Wyobraź sobie, że wracasz do domu po pracy i odkrywasz, że pęknięta rura w kuchni zalewa Ci całe mieszkanie.

Potrzebujesz zaledwie minut, by odnaleźć numer do hydraulika i przeprowadzić rozmowę, dogadując w trakcie zakres prac i wynagrodzenie. A przecież… to nic innego jak przykładowy proces rekrutacji!

Dlaczego w takim razie przeprowadzenie procesu rekrutacji dla firmy bywa takie skomplikowane?

Moim zdaniem – jest to często spowodowane brakiem odpowiedniego przygotowania.

Kiedy w proces rekrutacji zaangażowane jest więcej osób, kiedy nie jesteś jednocześnie rekruterem i osobą decyzyjną (decyzję o zatrudnieniu w większości firm podejmuje manager działu), kiedy brakuje jasności czy poczucia pilnej potrzeby… proces rekrutacji komplikuje się i tracimy nad nim kontrolę.

Zapraszam więc serdecznie do odsłuchania webinaru, który miałam okazję poprowadzić dla OLX Praca, w którym opowiadam jak odpowiednio przygotować się do prowadzenia procesu rekrutacji:

Negocjacje w rekrutacji

Przyzwyczailiśmy się już do obrazu twardego negocjatora, który swoim nieustępliwym podejściem, groźną miną lub różnego rodzaju przewagą nad drugą stroną wymusza takie warunki współpracy, na jakich mu zależy.

Ten typ negocjacji świetnie sprawdza się w filmach, ale nie w prawdziwym życiu. Zarówno w biznesie jak i w rekrutacji ostatnia rzecz, do jakiej powinieneś dążyć to wymuszanie czegokolwiek na drugiej stronie. Kandydat (czy też kontrahent), który ma poczucie, że został „złowiony” w najlepszym wypadku odmówi ostatecznie współpracy, a w najgorszym – przestanie odbierać telefony, odpisywać na maile i ostatecznie kompletnie przepadnie, jak gdyby nigdy z Tobą nie rozmawiał.

Negocjacje a budowanie relacji

W zeszłym roku w moje ręce wpadła moja ulubiona książka dotycząca negocjacji – to Never split the difference. Negotiating as if your life depended on it. Jej autor, Chris Voss, tak pisze o tym, czym jest proces negocjacji:

Negotiation is not an act of battle; it’s a process of discovery. The goal is to uncover as much information as possible.     

Chris Voss

Właściwie wszystkie proponowane przez niego techniki negocjacyjne służą jednemu celowi: zdobyciu jak najwięcej informacji o osobie po drugiej stronie stołu. Jeśli więc zastanawiasz się, czy robisz to dobrze, wystarczy zadać sobie jedno pytanie:

Czy podczas negocjacji więcej mówisz, czy więcej słuchasz?

W negocjacjach, tak jak w budowaniu relacji, prawdziwy sukces osiąga się poprzez wsłuchanie się w potrzeby drugiej strony. Celem nie jest osiągnięcie kompromisu, czyli spotkanie się w pół drogi. Celem jest zapewnienie, że obie strony będą mogły w ramach współpracy otrzymać wszystko, na czym im zależy.

Żeby ten cel osiągnąć, musisz pozwolić kandydatowi zdradzić co motywuje go do pracy i na czym mu zależy w życiu. Ale uwaga, nie zrobisz tego zadając bezpośrednie pytania. Czasem sami nie jesteśmy pewni co mogłoby stanowić dla nas naprawdę atrakcyjną ofertę. Dlatego właśnie budowanie relacji i poznawanie się poprzez konwersację jest tak ważną częścią negocjacji.

Negocjuj po partnersku

„Nie chcę podawać minimum, bo firma to wykorzysta. Da tylko tyle, ile musi i ani grosza więcej” powiedział mi kiedyś kandydat. Chciałabym móc z czystym sumieniem zapewnić go, że to nie prawda. Niestety, to częstą praktyka na rynku. Pracodawca wychodzi z pozycji siły, zmusza kandydata do podania wymagań zanim sam zdradzi swoje widełki finansowe. Podobnie, z pozycji siły, działa pracodawca, który składa ofertę w ostatnim dniu miesiąca i to również jest ciągle częsta praktyka. Kandydat ma w takim wypadku tylko jeden dzień na złożenie wypowiedzenia – nie ma czasu zastanowić się nad złożoną ofertą, musi działać pod presją czasu.

