Od tego czasu codziennie walczę z tematem produktywności i mówię o niej sporo podczas wystąpień na konferencjach.

Zarządzanie czasem nie jest proste, bo nie jest to sprawa jednorazowa. Jeśli nawet w poniedziałek uda mi się wznieść na wyżyny produktywności w pełni koncentrując się na tym, co najważniejsze, to nie daje absolutnie gwarancji na podobny sukces we wtorek.

Zaczęłam więc testować różne systemy i narzędzia, co nie umknęło Facebookowi, który zaczął mnie niespodziewanie zamęczać reklamą kostki pozwalającej mierzyć czas pracy. Znałam już Toggl i raczej nie odnotowałam znaczących sukcesów korzystając z tego narzędzia, więc początkowo ignorowałam reklamy. Ale w końcu złamałam się, wyszukałam na YouTube informacje o narzędziu i… zakupiłam je dla siebie na prezent urodzinowy.

Co to jest Timeular?

Timeular to aplikacja do monitorowania czasu pracy. W tym zakresie nie różni się od wielu innych narzędzi na rynku. Robi to jednak w sposób dość nietypowy z dwóch powodów.

Po pierwsze, po zapisaniu wykonywanych zadań, Timeular przedstawia je nam w formie kalendarza. Taka przejrzystość jest bardzo przydatna kiedy analizujemy swoją produktywność, zwłaszcza, jeśli możemy skonfrontować czynności zaplanowane (zwykły kalendarz), z tymi rzeczywiście wykonanymi (kalendarz Timeular).

Po drugie, do samego narzędzia można dokupić również gadżet w formie kostki, dzięki któremu możecie mierzyć czas bez konieczności klikania „play” w aplikacji. Wydaje się, że to nic takiego, ale to właśnie dzięki trackerowi udalo mi się przełamać złą passę i wreszcie zacząć dokładnie mierzyć czas pracy!

Jak działa tracker?

Tracker to kostka o ośmiu powierzchniach. Każdej z nich przypisać można jedną aktywność. Kiedy nie pracujemy, kostka spoczywa w swoim stojaku, dzięki któremu żadna z powierzchni nie jest zwrócona ku górze (jak na zdjęciu).

Kiedy chcemy zacząć mierzyć czas, wystarczy obrócić kostkę i położyć na biurku tak, żeby wybrana przez nas aktywność była widoczna na powierzchni którą kostka zwrócona jest ku górze. Jej powierzchnie sa zmywalne, można więc wielokrotnie przypisywać im różne aktywności

Jak działa aplikacja?

Aplikację Timeular możemy zainstalować na komputerze oraz na telefonie i zadziała zarówno bez trackera jak i po jego podłączeniu. Jeśli nie dysponujemy gadżetem będziemy po prostu zmuszeni ręcznie rozpoczynać i kończyć pomiar czasu dla poszczególnych aktywności.

W aplikacji możemy zapisać dowolną ilość aktywności, które chcemy śledzić. Jeśli korzystamy z trackera, możemy bardzo prosto przypisać je konkretnym powierzchniom kostki, a następnie te strony opisać lub okleić naklejkami tak, żebyśmy wiedzieli co jest co

Aplikacja pozwala na opisanie poszczególnych zapisów aktywności notatkami, możemy też dodać do nich tagi. Wszystko to zostaje uwzględnione w raporcie podsumowującym naszą aktywność.

Korzystając z wersji premium mamy dostęp do rozszerzonych raportów aktywności, a co więcej – możliwości dzielenia narzędzia z całym zespołem (Shared Spaces). To niesamowicie przydatne rozwiązanie, które pozwoli przejrzyście zarządzać pracą zespołu. Nie jest to jednak narzędzie pozwalające śledzić pracowników – osoba zarządzająca aktywnością zespołu otrzymuje informację o jego aktywnościach z 24-godzinnym opóźnieniem.

Jak korzystać z (tego lub innego) narzędzia do mierzenia czasu pracy?

Bez względu na to jakie narzędzie wykorzystacie, by mierzyć czas pracy, jest kilka wskazówek, które pomogą Wam dobrze się za to zabrać.

1. Wyodrębnij tylko kilka najważniejszych aktywności. Bardzo podoba mi się, że Timeular wymusił na mnie, bym określiła 8 najważniejszych obszarów mojej pracy.
   
   Przykładowo, jedną z aktywności, które mierzę jest przygotowanie do konferencji. Każdy zapis aktywności opatruję dodatkowo odpowiednim tagiem, żebym wiedziała, które konferencje wymagają więcej, a które mniej przygotowania. Nie ma jednak sensu zapisywać przygotowania do każdej konferencji jako osobnej aktywności, bo niepotrzebnie komplikuje to pomiar i raporty.
   
