Sourcing to na tyle młoda dziedzina, że dopiero formują się dobre praktyki i można z łatwością przemycić do nich własne metody działań. Tak stało się właśnie z wyszukiwaniem testowym, o którym chętnie mówię na warsztatach sourcingowych i w trakcie prezentacji. To prosta i skuteczna technika, która urozmaica pracę rekruterów.

Co to jest wyszukiwanie testowe?!

Nazwa tej praktyki jak najbardziej oddaje jej ideę. Wyszukiwanie testowe to po prostu pierwsze wyszukiwanie jakie prowadzę, kiedy zapoznaję się z nowym stanowiskiem. Czasem nazywam to również wyszukiwaniem wstępnym. Osobiście lubię je prowadzić w ramach analizy potrzeby rekrutacyjnej, jeszcze przed spotkaniem z Hiring Managerem. Dzięki wynikom wyszukiwania zdobywam wiele informacji, które pozwalają mi lepiej poprowadzić briefing.

Wyszukiwanie testowe ma jedną ważną zasadę. Prowadzę je w wyszukiwarce internetowej (czyli np. Google, Bing, DuckDuckGo), a nie na konkretnej platformie sourcingowej. To z jakiej wyszukiwarki skorzystasz zależy oczywiście od Ciebie, pamiętaj jednak, że ten wybór z pewnością wpłynie na wyniki wyszukiwania.

Korzystam wtedy tylko z dwóch operatorów logicznych: AND (zapisywanego w Google jako spacja) oraz NOT (zapisywanego w Google jako -). A oto przykład wyszukiwania testowego dla stanowiska Java Developera w Gdańsku:

Jak widzisz wykluczam w trakcie wyszukiwania ogłoszenia o pracy – na tym etapie nie są one po prostu w centrum mojego zainteresowania. Zwracam natomiast uwagę na wszystkie pozostałe wyniki – ciekawe platformy, fora, inicjatywy edukacyjne czy społeczności.

Czemu służy wyszukiwanie testowe?

Wyszukiwanie testowe lub wstępne sluży przede wszystkim zrozumieniu rynku oraz identyfikacji najlepszych platform sourcingowych dla danego stanowiska. Czasem jego wyniki potrafią zaskoczyć i zasugerować pewne niestandardowe działania.

Czy wiesz na przykład, że w serwisie e-korepetycje można znaleźć numery telefonów programistów, którzy oferują mentoring mniej doświadczonym kolegom?

Albo, że w Trójmieście prężnie działa Java User Group zrzeszając na platformie meetup ponad 2 000 osób?

To wszystko informacje, które możesz zdobyć właśnie dzięki wyszukiwaniu testowemu! Zanim zamkniesz się w obszarze standardowych działań – jak np. wyszukiwanie na LinkedIn – warto upewnić się, czy nie dodać do checklistyinnych, ciekawszych, platform sourcingowych.

Czy warto skorzystać z wyszukiwania testowego w środku projektu?

Czasami otrzymuję od sourcerów pytanie co zrobić, kiedy zastosowali już wszystkie znane sobie metody sourcingowe, a kandydatów w procesie dalej jest jak na lekarstwo. I tu też odpowiedzią może być wyszukiwanie testowe!

Być może nie zdecydujesz się na porzucenie LinkedIn na początku wyszukiwania… ale po kilku dniach sytuacja ulegnie zmianie. Kiedy wiesz już, że standardowe platformy nie zadziałają, łatwiej będzie uzasadnić inwestycję czasu na spróbowanie czegoś nowego. A kto wie, może jedno z takich nowych źrodeł na stałe wejdzie do Twojego repertuaru?

A Ty, stosujesz wyszukiwanie testowe?

Jeśli jednak się nad tym zastanowić, to przekazujemy swoje obowiązki znacznie częściej, nie tylko przed urlopem, nie zawsze mając możliwość poświęcenia kilku godzin na przygotowanie dla osoby przejmującej nasze projekty wyczerpujących instrukcji. Każdemu może się przecież zdarzyć na przykład zachorować. W takim wypadku okazuje się, że systematyczne prowadzenie dokumentacji procesu sourcingowego jest najlepszym podejściem. Możemy przekazać swoją pracę w zaledwie kilka minut, zapewniając wszystkim zaangażowanym w proces łatwe przejęcie naszych zadań.

