Proponuję więc: wydrukuj swoje ogłoszenie o pracę (to ważne przy pierwszym podejściu), chwyć w rękę kolorowe zakreślacze lub cienkopisy i… zaczynamy!

Kandydat w centrum uwagi

Mówimy dużo o tym, że to właśnie kandydat powinien być w centrum zainteresowania w procesie rekrutacji. Ale nasze ogłoszenia wcale tego nie potwierdzają! Podejście candidate centric wymaga pracy, ale możecie zacząć już dziś wprowadzać proste zmiany w warstwie językowej ogłoszeń.

Zakreśl więc na czerwono wszystkie te wyrażenia, które koncentrują się na firmie. Przykładowo: oferujemy, wymagamy, poszukujemy, klient etc.

Teraz wybierz zielony i zakreśl wszystkie te wyrażenia, które koncentrują się na Twoim kandydacie. Przykładowo: Twoje obowiązki, otrzymasz, masz doświadczenie etc.

Jak poprawić tę część?

Zauważ, że wyrażenia skoncentrowane na kandydacie są bardziej angażujące. Jeśli stanowią zdecydowaną mniejszość w ogłoszeniu, to przypomina ono bardziej list to św. Mikołaja, niż materiał marketingowy.

Przeformułuj więc zaznaczone na czerwono wyrażenia tak, żeby koncentrowały się na kandydacie. Wykorzystanie formy „Ty” może wydawać się niektórym niezręczne, ale przynosi zdecydowanie lepsze rezultaty.

Przykłady:

Oferujemy => Jako członek naszego zespołu otrzymasz

Obowiązki => Twoje obowiązki

Z rekruterskiego na polski

Ogłoszenia o pracę pełne są sformułowań zrozumiałych tylko dla rekruterów, lub takich, które po prostu nic dla nikogo nie znaczą. Rekruterom wydaje się czasem, że to dzięki ich użyciu wyglądają profesjonalnie… ale czy na pewno?

Kandydaci poszukują w ogłoszeniach przede wyszystkim konkretów. Dlatego weź do ręki żółty zakreślacz i zaznacz wszystkie wyrażenia, które nie są wystarczająco konkretne. Tu może Ci się przydać pomoc od kolegi lub koleżanki spoza działu rekrutacji

Przykładowe wyrażenia do zakreślenia to: lider na rynku / wiądąca firma / najwyższe standardy / stabilne zatrudnienie / innowacyjne rozwiązania / międzynarodowa firma / umiejętności komunikacyjne / atrakcyjne wynagrodzenie / unikalne doświadczenie / kluczowe aspekty etc.

Jak poprawić tę część?

W większości wypadków podobne wyrażenia można usunąć bez uszczerbku dla ogłoszenia. Jeśli do obowiązków nowego pracownika ma należeć „wdrażanie skutecznych rozwiązań”, to jest to tak oczywiste, że nie wymaga zapisu. Nikomu nie przyjdzie nawet do głowy, że moglibyśmy wymagać wdrażania nieskutecznych rozwiązań

Pozostałe wyrażenia należy zastąpić konkretem, czyli tym, co kandydaci lubią najbardziej. W tym wypadku musisz po prostu skorzystać z własnej wiedzy o firmie i stanowisku.

Przykłady:

stabilne zatrudnienie => zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę

lider na rynku => największy pracodawca w tej branży w województwie małopolskim

umiejętności komunikacyjne => z łatwością komunikujesz się pisemnie w języku angielskim

Unikaj powtórzeń

Może się to wydawać oczywiste, a jednak w ogłoszeniach często powtarzamy pewne informacje. Czasem robimy to celowo – nie chcemy, aby umknęły kandydatom w obszernym ogłoszeniu. Teraz jednak Twoje ogłoszenie jest już krótsze, niż zanim zaczęliśmy wspólnie je poprawiać, czas więc pozbyć się wszelkich powtórzeń!

Po prostu wykreśl z ogłoszenia każde powtórzenie, nawet jeśli jest sformułowane nieco inaczej.

Informacja o procesie rekrutacji

Wg raportu Candidate Experience 2019 36% kandydatów podejmuje decyzję o udziale w procesie rekrutacji w oparciu o dostępność informacji o pracodawcy i procesach rekrutacyjnych. A jednak większość ogłoszeń nie uwzględnia informacji o kolejnych etapach procesu.