   
2. Przeznaczcie ostatnie 15 minut pracy na weryfikację tego, co udało się Wam zmierzyć w ciągu dnia. Jeśli któreś zapisy wymagają wprowadzenia poprawek, dodatkowych notatek, wprowadźcie je jeszcze tego samego dnia, by zapewnić precyzję pomiaru.
   
   
3. Wykorzystajcie narzędzie do analizy swojej produktywności i, co najważniejsze, wprowadzania zmian do Waszej pracy. Celem nie jest tylko sprawdzenie ile czasu potrzebujecie na wykonanie pewnych czynności (choć to też może być ważne), ale przede wszystkim zadbanie o to, by swoją pracę wykonywać jeszcze sprawniej.
   
   Być może któreś czynności warto zautomatyzować? Oddelegować? Zrezygnować z nich zupełnie, jeśli nie przynoszą określonych rezultatów? A może pewne czynności warto wykonywać o konkretnych porach dnia, żeby uporać się z nimi szybciej?
   
   To wszystko pytania, na które znajdziecie odpowiedzi mierząc czas pracy.

PS. Narzędzie Timeular podbiło moje serce i odkąd zaczęłam z niego korzystać, wielokrotnie polecałam je podczas wystąpień. Wobec tego od niedawna zostałam też lokalnym partnerem Timeular.

Oczywiście istnieją również inne podobne narzędzia. Warto tu wymienić Hiretual, którego wersji testowej przyjrzałam się parę lat temu. Od tego czasu narzędzie na pewno uległo zmianie, niestety jednak wielu rekruterów skarży się na brak dostosowania go do przepisów RODO. Kolejne narzędzie to Talentwunder, z którego nie miałam do tej pory okazji skorzystać.

Do czego służy agregator?

Sourcing jako dziedzina rozwija się w Polsce już od wielu lat, przy czym pomysł na to jak najlepiej organizować wyszukiwanie kandydatów wciąż ewoluuje. Na naszym rynku niewiele firm decyduje się na zatrudnienie osób specjalizujących się w sourcingu. W badaniu Recruitment Open Community tylko 3% respondentów wskazało, że sourcing to ich jedyny obowiązek.

Wobec tego zespoły rekrutacji muszą znaleźć sposób, by połączyć obowiązki z obszaru rekrutacji z wyszukiwaniem kandydatów. To spore wyzwanie z dwóch powodów: sourcing zajmuje wiele czasu, oraz wymaga odpowiedniej wiedzy z zakresu wyszukiwania informacji w sieci. Jednym z rozwiązań jest zastosowanie takich technologii, które ułatwią a także, przede wszystkim, przyspieszą wyszukiwanie kandydatów.

Jak działa AmazingHiring?

Narzędzie jest przede wszystkim wyjątkowo przejrzyste, co ułatwia pracę nawet mniej doświadczonym rekruterom. Możliwe są dwie metody wyszukiwania:

1. „AI sourcing” pozwala na wybranie interesującej Cię specjalizacji, po czym narzędzie samo dobierze odpowiednie słowa klucze. Dostępne są dwie listy specjalizacji: software engineering oraz pozostałe specjalizacje (w tym nawet rekrutacja IT).

2. Formularz wyszukiwania, w ramach którego możesz samodzielnie wybrać słowa klucze w kilku różnych kategoriach oraz określić interesującą Cię lokalizację.

AmazingHiring umożliwia zapisywanie kwerend, dzięki czemu wystarczy jednorazowo wpisać ją do narzędzia. Narzędzie zapisuje też historię wyszukiwania, więc nie musicie się obawiać, jeśli zapomnisz zapisać którąś z kwerend.

Każde wyszukiwanie zwraca wyniki podzielone na 3 kategorie: wszystkie profile, profile z danymi kontaktowymi i profile bez danych kontaktowych. Przykładowo wyszukiwanie metodą „AI sourcing” po specjalizacji Scala w Krakowie pozwoliło mi dziś odnaleźć 220 profili, w tym 147 profili z danymi kontaktowymi i 73 profile bez danych kontaktowych. Każdemu użytkownikowi przysługuje określona liczba danych kontaktowych, które może odkryć.

Jak korzystać z rozszerzenia Chrome?

AmazingHiring oferuje również własne rozszerzenie Chrome, dzięki któremu możesz szybko odnaleźć w sieci pozostałe profile kandydata, którego wyszukasz. Przykładowo, otwierając profil programisty na GitHubie, możesz jednym kliknięciem przenieść się na jego profil na Linkedin, StackOverflow czy innej platformie, na której jest obecny. Możesz również korzystając z rozszerzenia odkryć adres email kandydata (korzystając z przysługującej Ci puli).

Czy warto korzystać z AmazingHiring?