Ze swojej strony polecam Wam następujące dokumenty:

Dokument sourcingowy

Choć jego nazwa brzmi dumnie, z mojej perspektywy dokument sourcingowy to najbardziej podstawowe narzędzie, jakie można wymyślić. To po prostu dokument, w którym zapisuję wszystkie słowa klucze dla danego projektu sourcingowego, w którym następnie łączę je w kwerendy.

Dzięki takiemu plikowi mogę w systematyczny sposób podejść do gromadzenia słów kluczy. W ten sposób korzystam nie tylko z tych słów, które przyszły mi do głowy w trakcie zapoznawania się ze stanowiskiem, ale też z tych, które wyszukałam później przygotowując się do prowadzenia projektu, czy odkryłam na profilach kandydatów.

Przekazanie takiego dokumentu innej osobie daje obu stronom ogromny komfort. Osoba, która przejmuje projekt nie musi martwić się, że powtórzy niepotrzebnie już raz przeprowadzone wyszukiwania, a samo wdrożenie w projekt odbywa się zdecydowanie szybciej.

Checklista sourcingowa

Jeszcze podczas briefingu warto umówić się z Hiring Managerem na pewną listę źródeł kandydatów. W organizacji, w której za budżet odpowiadamy wspólnie, pozwoli to uniknąć nieporozumień co do kosztów prowadzenia projektu i uzyskać wszelkie niezbędne zgody na wydatki na samym początku procesu.

Taka lista stanowi też mapę działań sourcingowych. Powiedzmy, że rozpoczynamy od wyszukiwania kandydatów na LinkedInie, potem przenosimy się na Meetup, aby wreszcie zakończyć na Githubie. Wielu rekruterów działa w taki uporządkowany sposób, nawet jeśli nie dysponują fizyczną (ani cyfrową) checklistą, a mapa procesu znajduje się wyłącznie w ich głowie.

Przygotowanie jej w formie cyfrowej pozwoli nam w łatwy sposób przekazać projekt kolejnej osobie. Najlepiej, jeśli przy każdym etapie uzupełnimy naszą checklistę notatkami o rezultatach, jakie udało nam się uzyskać wyszukując kandydatów w danym źródle. Zapisując tam informacje o trudnościach, jakie napotkaliśmy, o ilości profili, które ostatecznie znaleźliśmy, przygotowujemy się do kolejnego spotkania z Hiring Managerem – co jest jeszcze bardziej istotne, kiedy będzie nas na nim reprezentował inny sourcer.

Planer procesu rekrutacji

Planer to jeden z moich ulubionych dokumentów, bo nie tylko systematyzuje prowadzenie procesu rekrutacji, ale też pozwala zderzyć oczekiwania wobec niego z tym, co rzeczywiście da się zrobić.

To nic innego jak dokument, w którym zapisujemy wszystkie ważne daty w procesie, odpowiadając na pytania takie jak:

• kiedy spotykamy się z Hiring Managerem?
• kiedy zaczniemy wyszukiwanie?
• ile czasu minie, zanim umówimy pierwsze rozmowy z kandydatami?
• kiedy poprowadzi rozmowy Hiring Manager?

Planer obejmuje nie tylko te działania, które prowadzimy samodzielnie, ale ma też na celu zebrać w jednym miejscu informacje o zaangażowaniu innych osob w proces rekrutacji. I tak, jeśli w planerze pojawia się informacja o rozmowach z Hiring Managerem, możemy (a nawet powinniśmy) od razu poprosić o zablokowanie czasu w kalendarzu w odpowiednich datach. Podobnie w przypadku rekruterów technicznych czy osób prowadzących weryfikację umiejętności językowych.

Każdy, kto w jakiś sposób angażuje się w proces powinien wiedzieć dokładnie kiedy będziemy go potrzebować. Przekazując planer zastępującej nas osobie upewniamy się więc, że ma ona dostęp do wszystkich, którzy wpłyną na powodzenie procesu rekrutacji.