Tu warto zaznaczyć, że 43% kandydatów chce otrzymać informację o zakończeniu procesu rekrutacji już po wysłaniu CV. Informacja o tym, że skontaktujesz się z wybranymi kandydatami oznacza, że niemal połowa kandydatów na rynku może nie zdecydować się zaaplikować!

Jak poprawić tę część?

Zapisz w kilku zdaniach czego może spodziewać się kandydat biorący udział w procesie rekrutacji. Jeśli możesz podać tu również konkretne daty, tym lepiej!

Przykład:

Proces rekrutacji trwa ok. 4 tygodni i składa się z weryfikacji CV, krótkiej rozmowy telefonicznej z rekruterem, testu umiejętności językowych przeprowadzonego online, a także spotkania w biurze firmu. Poinformujemy Cię o zakonczeniu procesu rekrutacji, a po spotkaniu w firmie przekażemy szczegółowy feedback telefonicznie.

Co dalej?

To już koniec pracy na dziś. Po opublikowaniu ogłoszenia w nowej odsłonie zwróć uwagę na ilość wyświetleń i aplikacji, porównaj je z wynikami poprzednich ogłoszeń. Zwróć też uwagę na reakcje na ogłoszenie udostępnione w social media.

Tak jak wspomniałam, warto tematowi ogłoszeń poświęcić zdecydowanie więcej czasu. Jednak trudno zaczynać od kompletnej rewolucji

Jeśli zaobserwujesz nawet drobną różnicę w rezultatach, może ona stanowić dobry pretekst do podjęcia rozmów o większych zmianach w ogłoszeniach o pracę w całej firmie. Niektóre z nich mogą wymagać zmiany w polityce firmy (tak jak wprowadzenie widełek finansowych), czy kompletnej reorganizacji zakładki kariera. Nie zapominaj więc, by przy każdej zmianie zasięgnąć opinii najważniejszej grupy – Twoich kandydatów

Mi też raz czy dwa się zdarzyło. I dokładnie tak samo mam czasem ochotę krzyczeć myśląc o niewinnej istocie, która jeszcze nie wie co ją czeka po kliknięciu „aplikuj”.

Ciekawa jestem kto z Was byłby w stanie bez sprawdzania powiedzieć ile czasu zajmuje złożenie aplikacji do firmy, do której na co dzień rekrutujecie. To zupełnie naturalne, że z czasem zapominamy o własnych doświadczeniach w tym zakresie (a rekruterzy z RPO mogą takich w ogóle nie mieć), nie ma jednak powodu, by sobie ich od czasu do czasu nie odświeżyć.

Najlepiej zaprosić do zabawy cały zespół i podzielić się na dwie grupy: jedna aplikuje siedząc przed komputerem, druga przez urządzenia mobilne; jedną osobę z każdej grupy prosimy o mierzenie czasu.

W zależności od tego w jakiej firmie pracujecie i jakim posługujecie się systemem, taka zabawa może trwać od kilku minut aż do kilku godzin (po dwóch proponuję przerwać i zastanowić się czy zadania nie powtórzyć wraz z osobą decyzyjną z działu IT lub zakupów ).

Prawda jest taka, że pracując jako rekruter, rzadko mamy wpływ na takie elementy naszej pracy jak narzędzia ATS. Coraz więcej dostępnych jest na rynku elastycznych rozwiązań z tego zakresu (typu cloud based). Można jednak sprawić, że nasz proces aplikacji stanie się o wiele bardziej przyjazny kandydatom bez wprowadzania wielkich zmian systemowych.

Poinformuj o czasie potrzebnym na złożenie aplikacji

Jeśli proces aplikacji do Twojej firmy jest skomplikowany lub trwa wyjątkowo długo, warto zakomunikować to kandydatom zanim do niego przystąpią. Odpowiednio zarządzając oczekiwaniami kandydata możemy łatwo wpłynąć na jego wrażenia z procesu rekrutacyjnego. Warto więc opisać proces rekrutacji już w ogłoszeniu rekrutacyjnym i dostosować komunikację na różnych etapach procesu do potrzeb kandydatów.

Jeśli złożenie aplikacji trwa ponad 30 minut – taka informacja powinna koniecznie dotrzeć do kandydata zanim kliknie w przycisk „aplikuj”! Jeśli podczas wypełniania aplikacji kandydat musi podać informacje, których będzie musiał wcześniej poszukać (jak wyniki szkolne czy ze studiów), również warto go uprzedzić.