W przypadku AmazingHiring, tak samo jak w przypadku innych narzędzi odpowiedź brzmi oczywiście: to zależy. Narzędzie jest niewątpliwie przydatne, zwłaszcza dla rekruterów, którzy poza sourcingiem zajmują się również całym procesem rekrutacji. Pozwala bardzo skrócić czas wyszukiwania, a do tego zbiera również ciekawe informacje z rynku (np. jak długo programiści pracują zazwyczaj w danej firmie, gdzie najczęściej odchodzą etc.)

Jeśli zastanawiasz się nad tym, czy warto namawiać firmę na zakup, mam następującą propozycję. Zmierz ile czasu poświęcasz w tygodniu na sourcing i jakie osiągasz rezultaty. Możesz do tego wykorzystać dowolne narzędzie do mierzenia czasu pracy i tracker do kandydatów, z którego korzystasz na codzień.

W kolejnym tygodniu wypróbuj wyszukiwania za pomocą Amazing Hiring. Ponownie mierz czas przeznaczony na wyszukiwanie i rezultaty pracy. Wynik powinien wskazać, czy narzędzie będzie stanowić interesującą inwestycję dla firmy. Ostatecznie Twój czas pracy jest również kosztem, jeśli więc możesz sporo go oszczędzić, to inwestycja się zwróci.

Jako manager możesz rozważyć jeszcze jeden dodatkowy argument: samopoczucie rekruterów. Wypalenie zawodowe, które tak często dotyka naszą branżę, jest związane między innymi z wykonywaniem pracy, która nie sprawia nam przyjemności. Jeśli możemy zapewnić rekruterom wsparcie w obszarze wyszukiwania kandydatów, pozwalając im skupić się na kontakcie z wybranymi osobami, mogą zostać w zespole na dłużej.

Wielu rekruterów ciągle jednak nie korzysta z wideo i, mówiąc zupełnie szczerze, wcale się im nie dziwię. Wdrożenie wideo bez zastanowienia zdecydowanie nie ma sensu. Z drugiej strony jest kilka ciekawych pomysłów na wykorzystanie tego formatu, które nie wymagają wiele czasu ani wysiłku.

Jak przeistoczyć tekst w wideo?

Wideo zwraca uwagę użytkowników portalu w sposób porównywalny do dobrej grafiki. Jest jednak jedna zasadnicza różnica: LinkedIn nie promuje treści graficznych, natomiast promuje treści wideo. Wystarczy prześledzi zasięgi kilku eksperymentalnych postów, by utwierdzić się w tym przekonaniu.

Z kolei wideo w wiadomości bezpośredniej (jako element strategii sourcingowej) jest ciągle jeszcze rzadko stosowanym rozwiązaniem.

Właśnie dlatego warto zastanowić się, czy ogłoszenie o pracy, do której poszukujemy kandydatów, nie sprawdziłoby się lepiej w formie obrazu ruchomego. Istnieje proste narzędzie, które możemy do tego wykorzystać. To narzędzie to Lumen5. Pozwala ono dowolny tekst przeistoczyć w wideo, a cały proces zamyka się zaledwie w kilku minutach.

Przykład takiego wideo znajdziecie na przykład na profilu Recruitment Open Community.

Jak stworzyć wideo w 30 sekund?

Żeby wideo mogło rzeczywiście zainteresować odbiorcę, musi zawierać takie elementy, których standardowe ogłoszenie nie zawiera. Uwaga, uwaga: to coś, to nie jest twarz rekrutera

Waszą twarz kandydat powinien rozpoznawać już po zapoznaniu się z profilem na LinkedIn. A ponieważ nie przyjdzie Wam na co dzień ze sobą pracować (chyba, że szukaciekogoś do własnego zespołu), można z całą pewnością znaleźć w organizacji kogoś innego, kto powinien pojawić się w Waszej produkcji filmowej.

Ten ktoś, to Hiring Manager. Jeśli nie ma problemu z kamerą, warto film do wpisów na LinkedIn (lub wiadomości do kandydatów) nakręcić jeszcze w trakcie tak zwanego intake/briefing meeting. Jeśli Hiring Manager nie lubi pokazywać się na filmie, nic straconego. Nie należy nikogo zmuszać do takich wystąpień, jest natomiast szansa że szerzej zakrojone poszukiwania pozwolą wyłonić naszą gwiazdę: pracownika zespołu, do którego szukamy lub inną osobę, z którą będzie miał styczność nasz nowy pracownik.

Filmik nie tylko nie musi, ale wręcz nie powinien być zbyt długi, powinien też wyglądać dość naturalnie. Telefon i przestrzeń biurowa na pewno wystarczą, żeby go stworzyć.

Jak załączyć wideo w wiadomości do kandydata?

Namówić odbiorcę, by kliknął w linka nie jest prosto. Załączniki też nie cieszą się szaleńczą popularnością. Jest jednak sposób, by wideo, które przygotowaliście wyświetlało się bezpośrednio w treści wiadomości wysłanej do kandydata.