W takiej sytuacji obie strony przegrywają. Kandydat otrzymuje minimalną kwotę, za którą opłaca mu się zmienić pracę, lub kwotę niewiele wyższą. Pracodawca dostaje to, za co płaci: pracownika, którego łatwo będzie skusić bardziej atrakcyjną ofertą.

A co, gdyby każda że stron mogła dostać wszystko na czym jej zależy? W wypadku pracownika mogą to być nie tylko pieniądze. Być może jego sytuację życiową mogą zasadniczo zmienić nietypowe godziny pracy, praca na niepełny etat lub dodatkowe dni urlopowe. Pracodawca zyska, kiedy pracownik zacznie przychodzić do pracy bardziej wypoczęty, zaangażowany i pełen energii do dzialania.

Na temat negocjowania warunków zatrudnienia rozmawiałam też ostatnio z Karoliną Latus w HR-owych rozkminach. Znajdziesz tam co nieco inspiracji odnośnie tego jakie elementy oferty możesz włączyć do negocjacji tak, żeby nie dotyczyły one samego tylko wynagrodzenia.

Pamiętaj: negocjacje (zwłaszcza w rekrutacji!) mogą mieć samych wygranych lub samych przegranych. Negocjuj więc tak, żeby proces ten nie odbił się negatywnie na Twojej relacji z kadydatem i – być może – przyszłym kolegą czy koleżanką z pracy

Wspomniałam również, że istnieją pewne niezbędne etapy każdego procesu rekrutacji. Oczywiście możemy pokusić się o pewne wariacje, jeśli jednak do Twoich obowiązków należy wprowadzenie pewnego standardu, proponuję rozpocząć od wprowadzenia tych podstawowych działań i monitorowania efektów. Dopiero po zebraniu danych odnośnie funkcjonowania procesu warto wprowadzać zmiany.

Etap 1: otrzymanie aplikacji

Etap pierwszy wymaga akcji nie tyle ze strony rekrutera, co kandydata. Jest jednak istotny, zwłaszcza kiedy prowadzimy działania sourcingowe. Pamiętaj, że ze względu na zapisy RODO, każdy kandydat musi wyrazić zgodę na przetwarzanie danych w ramach procesu rekrutacji.

O zgodę najłatwiej jest poprosić w formularzu aplikacji i przechowywać w systemie ATS. Dlatego poproś każdego kandydata o aplikację przez formularz – również kandydata wyszukanego i zachęconego do udziału w procesie.

Etap 2: informacja o otrzymaniu aplikacji

Etap drugi nie wymaga absolutnie niczyjej interwencji, jeśli odpowiednio go zaplanujemy. Wystarczy skorzystać z podstawowej automatyzacji w systemie ATS, który w Twoim imieniu wyśle wiadomość do każdego kandydata, który złożył aplikację poprzez formularz.

Wiadomość taka powinna zawierać informację o tym, że aplikacja dotarła do systemu, a kandydat powinien spodziewać się kontaktu ze strony zespołu rekrutacji w określonym czasie. Najlepiej, jeśli jest podpisana danymi konkretnej osoby (Twoimi) i uzupełniona o Twoje dane kontaktowe. Dzięki temu kandydat będzie w stanie samodzielnie skontaktować się z Tobą w razie jakichkolwiek wątpliwości lub dodatkowych potrzeb.

Etap 3: selekcja CV

Może okazać się, że część kandydatów nie spełnia podstawowych kryteriów niezbędnych do wykonywania pracy na danym stanowisku. Pamiętaj, że nie ma tu miejsca na żadne wątpliwości. Jeśli kandydat spełnia wymagania – należy uwzględnić go w kolejnym etapie procesu. Jeśli nie – powinien otrzymać wiadomość z odpowiednią informacją.

Tutaj również zachęcam do automatyzacji. Dowiedz się od przedstawiciela systemu ATS, z którego korzystasz, czy istnieje możliwość przesłania automatycznej informacji zwrotnej do kandydata ze szczegółową informacją o powodach odrzucenia jego kandydatury (np. brak wskazanych umiejętności, uprawnień zawodowych etc). Taka wiadomość powinna być podpisana Twoimi danymi i dawać kandydatowi możliwość odwołania się od Twojej decyzji. Może się na przykład zdarzyć, że odrzucisz kandydata z procesu za brak umiejętności, którą posiada, jednak nie umieścił jej w swoim CV.