Prowadź dokumentację regularnie – nie tylko przed urlopem

Jak widać, zapewnienie komfortu osobie przejmującej nasze obowiązki w pracy nie jest wcale bardzo skomplikowane. Jeśli na bieżąco prowadzimy dokumentację naszej pracy, sprowadza się to właściwie do udostępnienia kilku dokumentów. Serdecznie zachęcam Was do tego, żeby zainwestować czas w prowadzenie odpowiednich zapisów – sami zobaczycie jak łatwo będzie wówczas wziąć wolne!

Dla wielu rekruterów byłoby to otwarcie LinkedIn w nowej karcie przeglądarki… chcemy czy nie, przygotowanie do wyszukiwania po prostu wielu nie weszło jeszcze w nawyk. I nic dziwnego, bo mało kto jest tego uczony od pierwszego dnia pracy w rekrutacji. Mi zajęło kilka lat, żeby wypracować własny sposób na przygotowanie do sourcingu. Ty masz to szczęście, że możesz już znaleźć odpowiednie materiały w sieci

Dlaczego słowa klucze są takie ważne?

Kiedy wyszukujemy kandydatów, na to jakie profile odnajdziemy wpływa kilka czynników. Po pierwsze, słowa klucze z których skorzystamy. I to one mają największy wpływ na wyniki wyszukiwania. To od nich zależy, czy dotrzemy do zróżnicowanej grupy kandydatów i czy ich profile będą rzeczywiście odpowiadać naszym potrzebom.

Oczywiście, ważne są też operatory logiczne, którymi je połączymi. Nie bez znaczenia jest algorytm wyszukiwarki, z której skorzystamy. Ale to przede wszystkim odpowiednio dobrane słowa klucze dadzą nam szansę na dotarcie do najlepszych kandydatów. Jeśli więc chcesz z tej szansy skorzystać, czytaj dalej.

Jak przechowywać słowa klucze?

Każdy sourcer chce dobrać jak najlepsze słowa klucze. Ale uwaga: co z nimi zrobisz, kiedy już je znajdziesz? To bardzo ważne, bo wielu rekruterów i sourcerów niepotrzebnie powtarza wyszukiwanie słów kluczy po kilka, a nawet kilkanaście razy w trakcie jednego projektu rekrutacyjnego.

Słowa klucze koniecznie zapisz. I to nie w byle jakim dokumencie, ale w dokumencie tekstowym (czyli korzystając z notatnika). Tekst zapisany w notatniku pozostaje niesformatowany, a to oznacza, że możesz po prostu przekleić wybrane słowa klucze do kwerendy wyszukiwania w dowolnej wyszukiwarce. Wykorzystanie w wyszukiwarce tekstu sformatowanego może prowadzić do problemów technicznych.

Dokument, w którym przechowuję słowa klucze nazywam po prostu dokumentem sourcingowym. Tworzę osobny taki dokument dla każdego stanowiska. Spróbuj zrobić dokładnie to samo, by przekonać się o zaletach tego działania. Rozpoczynając wyszukiwanie na to samo stanowisko za parę miesięcy skorzystasz od razu z gotowych słów kluczy i kwerend przygotowanych poprzednio. Idąc na urlop czy L4 z łatwością przekażesz projekt koledze czy koleżance z zespołu. A w trakcie wyszukiwania kandydatów z łatwością dodasz nowe słowa klucze do pliku, dzięki czemu nie umkną Ci przy kolejnym wyszukiwaniu.

Jak dobierać słowa klucze?

Słowa klucze warto podzielić na kilka kategorii, co ułatwia tworzenie kwerend przy ich wykorzystaniu. Te kategorie to na przykład nazwa stanowiska, umiejętności, staż pracy, czy lokalizacja. Oczywiście, możesz dodać do tej listy również własne kategorie.

W pierwszej kolejności dobierz słowa klucze w oparciu o dokumenty, z ktorych korzystasz analizując stanowisko. Będzie to najprawdopodobniej opis stanowiska, być może ogłoszenie czy profil kandydata. Wybierz kilka kolorów i zakreśl w dokumencie słowa klucze z poszczególnych kategorii.