Umożliwia to narzędzie BombBomb i choć nie należy ono do najtańszych (koszt konta indywidualnego to ok. $50/mies.), zdecydowanie warto się z nim zapoznać. Możecie to zrobić dzięki opcji free trial – konto demo jest dostępne na okres 14 dni bez zobowiązań. Więcej o możliwościach tego narzędzia dowiecie się tutaj.

Wideo jest z całą pewnością jednym z najbardziej angażujących środków przekazu. Żeby jednak wykorzystać w pełni jego możliwości, musicie upewnić się, że jest odpowiednio przygotowane i dystrybuowane. Zachęcam Was do eksperymentów – a może sami już jakieś prowadziliście?

Zasada wydaje się dość prosta, a pomysł jest z całą pewnością możliwy do realizacji, większość rekruterów nie ma jednak kluczowych informacji potrzebnych do wprowadzenia go w życie. Te informacje to nic innego jak plan zatrudnienia, który możemy stworzyć przy pomocy narzędzia Foresight.

W ramach demo nowego produktu miałam okazję posłuchać historii dwóch rekruterów, którzy nie godzili się na taką sytuację. Postanowili stworzyć proste narzędzie w Excelu, które gromadziło dane przekazane przez Hiring Managerów co do stanowisk, jakie mogą pojawić się w ich zespołach w przeciągu najbliższego roku.

Sprawa wydaje się banalna, a jednak rozglądając się po rynku ze zdziwieniem nie odnotowuję wielu firm, które razem z zespołem rekrutacjci prowadzą zaawansowaną analizę własnych potrzeb w przeciągu najbliższego roku, ani żadnej konkurencji dla produktu, o którym chciałabym Wam dziś powiedzieć. Jeśli przekonujecie się sami, że takich danych nie da się zdobyć z wyprzedzeniem, że nikt nie wie dziś kogo będzie zatrudniać za pół roku – czas najwyższy, żebyście przestali używać takich wymówek. W wielu wypadkach zatrudnienie nowych pracowników wiąże się z zastąpieniem rodziców na urlopach wychowawczych, pracowników odchodzących z firmy (nierzadko na 3-miesięcznym okresie wypowiedzenia!), czy z planowanym rozwojem firmy. O tym ostatnim wypadku wie przecież zarząd i dział sprzedaży… więc czemu dział rekrutacji zawsze dowiaduje się o potrzebach rekrutacyjnych w ostatnim momencie?

Być może dlatego, że nie wymaga więcej od biznesu. Połączenie wysokich oczekiwań i prostego narzędzia, które umożliwia ich spełnieniem może okazać się idealnym rozwiązaniem.

Czym jest Foresight?

To niezwykle proste narzędzie zastępuje dziś wspomniany wcześniej plik Excel, pozwalając w prosty i przyjazny managerom sposób stworzyć plan zatrudnienia. Mechanizm jest prosty: rekruter tworzy listę pytań, które chce zadać managerom, dotyczącą ich planu zatrudnienia na kolejny rok. Taka lista może uwzględniać zatrudnienie ze względu na rotację czy rozwój zespołu – odpowiednio przygotowaną ankietę pomoże nam stworzyć zespół Foresight.

Każdy z managerów daje więc znać kogo i kiedy planuje zatrudnić (nie mówimy tu o ogólnikach, ale o konkretnych informacjach uwzględniających poziom stanowiska, planowane wynagrodzenie dla pracownika, lokalizację etc.) i wysyła je do rekrutera. Na tej podstawie tworzony jest zbiorczy dokument, który stanowi kompletny plan zatrudnienia. Dokument ten jest aktualizowany na bieżąco i daje nam możliwość tworzenia raportów na podstawie interesujących nas danych. Możemy przykładowo przejrzeć plan zatrudnienia dla konkretnego regionu, do konkretnego zespołu lub na konkretny typ stanowisk.

Zmiana w sposobie myślenia

Często podczas konferencji tłumaczę jak budować społeczności talentów – zadanie wymagające wyjątkowo długofalowej perspektywy. Wspominam o przygotowaniu newsletterów czy strategii wyszukiwania kandydatów. Ci, którzy z powątpiewaniem kręcą głowami, wiedząc, że nie znajdą czasu na takie działania, potrzebują zmienić sposób myślenia o rekrutacji.

Tak często mówimy o byciu partnerem dla biznesu, a jednocześnie wcale o to nie zabiegamy. Wyobraźcie sobie, że w równie bierny sposób działałby jakikolwiek inny dział w firmie – choćby dział marketingu czekający cierpliwie, aż firma zdecyduje się przekazać informacje o nowym produkcie wymagającym promocji. Albo dział sprzedaży, oczekujący aż klienci sami zadzwonią by zamówić usługę.