Etap 4: rozmowa telefoniczna z rekruterem

Pierwszy kontakt z kandydatem służy zasadniczo potwierdzeniu jego zainteresowania firmą i stanowiskiem. Możesz wtedy przekazać informacje o stanowisku, które z jakiegoś powodu nie pojawiły się w ogłoszeniu o pracy, czy zadać kandydatowi pytania dotyczące informacji, które nie pojawiły się w CV.

Pamiętaj, że nawet jeśli rozmowa ta jest czystą formalnością ze strony firmy, ma ona duże znaczenie dla kandydata. Dlatego nie powinno się prowadzić jej z zaskoczenia. Warto umówić się na nią, np. wysyłając kandydatowi krótką wiadomość mailową z opisem rozmowy i linkiem, który pozwoli kandydatowi wybrać odpowiedni dla siebie czas na jej przeprowadzenie.

Etap 5: rozmowa w biurze z managerem

Zasadniczym etapem selekcji jest spotkanie z osobą decyzyjną, tzw. Hiring Managerem, lub z bezpośrednim przełożonym zespołu. Tu oczywiście można zastosować wiele wariacji korzystając z dodatkowych metod selekcji przed, w trakcie, lub po wspomnianym spotkaniu. Pamiętaj, że każdy kandydat powinien przechodzić etapy selekcji w takich samych warunkach, żeby zapewnić możliwość porównania wyników.

Rozmowa w biurze stanowi istotny element procesu nie tylko z punktu widzenia firmy, ale też z punktu widzenia samego kandydata. To na tym etapie może zaobserwować jak zachowują się przyszli (potencjalni) współpracownicy i podjąć decyzję o tym, czy rzeczywiście jest zainteresowany zatrudnieniem w firmie. Pamiętaj więc, że poddajecie kandydata procesowi selekcji, ale kandydat poddaje jednocześnie procesowi selekcji Waszą firmę!

Etap 6: przygotowanie i przekazanie informacji zwrotnej

Wreszcie ostatni etap procesu rekrutacji służy podjęciu i przekazaniu informacji o (nie)zatrudnieniu kandydata. Żeby zapewnić obiektywną ocenę wszystkich kandydatów, każdy proces powinien zakończyć się spotkaniem wszystkich osób zaangażowanych w proces rekrutacji i selekcji.

Podczas spotkania każdy powinien ocenić kandydata na czterostopniowej skali (to pozwala uniknąć niejednoznacznych ocen), a następnie uzasadnić swoją ocenę. Jeśli oceny przyznane kandydatowi są różne, warto przedyskutować z czego wynikły różnice.  W jej dyskusji warto odwołać się do notatek z procesu rekrutacji.

Czy kandydat X powinien zostać zatrudniony w firmie?

zdecydowanie tak  – raczej tak – raczej nie – zdecydowanie nie

Decyzję o zatrudnieniu podejmuje ostatecznie Hiring Manager, jednak zaangażowanie zespołu we wspólną ocenę kandydata pomaga wypracować spójny i sprawiedliwy system selekcji. Dzięki takiemu podejściu jest nam również zdecydowanie łatwiej nauczyć się pracować z danym Hiring Managerem i zakończyć ten i kolejne procesy rekrutacji z sukcesem.

Wreszcie decyzję należy przekazać kandydatowi. Pamiętaj, że każdy kandydat – bez względu na to, czy jest ona pozytywna, czy negatywna – powinien otrzymać feedback. W tym celu możesz skorzystać z notatek sporządzonych w trakcie spotkania z pozostałymi osobami zaangażowanymi w proces rekrutacji.

Czy zgodzisz się z opisanym przeze mnie procesem? A może uważasz, że pominęłam jakieś niezbędne etapy każdego procesu rekrutacji?

Przygotowując się do rozmowy z Anią rozpisałam sobie proces rekrutacji na poszczególne etapy i byłam tak z tej rozpiski zadowolona, że postanowiłam podzielić się nią również z Wami!

Czemu służy standaryzacja procesu rekrutacji?

Zanim przejdziemy do tego jak powinien wyglądać standardowy proces, warto zastanowić się, czy wprowadzenie go ma w ogóle sens. Ostatecznie każdy kandydat jest inny, dlaczego więc nie potraktować go indywidualnie?