W kolejnym kroku warto rozszerzyć podstawową listę słów kluczy. Poszukaj synonimów do każdego ze słów wykorzystując do tego np. GlossaryTech (jeśli pracujesz w IT), Wikipedię czy oferty pracy innych firm na to samo stanowisko. Pamiętaj, żeby dodawać do pliku również te słowa klucze, które znajdziesz na profilach wyszukanych kandydatów. Każdy taki profil to kopalnia wiedzy, więc przejrzyj dokładnie wszystkie jego sekcje, od opisu doświadczenia aż po umiejętności.

Do czego prowadzi zaniedbanie doboru słów kluczy?

Ktoś zwrócił mi ostatnio uwagę, że w pewnej polskiej miejscowości latwiej jest znaleźć na LinkedIn mężczyzn posługujących się tytułem CFO, jeśli natomiast chce się wyszukać kobietę o tych samych kompetencjach, to lepiej wpisać w wyszukiwaniu tytuł „Dyrektor Finansowy”. Powtórzyłam to wyszukiwanie dla wszystkich polskich profili i efekt ten nie był już aż tak widoczny. Tym niemniej ten przykład świetnie pokazuje, że chcąc zbudować listę najbardziej kompetentnych kandydatów musimy używać zróżnicowanych słów kluczy. Gdybyśmy skorzystali tylko z jednego z nich, to bylibyśmy przekonani, że branża finansowa zdominowana jest tylko przez przedstawicieli jednej płci.

Sama pracowałam kiedyś również na projekcie, który ciągnął się w firmie od miesięcy. Po dwóch tygodniach wyszukiwania rekruterzy z firmy zlecili pracę nad stanowiskiem agencji rekrutacyjnej, a kiedy ta się poddała – stanowisko wróciło do mnie. Kandydatów udało mi się znaleźć w przeciągu tygodnia. Jak to się stało? Otóż wszyscy zajmujący się tym stanowiskiem do tej pory używali jako słów kluczy jedynie nazwy stanowiska, a ta, jak się szybko okazało, była używana tylko w naszej firmie! I tak przez miesiące rekruterzy nabrali przekonania, że nikt inny nie zatrudnia kandydatów o podobnym profilu…

Jak widzisz, dobieranie słów kluczy na chybił trafił nie jest najlepszym pomysłem. Wybierając te najbardziej oczywiste – trafisz do tych samych kandydatów, do których trafiają inni rekruterzy. Dlatego serdecznie Cię zachęcam do stworzenia własnego dokumentu sourcingowego zanim następnym razem zabierzesz się za wyszukiwanie kandydatów

Jednym z elementów przygotowania jest stworzenie profilu kandydata. Zabrałam się więc za przegląd swojego szablonu tego dokumentu i zwróciłam uwagę na 3 rzeczy, o które zawsze warto zapytać zanim zaczniesz sourcować. Oto moje propozycje:

Kto podejmie decyzję o zatrudnieniu?

To jedno z pytań, które bardzo rzadko pada podczas rozmowy rekrutera z managerem. A jest niesamowicie ważne! W procesie rekrutacji (i podczas sourcingu) jedną z najważniejszych ról odgrywa często wspominany przeze mnie Hiring Manager. Ale uwaga! Hiring Manager to nie bezpośredni przełożony poszukiwanego przez nas kandydata.

Hiring Manager może być przełożonym managera zespołu, może być dyrektorem całego działu etc. To osoba, która podejmuje decyzję o zatrudnieniu kandydata. Wiele więc zależy od tego jak zbudowana jest nasza organizacja i jak ważne jest stanowisko, na które prowadzimy wyszukiwanie. W startupach zdarza się, że Hiring Managerem dla absolutnie wszystkich stanowisk jest CEO. W dużych korporacjach może to być bezpośredni przełożony kandydata, ale częściej zdarza się, że to jego manager.

Jak się dowiedzieć kto podejmie decyzję o zatrudnieniu kandydata? To proste. Wystarczy zadać to pytanie podczas briefingu! Jeśli natomiast nie bierzesz udziału w tym spotkaniu, upewnij się, że rekruter rozumie jak ważna jest ta informacja dla powodzenia procesu. Powinien zawsze przekazać Ci ją zgłaszając nowy projekt sourcingowy.

Kto będzie zaangażowany w proces selekcji?