Najwyższy czas nauczyć się bardziej stanowczo stawiać sprawę, bez względu na to, czy wykorzystacie do tego Foresight czy jakiekolwiek inne narzędzie. Liczby mówią same za siebie: firmy, które wdrożyły to narzędzie deklarują zmniejszenie czasu potrzebnego na zatrudnienie nowego pracownika z 67 do zaledwie 9 dni! Adopcja narzędzia wśród Hiring Managerów wynosi około 80% zaraz po jego wdrożeniu, a w wypadku niektórych klientów wzrasta aż do 98% po zaledwie kilku miesiącach. Wśród korzystających z tego rozwiązania firm znajdują się zarówno ogromne międzynarodowe korporacje, jak i startupy przechodzące okres intensywnego wzrostu, a zatrudniające zaledwie jednego rekrutera.

W przyszłym tygodniu na konferencji HR w Centrach Usług Biznesowych i IT będę mówić o tym, jak działy rekrutacji mogą zapewnić sobie silniejszą pozycję wewnątrz firm. Foresight to tylko jedno z narzędzi, jakich można użyć w tym celu.

Po pierwsze – kiedy przydają się narzędzia?

Przypominam (pisałam o tym już w zeszłym roku), że nie wszystkie platformy godzą się na stosowanie narzędzi sourcingowych. Mowa przede wszystkim o LinkedIn, który ostatnio z większą niż do tej pory zaciętością, blokuje profile użytkowników naruszających regulamin. Niestety – nie korzystając z narzędzi nie możecie mieć pewności, że LinkedIn nie wyciągnie wobec Was konsekwencji. Algorytm służący do wykrywania naruszeń pozostawia wiele do życzenia. Sama nie korzystam z żadnych narzędzi łamiących tzw. Terms of Service platformy, co jednak nie uchroniło mnie przez kilkudniową blokadą i żądaniem przesłania paszportu. Przypominam tylko, że nie ma konieczności (a od wprowadzenia RODO już samo żądanie będzie niezgodne z przepisami) przesłania paszportu ani innego dowodu tożsamości do LinkedIn. O tym  więcej we wpisie po angielsku.

Jeśli macie zamiar używać narzędzi sourcingowych, pamiętajcie by uwanie zapoznać się z regulaminem platform, na których będą one działać.

Moje wtyczki Chrome – przegląd

Oczywiście można korzystać z narzędzi w różnej formie. Ale wtyczki do Chrome zyskały sobie wielką popularność ze względu na łatwość użycia. Poniżej pełna lista wtyczek, z których sama korzystam

Buffer

Uwielbiam Buffera i choć w ostatnich kilku miesiącach korzystam z niego rzadziej, z pełnym przekonaniem polecam go rekruterom. Jeśli chcecie dzielić się ciekawymi treściami z Waszą siecią kontaków na różnych platformach regularnie, to pomoże Wam w tym właśnie Buffer. Pisałam o nim już lata temu i nic nie stracił na aktualności!

AdBlock Plus

Oczywista oczywistość jeśli nie chcecie zostać zasypani reklamami na wszystkich platformach, z których korzystacie. Łatwo można go wyłączyć na konkretnych stronach, jeśli jest to z jakiegoś powodu niezbędne.

Search by Image (by Google)

To jedno z najprostszych narzędzi sourcingowych, z jakich w ogóle można skorzystać. Wyobraźcie sobie, że trafiacie na profil kandydata na jakiejś platformie i chcecie szybko sprawdzić, czy nie dysponuje innymi profilami w sieci. Wystarczy poszukać zdjęcia profilowego w sieci! A to tylko jedno z wielu zastowowań wyszukiwania obrazem

Intelligence Search

Jeśli interesuje Was możliwość wyszukiwania profili na Facebooku, zdecydowanie polecam narzędzie, które stworzył Shane McCusker. Jest bardzo proste w użyciu i wystarczająco rozwinięte, by móc dostarczyć precyzyjnych wyników. Należy tylko pamiętać, że w przeciwieństwie do platform profesjonalnych, Facebook nie zawsze dysponuje informacjami dotyczącymi miejsca czy stanowiska pracy w bezpośredniej formie… trzeba więc będzie pobawić się trochę w detektywa.

Pocket

To narzędzie służące do zapisywania treści na poźniej. Kiedy spędzam dużo czasu w sieci, trafię zawsze na jakieś ciekawe materiały, których po prostu nie mam czasu przeczytać od razu. Wtedy zapisuję je na później, dodatkowo porządkując je według kategorii.