Podaj alternatywne metody kontaktu

Czasami nieprzewidziane przez nas okoliczności mogą utrudnić kandydatom aplikację. A może po prostu nie są gotowi przesłać nam dokumentu podsumowującego historię ich życia na podstawie lepiej lub gorzej zredagowanego ogłoszenia?

Warto włączyć do procesu osoby niezdecydowane, dając im możliwość skontaktowania się z nami i zadania nurtujących je pytań zanim podejmą ostateczną decyzję o aplikowaniu na stanowisko. Tutaj podaję zazwyczaj trzy możliwości: podanie adresu email, numeru telefonu, lub linka do Calendly (lub podobnego narzędzia).

Poznaj możliwości systemu, z którym pracujesz

Miałam okazję nauczyć się obsługi różnych narzędzi z kategorii ATS czy CRM. Wszystkie mają ze sobą coś wspólnego: niewielu użytkowników zna ich pełne możliwości. Wobec tego bardzo często decyzja o zmianie systemu zostaje podjęta na podstawie błędnych danych. Wydaje nam się, że nowy system będzie miał więcej funkcji tylko i wyłącznie dlatego, że nigdy nie nauczyliśmy się z nich korzystać w starym systemie.

Zanim zaczniecie budować case dla biznesu zachęcający do wprowadzenia zmian w obecnej infrastrukturze, porozmawiajcie z dostawcą obecnego rozwiązania o tym, jak można lepiej dopasować je do Waszych (i kandydatów) potrzeb. Może się okazać, że formularze aplikacji wcale nie muszą być takie długie, zgody RODO można bez problemu zbierać automatycznie przez system, a wyszukiwanie kandydatów można przeprowadzić używając Boolean Search.

Ciągle funkcjonuje w naszej branży żart, mówiący o tym, że najlepszy sposób na sprawdzenie motywacji kandydata to w przypadku większości firm właśnie skomplikowany proces aplikacji. Nie bądźmy naiwni – tego rodzaju mechanizmy nie pozwolą nam wcale zrekrutować najlepszych osób do pracy. Jak mówi Bill Boorman (skąd inąd uznany autorytet w temacie HR tech), proces rekrutacji przypomina nieraz Grę o tron: zatrutniamy nie najlepszych, ale tych, którzy jakimś cudem, po wielu etapach zmagań, pozostali przy życiu (lub w naszym wypadku: w procesie).

Z całą pewnością możemy działać lepiej. Zanim jednak zaczniecie mapować proces rekrutacji, by odkryć który nowy ATS najlepiej sprawdzi się w Waszej organizacji, zadbajcie już dziś o wrażenia kandydatów minimalizując negatywny wpływ poprzedniego rozwiązania. Być może Wasz obecny system nie jest tak zły, jak się wydaje, a Wy będziecie mogli wykorzystać zaoszczędzone środki na bardziej pilne działania.

Jeden z moich ulubinych blogerów sourcingowych, Glen Cathey, zwykł porównywać prośbę o polecenie do sytuacji romantycznej. Wyobraźcie sobie, że spotykacie kogoś, kto bardzo Wam się spodobał i chcecie zacząć rozmowę, może poprosić o numer telefonu. Podchodzicie i zadajecie pytanie „Świetnie wyglądasz. Czy umówisz się ze mną na kawę? A może znasz kogoś innego, kto napiłby się ze mną kawy?” – w ten sposób raczej na nikim nie zrobicie wrażenia

Jak więc poprosić o pomoc osobę, która nie jest jeszcze kandydatem tak, by nie zrazić jej do procesu? I jak prosić tych, którzy zaaplikowali już na stanowisko, na które rekrutujemy? Wypracowałam sobie kilka metod, którymi chętnie się z Wami podzielę.

Ludzie pomagają częściej, kiedy są w dobrym humorze

Prosząc (potencjalnego) kandydata o polecenie prosicie po prostu o przysługę. Jeśli nie umiecie robić tego skutecznie, oto rada poparta badaniami naukowymi: proście o przysługę wtedy, kiedy Wasz rozmówca jest w dobrym humorze. Ten prosty mechanizm zasadniczo zwiększa szanse powodzenia kiedy prosimy o pomoc!

