od team leadera lub managera zespołu. Życzę Wam więc miejsca pracy, w którym praca nad koncentracją jest elementem kultury organizacyjnej

Dlatego przy organizowaniu spotkań wspomagam się narzędziem, które z absolutnego koszmaru zamienia pracę w kilku strefach czasowych w błahostkę.

Meeting Planner – to niezwykle proste narzędzie ułatwi Wam planowanie spotkań poprzez ustalenie najlepszego czasu na spotkanie dla uczestników znajdujących się w różnych strefach czasowych. Wystarczy, że wprowadzicie nazwy miejscowości, w których znajdują się kandydat i managerowie…

…i wybierzecie jeden z proponowanych terminów. Dla ułatwienia, typowe godziny pracy zaznaczone są na zielono, godziny wolne od pracy na żółto, a godziny nocne na czerwono:

To jeszcze nie wszystko. Jeśli używacie w pracy Outlooka, wystarczy jedno kliknięcie by zachować termin spotkania w kalendarzu! Wybierzcie odpowiedni termin spotkania, a po kliknięciu pojawi się niemożliwy do przegapienia przycisk:

Teraz wystarczy już tylko zaprosić wszystkich uczestników i gotowe!