Z takiego założenia wychodziło wielu rekruterów, których poznałam pracując w londyńskim środowisku startupowym. Firmy te były często wystarczająco małe, by móc pozwolić sobie na podejście indywidualne – i sama dałam złapać się w tą pułapkę, rezygnując z ustrukturyzowanych wywiadów z kandydatami na rzecz swobodnej rozmowy.

Szycie procesu rekrutacji na miarę kandydata ma jednak sporo wad i zaskakująco mało zalet. Ja zwrócę Wam uwagę na dwa najważniejsze aspekty: candidate experience i proces selekcji.

Argumenty za standaryzacją procesu

Jak standaryzacja poprawia candidate experience?

O tym jak ważne jest candidate experience nie muszę już chyba nikogo przekonywać (jeśli macie jakiekolwiek wątpliwości, niech przekona Was ekspert w tym temacie, Maja Gojtowska).

Na pierwszy rzut oka wydawać się może, że dopasowanie procesu rekrutacji do kandydata może zapewnić mu wspaniałe doświadczenia. Jednak poza transparentnością i stałą komunikacją, kandydaci chcą też czuć, że potraktowaliśmy ich sprawiedliwie.

Nawet małpki nie nabierzesz. Kiedy widzimy, że innych
w tych samych warunkach traktuje się inaczej, to już wiemy,
że mamy do czynienia z oszustwem.

Jest jeszcze drugi argument z obszaru doświadczeń kandydata. Prowadząc wszystkie procesy zgodnie z jednym standardem, zdecydowanie łatwiej jest uniknąć pomyłek. Łatwiej też skorzystać ze wsparcia narzędzi – dzięki temu możemy się przykładowo upewnić, że absolutnie każdy kandydat otrzymuje informację zwrotną po każdym etapie procesu. Jeśli natomiast część kandydatów otrzymywałaby wiadomość tylko po wybranych etapach, lub zamiast wiadomości mailowej otrzymywałaby telefon, to już nie trudno o pomyłki i przeoczenia.

Jak standaryzacja wspiera selekcję kandydatów?

Selekcja to bardzo skomplikowany temat i na pewno obszar wymagający gruntownych szkoleń. Niestety szkolenia w tym zakresie oferowane rekruterom często są raczej powierzchowne, że już nie wspomnę o szkoleniach oferowanych Hiring Managerom.

To jednak, co nie ulega wątpliwości, to że proces rekrutacji jest obarczony dużym ryzykiem w obszarze selekcji ze względu na liczne błędy poznawcze, które wpływają na ocenę kandydatów. Standaryzacja procesu rekrutacji jest jednym z najprostszych sposobów na eliminację niektórych z nich.

Wyobraźmy sobie, że jeden z kandydatów otrzymuje od nas w procesie zadanie do wykonania w firmie, a inny – zadanie rekrutacyjne do wykonania w domu. Porównanie ich wyników będzie niemal niemożliwe. Zupełnie inaczej pracuje się we własnym domu, w otoczeniu pomocy naukowych, a inaczej w obcym środowisku, pod okiem osoby prowadzącej proces.

O ile więc w pewnych wypadkach odstępstwa od standardowego procesu dają się uzasadnić (np. w przypadku kandydatów niepełnosprawnych), to prowadzenie procesów selekcji, których wyniki nie dają się zupełnie ze sobą porównać, nie jest dobrym pomysłem.

Jak standaryzacja ułatwia zarządzanie zespołem?

Dla managerów mam jeszcze jeden argument za standaryzacją procesu. Zdecydowanie łatwiej jest zarządzać zespołem, jeśli zadania wszystkich jego członków są podobne. Rekruter na L4 jest w stanie bez większego problemu przekazać swoje obowiązki koledze lub koleżance, Hiring Manager nie zastanawia się, czemu proces do zespołu A wygląda inaczej, niż do zespołu B, a system ATS można latwo i sprawnie dopasować do potrzeb wszystkich użytkowników.

Mam nadzieję, że zgodzicie się ze mną, że standaryzacja procesu rekrutacji jest niezbędna do prowadzenia działań na najwyższym poziomie

Po tym dość długim wstępie zapraszam do lektury kolejnego wpisu o 6 niezbędnych etapach każdego procesu rekrutacji:

Jak wykorzystamy tak zaoszczędzony czas? Oczywiście – zadając pytania odnośnie projektu! To, jakie pytania zadamy zdecyduje o powodzeniu procesu rekrutacji, dlatego postanowiłam przygotować krótką listę, z której możecie skorzystać (lub do której możecie dodać własne ulubione pytania).