Oczywiście, Hiring Manager nie jest jedyną osobą mającą wpływ na zatrudnienie kandydata. Często kandydatury, które trafiają do HM muszą najpierw przejść weryfikację działu HR, starszego członka zespołu czy managera zespołu. Sourcer musi wiedzieć dokładnie kto będzie zaangażowany w proces decyzyjny i na jakim etapie, żeby poprawnie stworzyć profil idealnego kandydata.

Jeśli weźmiemy pod uwagę jedynie życzenia Hiring Managera, kandydat może nie przejść pomyślnie pierwszych etapów selekcji. Jeśli natomiast skupimy się wyłącznie na tym, czego od kandydata oczekuje bezpośredni przełożony, to sam Hiring Manager może nie wyrazić zgody na zatrudnienie.

Jeśli spojrzysz na to na jakim etapie kandydaci najczęściej odrzucani są w procesie rekrutacji, to szybko zrozumiesz czyje wymagania nie są przez nich spełnione. Pamiętaj, że nigdy nie jest za późno, żeby porozmawiać z osobami uczestniczącymi w procesie selekcji o ich wymaganiach – zamiast wysyłać na próżno kolejne kandydatury, lepiej zorientować się jak zmienić profil kandydata, żeby znaleźć odpowiednią osobę na stanowisko.

Jak zweryfikowane będą umiejętności kandydata w procesie selekcji?

To, kto przeprowadzi proces selekcji, to jedno. Natomiast osobną sprawą jest jakie metody selekcji zastosuje. Kiedy rozpoczynamy wyszukiwanie nie zawsze zdajemy sobie sprawę z tego, że metody selekcji kandydatów mogą zadecydować o naszym sukcesie.

Być może zespół HR przeprowadzi wywiad behawioralny, a starszy członek zespołu zada kilka pytań technicznych. Może ktoś wyśle kandydatowi link do zautomatyzowanego testu, albo przeprowadzi rozmowę w języku obcym.

Może się jednak zdarzyć, że Hiring Manager nie ma pomysłu na weryfikację wszystkich wymaganych umiejętności. Sama podczas briefingu zadałam kiedyś pytanie: „Widzę, że w wymaganiach pojawia się umiejętność mentorowania innym. Jak sprawdzisz, czy kandydat rzeczywiście posiada taką umiejętność?” i w odpowiedzi usłyszałam tylko ciszę. Manager potrzebował w tym zakresie wsparcia – z perspektywy sourcingowej mogłam więc zaproponować np. wyszukanie takich kandytatów, którzy mieli doświadczenie jako mentorzy. Oczywiście niekoniecznie oznacza to, że sprawdziliby się w tej roli w nowej firmie, ale pytanie behawioralne w trakcie rozmowy pomogłoby managerowi lepiej zrozumieć ich podejście do tego tematu.

Podane powyżej pytania stanowią oczywiście tylko część pytań, które należy zadać sobie (lub innym) przygotowując profil kandydata. Starałam się skupić na tych najmniej oczywistych, które najrzadziej słyszę z ust rekruterów i sourcerów. Jestem jednak pewna, że masz też własne ulubione pytania – jeśli tylko chcesz, podziel się nimi w komentarzu!

Nie chodzi tu absolutnie o przypisanie winy za całą sytuację rekruterom czy zresztą dowolnym pracownikom organizacji. Warto natomiast zastanowić się z czego wynika takie podejście do tematu wyszukiwania kandydatów i, to przede wszystkim, jak możemy je zmienić. Dobra strategia wyszukiwania kandydatów na pewno przyda się w każdym procesie rekrutacji.

Zanim zbudujemy strategię

Wiele problemów z dotarciem do odpowiednich kandydatów wynika po prostu z tego, że nie uzgodniliśmy co ten termin oznacza dla wszystkich zainteresowanych. Rekruterzy nie lubią zawracać głowy Hiring Managerom, bo to zajęci ludzie… a przecież wszyscy jesteśmy zajęci! Nic nie może się zmienić jeśli nie poświęcimy czasu na wprowadzenie zmian

Jeśli więc umawiasz się na briefing (spotkanie pozwalające omówić potrzebę rekrutacyjną Hiring Managera) przed zapoznaniem się ze wszystkimi dostępnymi materiałami, zmień to! Wykonaj najpierw wstępny research w oparciu o opis stanowiska (lub nawet samą jego nazwę): przeprowadź wyszukiwanie testowe, zapoznaj się z wynagrodzeniem oferowanym przez inne firmy, uważnie przyjrzyj się wymaganiom wobec kandydatów. To wszystko sprawi, że na spotkaniu będziesz w stanie zbudować własny wizerunek partnera biznesu.