Jeśli nie jesteście przekonani, zachęcam Was do obejrzenia tego krótkiego wideo, w którym Richard Wiseman opowiada o wspomnianych wyżej badaniach:

Zamiast więc standardowo otwierać (lub zamykać) pierwszą wiadomość do potencjalnego kandydata prośbą o polecenie znajomego, zmieńcie taktykę! Najpierw spróbujcie wprawić naszego rozmówcę w dobry nastrój. Jeśli pogoda nie jest po Waszej stronie, spróbójcie kombinacji odpowiednio spersonalizowanej wiadomości i drobnego komplementu.

Nawet jeśli odbiorca jest świadomy, że próbujecie mu schlebić, szczery komplement zawsze wywrze odpowiedni skutek. Obserwuję to również na sobie, kiedy prosząc o pomoc przy wyszukiwaniu rekruterzy wspominają najpierw o tym, że chętnie czytają moje wpisy

Łatwiej oczekiwać pomocy, kiedy sami jej udzielamy

Zauważyłam nie raz, że łatwiej niż niektórym znajomym przychodzi mi proszenie o pomoc. Zastanawiając się z czego to wynika, doszłam do wniosku, że po prostu czuję, że na nią zasłużyłam. Oczywiście czy tak rzeczywiście jest, to zupełnie inna sprawa. Na co dzień jednak chętnie udzielam pomocy tym, którzy o nią proszą, więc kiedy to mi przychodzi zwrócić się do kogoś o pomoc, nie czuję żadnego skrępowania.

Jeśli więc czujecie się niekomfortowo prosząc o polecenia, zastanówcie się czy sami chętnie je oferujecie. Jako rekruterzy dysponujecie na pewno sporą siecią kontaktów. Kiedy zwraca się do Was osoba poszukująca pracy poza obszarem, którym sami się zajmujecie – przedstawcie go takiemy rekruterowi, który będzie w stanie pomóc! Korzystamy z tego mechanizmu na przykład w grupie ROC Polska, gdzie rekruterzy często dzielą się informacją o kandydatach, którym chcą pomóc. To bardzo proste, a jednak dodaje pewności siebie kiedy to my potrzebujemy przysługi.

Od małej do większej przysługi

Ta porada może się Wam wydać zupełnie sprzeczna z tym, co podpowiada intuicja: kiedy chcemy poprosić kogoś o przysługę… poprośmy najpierw o mniejszą przysługę! Intuicja podpowiada, że łatwiej prosić o pomoc naszego dłużnika. A tymczasem zaobserwować można dokładnie odwrotny mechanizm – jeśli ktoś wykonał już dla nas mniejszą przysługę, będzie bardziej skłonny pomóc nam w przyszłości.

Ten mechanizm to tzw. efekt Bena Franklina (lub efekt wyświadczonej przysługi). Wytłumaczyć go można tym, że po wyświadczeniu nam przysługi, druga strona nieświadomie interpretuje własne zachowanie jako dowód, że jest do nas pozytywnie nastawiona. To pozytywne nastawienie z kolei skutkuje większą skonnością do wyświadczenia nam przysługi w przyszłości.

Być może więc ciekawym pomysłem na nawiązywanie kontaktu z potencjalnymi kandydatami okaże się zwrócenie się do nich z prośbą o pomoc. Pamiętajcie jednak, by prośba ta dawała się łatwo spełnić i nie wymagała zbyt wiele czasu i zaangażowania – w przeciwnym wypadku ryzykujecie, że bardziej zajęta osoba po prostu nie będzie jej mogła spełnić.

Te trzy proste mechanizmy pomogły mi wielokrotnie kiedy rekrutowałam na wyjątkowo trudne stanowiska. Nie mając specjalistycznej wiedzy (zajmowałam się różnymi stanowiskami, od IT, przez marketing po bankowość) i bardzo rozbudowanej sieci kontaktów, byłam w stanie szybko znaleźć takie osoby, które chętnie polecały mi kandydatów. Nawet wtedy, kiedy same moimi kandydatami nigdy nie były. Z kilkoma z tych osób jestem w kontakcie do dziś – ta pierwsza przysługa stała się podstawą dłuższej znajomości. Następnym razem kiedy będziecie chcieli poprosić o polecenie, zachęcam Was więc do wypróbowania chociaż jednej z opisanych metod!