1. Z czego wynika potrzeba rekrutacyjna?

Być może stanowisko jest zupełnie nowe – jeśli tak, co zadecydowało o jego utworzeniu? Czy takie stanowiska istniały już wcześniej w firmie, w tych lub innych działach? A może rekrutujecie na zastępstwo? Za kogo? Gdzie podział się pracownik, którego zastępujemy – być może awansował, zdobył ciekawą pracę w innej firmie, czy wiemy czemu odszedł?

Wszystkie te pytania pozwalają lepiej zrozumieć od czego zależy budżet rekrutacyjny i wymagania wobec kandydatów. Przykładowo, jeśli rekrutujecie na zupełnie nowe stanowisko, to oczekiwania managera mogą mieć charakter życzeniowy, a niektóre wymagania wobec kandydatów mogą być dorzucone do pozostałych „na zapas”. W takim wypadku warto dopytać o absolutnie konieczne umiejętności i kwalifikacje, odwołując się do pracy, jaką kandydat miałby wykonać. Jak widzicie, przygotowanie do briefingu pozwoli Wam nie tylko zadać pytania z listy, ale też zareagować na odpowiedzi zadając dodatkowe pytania.

2. Jak wyglądać będzie typowy dzień / tydzień / miesiąc nowego pracownika?

Co prawda nie możecie zostać ekspertami w każdej dziedzinie, z jaką mają styczność Wasi kandydaci, ale na pewno posiadacie wystarczająco dużą wiedzę, by zrozumieć odpowiedź na to pytanie. Czy nowy pracownik będzie spędzać dzień pracując samodzielnie, z kimś z zespołu, z całym zespołem? Z jakimi działami będzie współpracował? Czy stanowisko wiąże się z pracą z domu, pracą z biura? Jak często nasz nowy pracownik będzie uczestniczył w spotkaniach? Odpowiedzi na wszystkie te pytania możecie poznać dowiadując się jak wygląda typowy dzień w pracy.

W wypadku pracy o większej zmienności możecie dopytać o typowy tydzień lub miesiąc, lub przykładowy projekt (w wypadku pracy projektowej). To wyjątkowo ważne, bo dzięki temu będzie Wam łatwiej zbudować historię, która zaangażuje kandydata. Ostatecznie podanie suchych faktów, takich jak „20% czasu w podróży” nie oddziałuje na wyobraźnię tak bardzo jak „w ramach ostatniego projektu zespół spędził cały tydzień w Nowym Jorku, gdzie znajduje się nasza siedziba w US”.

3. Jakie kryteria zadecydują o przedłużeniu umowy po okresie próbnym?

Chodzi po prostu o to, by kandydat wiedział, co powinien zrobić w trakcie pierwszych 3 czy 6 miesięcy w pracy, by można uznać, że odniósł sukces. Chyba każdy chce w pracy radzić sobie dobrze – jeśli więc wyeliminujemy nieporozumienia co do tego, jak „dobrze” wygląda, zwiększamy szansę na powodzenie kandydata na nowym stanowisku pracy.

Może się oczywiście okazać, że poszukujecie pracownika wyłącznie na okres trwania jednego projektu. W takim wypadku ciągle jednak warto wiedzieć jak wyglądać będzie pozytywne zakończenie projektu.

Nie chodzi tu wyłącznie o KPI, SLA czy targety. Pamiętajcie, by powiązać odpowiedź na to pytanie z odpowiedzią na pytanie pierwsze. Przykładowo, jeśli nowe stanowisko powstało po to, żeby zwiększyć sprzedaż wśród klientów biznesowych firmy, to jakie cele stawia sobie (i co za tym idzie, nowemu sprzedawcy) organizacja?

4. Jakie czynniki przekonały obecnych pracowników do przyjęcia oferty firmy?

Zamiast pytać o tzw. unique selling points, zapytajcie o to co skłoniło innych kandydatów do dołączenia do firmy. Jeśli Hiring Manger nie zna na to pytanie odpowiedzi – zadajcie je bezpośrednio pracownikom!

Moje własne doświadczenie wskazuje, że pytając „dlaczego kandydat miałby być zainteresowany tym stanowiskiem” bardzo trudno uzyskać ciekawą odpowiedź. Część managerów wskazuje na markę firmy, część nie jest w stanie podać żadnej odpowiedzi, część jest delikatnie urażona pytaniem. Dlatego właśnie warto zadać je inaczej.