Jak tworzyć plan wyszukiwania

Żeby stworzyć optymalny plan wyszukiwania musisz mieć pewne rozeznanie na rynku. Czy stanowisko latwo będzie obsadzić? Czy spodziewasz się trudności w odnalezieniu kandydatów, czy może obawiasz się niskiej responsywności ze względu na spory popyt na specjalistów, których szukasz? Oczywiście zakładam, że po zastosowaniu się do wskazówek z kroku pierwszego, posiadasz już odpowiedzi na wszystkie te pytania

Z drugiej strony musisz uwzglęnić sytuację firmy. Jak pilnie potrzebny jest dany pracownik? Jakie będą konsekwencje, jeśli nie firma nie zatrudni go w odpowiednim momencie? Tak, wiem, większość Hiring Managerów twierdzi, że pracownik potrzebny jest na wczoraj, a konsekwencje braku w załodze są katastrofalne! Ale pamiętaj, nie tylko Ty musisz zachować się po partnersku. Wytłumacz już podczas spotkania jakie sa realistyczne terminy poszczególnych procesów rekrutacji i zaznacz, co by się zmieniło, gdybyś wiedział o powstaniu potrzeby rekrutacyjnej trochę wcześniej. Być może następnym razem uda się Wam wspólnie uniknąć pracy w szaleńczym tempie poprzez wprowadzenie bieżącej komunikacji potrzeb.

Przygotowując strategię wykorzystaj wspomniane powyżej informacje by zdecydować:

• Jakie źródła wyszukiwania możesz uwzględnić biorąc pod uwagę ramy czasowe projektu?
• Jaka powinna być kolejność zastosowanych źródeł (przykładowo czy zaczniesz od wyszukiwania kandydatów we własnej bazie, czy na zewnętrznej platformie)?
• Jakie metody pomiaru wprowadzisz dla poszczególnych źródeł?

Uprzedzam, nie ma w tym wypadku żadnych uniwersalnych odpowiedzi!

Pomiar skuteczności strategii

Spotkałam na swojej drodze rekruterów buntujących się przeciwko pomiarowi skuteczności działań. Moim zdaniem jest to jednak najważniejszy element układanki. Strategia może po prostu się nie sprawdzić – to przytrafia się każdemu pracownikowi każdego działu firmy! Nawet Harvey Specter nie zawsze odnosił sukcesy stosując plan A W takim wypadku musimy koniecznie poinformować Hiring Managera o niepowodzeniu strategii jak najwcześniej, a następnie umówić się na spotkanie w trakcie którego zaproponujemy rozwiązania.

Załóżmy więc, że prowadząc wyszukiwanie na LinkedIn zakładamy, że odnajdziemy 50 kandydatów, a 30 z nich odpowie na naszą wiadomość, na kolejnym etapie 20 zdecyduje się na aplikację i po weryfikacji CV i wstępnej rozmowie wyślemy 3 z nich na spotkanie z Hiring Managerem. Jeśli siadamy do wyszukiwania i odkrywamy, że na portalu możemy odnaleźć zaledwie 40 specjalistów, to już pierwszy sygnał, że strategia może nie wypalić! Zbyt często rekruterzy nie dają Hiring Managerom znać na takim wczesnym etapie, przekazując informacje o problemach dopiero wtedy, kiedy brak jest kandydatów, których możemy zaprosić na spotkanie w firmie.

Temat budownia strategii jest oczywiście niezwykle szeroki, ale nie jest wcale tak skomplikowany jak może się nam wydawać. Kilka prostych kroków sprawi, że będziesz działać sprawniej i szybciej, a w przypadku rekrutacji beznadziejnych (jeśli kandydat nie istnieje, żadna strategia nie pozwoli nam go wyszukać) będziesz przygotowany do rewizji założeń projektu. Zachęcam Cię więc serdecznie do poświęcenia chwili na przygotowanie strategii wyszukiwania. Rezultaty potwierdzą, że było warto