Custom Tab Names for Google

O tej wtyczce czytałam już w zeszłym roku, ale jakoś nigdy nie znalazłam czasu, by z niej skorzystać. Obecnie jestem parę tygodni po wdrożeniu… i jeszcze nie jestem pewna, co myślę! By skorzystać z narzędzia musiałam zmienić język usługi Gmail na angielski, a po jej zainstalowaniu mogłam zdecydować jak nazwać 5 dostępnych w Gmail zakładek. Cóż jednak z tego, skoro wiadomości trafiają do różnych z nich automatycznie, a ja muszę spędzać wciąż wiwlw czasu sortując je i umieszczająć w odpowiednich zakładkach? Zobaczymy, na razie jeszcze się nie zniechęcam!

Hubspot Sales

Absoluny must-have tak dla rekruterów jak i innych osób, którym zdarza się w pracy wysyłać maile. Czemu? Po prostu dlatego, że na przebieg pracy dobrze wpływa świadomość czy i kiedy nasze wiadomości są odbierane. Tym bardziej, jeśli wysyłamy tzw. cold emails, czyli wiadomość jest pierwszą próbą kontaktu z daną osobą. Dzięki wtyczce będziesz wiedzieć jak zwiększyć skuteczność komunikacji – czy temat wiadomości skłania do ich otwierania, a treść – do napisania odpowiedzi.

Tym wtyczkom już podziękujemy

Pamiętajcie, że możecie w każdym momencie zdecydować się na wyłączenie tych wtyczek, z których przestaliście, przynajmniej chwilowo, korzystać. Ja na początku roku pożegnałam się z kilkoma – w zbyt dużej ilości jednocześnie narzędzia nie są równie przydatne, a każda kolejna wtyczka może spowalniać działanie przeglądarki. W prawym górnym rogu nie widzę już więc Full Page Screen Capture (choć nie usuwam jeszcze!) i Momentum. Jeśli zatęsknię – powrócą, jeśli nie – być może znajdę na ich miejsce inne ciekawe narzędzia!

Zanim do nich przejdę warto zauważyć, że sam Hiretual oferuje właściwie kilka narzędzi. Pozwala z jednej strony na wyszukiwanie profilów kandydatów w sieci, z drugiej strony oferuje również dostęp do danych kontaktowych wyszukanych kandydatów. Korzystając z Hiretual nie musicie więc decydować się na kontakt za pośrednictwem portali, co jest szczególnie atrakcyjne dla zwolenników korespondencji mailowej. Więcej informacji możecie znaleźć na stronie lub rozmawiając z twórcami lub innymi użytkownikami narzędzia – to właśnie ich pozytywne opinie zachęciły mnie do tego eksperymentu.

Automatyczny sourcer – jak pracować z robotem?

Automatyczny sourcer (AI sourcing tool) to narzędzie, które na podstawie określonych przez nas kryteriów przejrzy dostępne w sieci profile kanyddatów z różnych źródeł, by zaproponować nam te, które najlepiej dopasowane są do naszych potrzeb.

Samo narzędzie jest dość proste w użyciu. Wygląda ślicznie (tak, wiem, że to brzmi zabawnie, ale Ci z Was, którzy mnie znają wiedzą jak sobie cenię wygląd narzędzi pracy!) i nietrudno się domyślić jak może działać. Mimo to, każdemu, kto zdecyduje się je wypróbować twórcy narzędzia oferują wspólny przegląd jego możliwości. Koniecznie należy się na takie demo umówić! Twórcy narzędzia nie tylko najlepiej znają jego możliwości, ale też są praktykami w dziedzinie sourcingu, co pozwala im bardzo rzeczowo odpowiadać na wszystkie pytania.

W odpowiednie pola wpisujemy więc kogo szukamy. Podajemy nazwę stanowiska (można podać ich kilka), a automatyczny sourcer podpowiada jakie umiejętności mogą nas interesować. Listę możemy uzupełnić o dodatkowe umiejętności i wymagania, z drugiej strony tworzymy listę nazw stanowisk, które chcemy wykluczyć z wyszukiwania. Dzięki temu unikniemy chociażby przeglądania profilów rekruterów, którzy wyszukują kandydatów o takich umiejętnościach. Automatyczny sourcer przeanalizuje tysiące profilów, proponując nam jedynie te, które jego zdaniem najlepiej spełniają nasze oczekiwania.

Poza kwestiami technicznymi praca z robotem nie różni się bardzo od pracy z człowiekiem. Rozpoczynając nowy projekt warto poprosić o stosunkowo niewielką ilość rezultatów (powiedzmy 50), zerknąć, czy wyniki są trafione i dopiero na tej podstawie stworzyć kolejne wyszukiwanie. Podobnie działałabym szkoląc nowego sourcera – chodzi o to, by uniknąć znaczącej inwestycji czasu, gdyby doszło do nieporozumień. Warto jednak zauważyć, że wyszkolenie człowieka wymaga zdecydowanie więcej czasu i umiejętności niż skuteczne skorzystanie z automatycznego sourcera. zbiW dodatku wyposażony w sztuczną inteligencję pracownik wykonuje powierzone mu zadania 24 godziny na dobę, w weekendy i święta. Inwestycja czasu dotyczy więc jedynie nas – chodzi po prostu o czas, który poświęcimy na przejrzenie wyników.

Do trzech razy sztuka

Korzystając z narzędzia założyłam, że pierwsze dwa wyszukiwania mają służyć dobraniu jak najlepszych kryteriów wyszukiwania, a dopiero trzecie wyszukiwanie wyłonieniu odpowiednich profilów kandydatów. Dzięki takiemu podejściu automatyczny sourcer osiągnął wysoką trafność w wyszukiwaniu – przy pierwszym wyszukiwaniu ok. 10%, przy drugim koło 25%, natomiast przy trzecim już ok. 50% profilów odpowiadało moim kryteriom. Warto jednak zauważyć, że wiele zależy od branży, stanowiska i lokalizacji, które nas interesują. Sama zdecydowałam się na użycie Hiretual do wyszukiwania kandydatów w Niemczech w branży produkcyjnej, co zdecydowanie wpłynęło na wyniki. Udało mi się jednak dzięki temu dotrzeć do profilów, których nie odnalazłam za pomocą innych metod wyszukiwania.

Wyszukiwanie w mediach społecznościowych

Zdecydowanie wyższy wskaźnik można osiągnąć szukając takich kandydatów, którzy z powodów zawodowych obecni są w sieci. Jeśli szukamy sprzedawcy mebli – może być problem. Natomiast sprzedawcy w branży IT dają się odnaleźć bez problemu. Choć automatyczny sourcer potrafi uczyć się na własnych doświadczeniach, są takie tricki, których nie damy rady go nauczyć.

Przykładowo, stosując wyszukiwanie na Facebooku nie wyszukamy kandydatów tą samą metodą co na platformach profesjonalnych. Sama nazwa stanowiska może nigdzie się nie pojawić, kandydat może nie wspomnieć nawet o tym w jakiej firmie pracuje. Szukając po śladach można jednak odnaleźć właściwy profil – być może należy do grupy, która zrzesza przedstawicieli konkretnej grupy zawodowej, polubił profil swojego pracodawcy czy udostępnił treści związane z własną pracą.

Ograniczenia w wyszukiwaniu online

Zdarzają się w karierze rekrutera takie sytuacje, kiedy wyszukiwanie online po prostu zawodzi. Trzeba wtedy sięgnąć po telefon lub wręcz wyjść z biura i udać się „w teren”. Metody offline sourcing są z definicji niedostępne dla naszego automatycznego sourcera. Nie wyjdzie za nas na meetup, nie zadzwoni do konkurencji ani szkół czy uczelni.W takich wypadkach trzeba będzie pracę wykonać samemu.

Wnioski z doświadzczenia

• nie wszystkie zadania można zlecić automatycznemu sourcerowi, jednak te, które potrafil wykonać, wychodzą mu nieraz lepiej (i szybciej) niż innym członkom zespołu
• ponieważ koszt narzędzia jest zdecydowanie niższy niż koszt zatrudnienia kolejnego członka zespołu, a automatyczny sourcer ani nie musi uczyć się pracy od zera, ani też nie ma rosnących aspiracji zawodowych, może stanowić ciekawą alternatywę dla powiększania zespołu rekrutacyjnego
• jak zwykle zwrot z inwestycji zależy głównie od użytkowników; jeśli nauczycie się w pełni wykorzystywać możliwości narzędzia, z pewnością będziecie z niego zadowoleni!

Jeśli mieliście okazję skorzystać z Hiretual lub innego automatycznego sourcera, jestem bardzo ciekawa Waszych wniosków! Zachęcam, żebyście podzielili się nimi w komentarzach pod wpisem

A jeśli powiem Wam, że zarówno na rozmowy rekrutacyjne Wasi kandydaci mogliby umawiać się samodzielnie?

Gdy zaczynałam pracować w rekrutacji tego typu rozwiązania były bardzo kosztowne. Dziś technologia umożliwiająca automatyczne umawianie spotkań jest nie tylko zdecydowanie łatwiejsza w użyciu, ale również dostępna darmowo (lub za niewygórowaną cenę).

Narzędzie, z którego sama korzystam nazywa się Calendly. Korzystając z darmowej wersji, możecie umawiać automatycznie jeden rodzaj spotkań. Warto spróbować i, jeśli narzędzie się sprawdzi, zastanowić się nad opcją premium.

Załóżmy więc, że chcecie wykorzystać Calendly do umawiania krótkich rozmów telefonicznych.

1. Zakładacie konto – możecie od razu zalogować się za pomocą konta Google, tym samym synchronizując narzędzie z kalendarzem Google. Jeśli taka opcja Wam nie odpowiada, możecie zalogować się podając swoje dane i hasło i zsynchronizować kalendarz już po weryfikacji adresu email.

2. Kolejny krok to potwierdzenie szczegółów, takich jak link, który będziecie wysyłać kandydatom, strefa czasowa i język. Niestety polski nie jest (obecnie) dostępny, ale możecie skorzystać z narzędzia w języku angielskim.

Dobra wiadomość dla tych, którzy nie korzystają z kalendarza Google: narzędzie integruje się również z kalendarzem w Outlooku, Office 365 i iCloud Calendar.

Dzięki takiej integracji, terminy dostępne w naszym kalendarzu będą na bieżąco aktualizowane, dzięki czemu nie istnieje ryzyko, że umówimy dwie rozmowy w jednym terminie, lub, że kandydat poprosi o telefon w czasie, który mamy już zarezerwowany dla kogoś innego.

3. Teraz czas na wprowadzenie szczegółowych danych odnośnie spotkania, na które umawiać się będą kandydaci korzystając z linka. Darmowe konto umożliwia wybór jednego typu spotkań – jeśli Wasze rozmowy telefoniczne trwają ok. 15 minut, możecie skorzystać z gotowej podpowiedzi.

Edycja spotkania pozwoli Wam zadecydować o takich szczegółach jak:

• jego nazwa
• dostępne terminy (standardowo od 9 do 17, ale możecie oczywiście wprowadzić zmiany)
• dane, które będzie musiał podać kandydat umawiając się na spotkanie
• informacja mailowa wysłana do kandydata po umówieniu spotkania

Tym z Was, którzy prowadzą projekty w firmach typowo polskich, może się nawet udać stworzyć szablony wiadomości po polsku. System nie odmieni używanych nazw i wyrazów, ale przy odrobinie pomysłowości możecie i z tym sobie poradzić.

Jak widać da się trzeba tylko trochę dobrej woli. Zainwestowany czas z pewnością się Wam zwróci, bo od dziś zamiast wymieniać kolejne maile z kandydatem, wystarczy zaproponować mu wybranie odpowiedniego terminu. Śmiem twierdzić, że takie rozwiązanie (również dzięki pięknemu designowi, także w wersji mobilnej) może pozytywnie wpłynąć na candidate experience. Pozwoli Wam też poświęcić więcej czasu na to, co naprawdę ważne – a więc same rozmowy, wysyłanie komunikacji odnośnie poszczególnych etapów procesu i przekazanie feedbacku po jego zakończeniu

Jeśli ciężko jest Ci znaleźć czas na udostępnianie ciekawych informacji w social media w trakcie pracy, to również polecam skorzystanie z tego narzędzia. Wystarczy, że rano zaplanujesz co udostępnić w ciągu dnia, a pod koniec dnia pracy przejrzysz odpowiedzi innych użytkowników platform – ograniczanie aktywności do samych udostępnień to oczywiście za mało jeśli chcesz jednocześnie budować sieć kontaktów.

Co prawda usługa umożliwia udostępnienie dokładnie tych samych wiadomości na wszystkich zintegrowanych z nią platformach, osobiście radzę jednak z tej możliwości zrezygnować. Każde medium społecznościowe rządzi się swoimi własnymi prawami, dlatego wiadomości udostępniane na LinkedIn będą zupełnie inne od tych udostępnianych na Twitterze czy Facebooku.

Dzięki zakładce „schedule” możesz wybrać optymalny czas udostępniania wiadomości. Jeśli do tego zainstalujesz rozszerzenie Buffer, będziesz mogła (mógł) błyskawicznie udostępniać lub dodawać do harmonogramu odwiedzane strony internetowe – wpisy na blogach, artykuły czy ogłoszenia o pracę.

Jeśli zdecydujesz się skorzystać, daj proszę znać jak Ci poszło i co się sprawdza w komentarzach!

Dlatego przy organizowaniu spotkań wspomagam się narzędziem, które z absolutnego koszmaru zamienia pracę w kilku strefach czasowych w błahostkę.

Meeting Planner – to niezwykle proste narzędzie ułatwi Wam planowanie spotkań poprzez ustalenie najlepszego czasu na spotkanie dla uczestników znajdujących się w różnych strefach czasowych. Wystarczy, że wprowadzicie nazwy miejscowości, w których znajdują się kandydat i managerowie…

…i wybierzecie jeden z proponowanych terminów. Dla ułatwienia, typowe godziny pracy zaznaczone są na zielono, godziny wolne od pracy na żółto, a godziny nocne na czerwono:

To jeszcze nie wszystko. Jeśli używacie w pracy Outlooka, wystarczy jedno kliknięcie by zachować termin spotkania w kalendarzu! Wybierzcie odpowiedni termin spotkania, a po kliknięciu pojawi się niemożliwy do przegapienia przycisk:

Teraz wystarczy już tylko zaprosić wszystkich uczestników i gotowe!