Pytając „co skłoniło Piotrka do przyjęcia oferty w zeszłym miesiącu?” mamy większą szansę na konkret. Z kolei zadając to pytanie Piotrkowi możemy dodatkowo dowiedzieć się, czy wyobrażenie o objętym przez niego stanowisku pokryło się z rzeczywistością. Jeśli przekonaliśmy Piotrka do przyjęcia oferty obiecując pracę z najnowszymi technologiami, a tymczasem zespół nie ma z nimi żadnej styczności, Piotrek może być rozczarowany. Warto więc unikać używania tego argumentu w rozmowie z kolejnymi kandydatami.

5. Co może zniechęcić kandydatów do przyjęcia oferty?

I wreszcie docieramy do tego, co chyba najważniejsze. Każdy z nas chciałby zaprezentować kandydatowi ofertę marzeń – ale przecież każda praca ma również swoje minusy. Warto dopytać o nie podczas briefingu, żeby odpowiednio przygotować się do poprowadzenia procesu rekrutacji.

Być może szukamy kandydatów do pracy na nocną zmianę, lub lokalizacja biura nie jest bardzo korzystna. Zrozumienie niedogodności związanych z pracą pozwoli nam zbudować personę kandydata, dla którego nie będą one przeszkodą. Jeśli ktoś preferuje pracę wieczorami, to nocna zmiana nie tylko go nie zniechęci, ale może wręcz stanowić atrakcyjny aspekt stanowiska. Podobnie jest z innymi minusami. Mają one charakter subiektywny, a więc możemy znaleźć takich kandydatów, dla których nie będą one mieć znaczenia, lub wręcz staną się plusem.

6. Pytania organizacyjne

Zrozumienie stanowiska jest niezwykle ważne, żeby odpowiednio poprowadzić proces souricngowy… ale proces rekrutacji wymaga również zadania dodatkowych pytań o charakterze organizacyjnym. W tym wypadku warto stworzyć standardowy formularz, który wypełniamy za każdym razem przed rozpoczęciem działań:

a. Kiedy nowy pracownik powinien rozpocząć pracę?

Pamiętajcie, że musicie wynegocjować realistyczne ramy dla projektu. Jeśli jest absolutnie konieczne, żeby kandydat rozpoczął pracę w przeciągu kolejnych dwóch tygodni, to powinniście rozważyć zatrudnienie freelancera zanim zapełnicie stanowisko na pełen etat. Właśnie dlatego warto przypominać managerom, żeby jak najwcześniej dawali Wam znać o planowanych rekrutacjach, nawet jeśli nie są na 100% pewni, że dojdą do skutku.

b. Jak będą wyglądać poszczególne etapy procesu selekcji? Ile etapów przewidujemy?

Oczywiście musicie wiedzieć, jak wyglądać będzie proces selekcji. Informacje o procesie będą Wam potrzebne zarówno po to, żeby przekazać je kandydatom, jak i po to, żebyście sami mogli odpowiednio się do niego przygotować.

c. Kto będzie zaangażowany w proces selekcji?

Ważne, żebyście mieli łatwy dostęp do każdej osoby zaangażowanej w proces selekcji. To ułatwi planowanie spotkań z kandydatami i zbieranie feedbacku. Jeśli w proces selekcji zaangażowane jest wiele osób, warto rozważyć wprowadzenie tzw. debriefing meetings, czyli spotkań w trakcie których na forum omówicie wrażenia po spotkaniu z kandydatem.

d. Kto podejmie ostateczną decyzję o zatrudnieniu kandydata?

Oczywiście w proces może być zaangażowane wiele osób, ale zazwyczaj jest jedna konkretna osoba (przeważnie Hiring Manager), która podejmie decyzję o zatrudnieniu. Nie muszę chyba tłumaczyć, dlaczego musicie wiedzieć kto to taki pamiętajcie też, żeby upewnić się czy osoba decyzyjna będzie obecna w pracy przez cały czas trwania procesu, a jeśli np. planuje urlop – kto może zamiast niej podjąć decyzję o złożeniu kandydatowi oferty.

e. W jakich dniach osoby zaangażowane w proces selekcji będą dostępne, by wziąć udział w rozmowach z kandydatem?

Planowanie procesu może być skomplikowane, dlatego warto jak najwcześniej poprosić osoby biorące w nim udział o zablokowanie konkretnych terminów w kalendarzu. Wiedząc kiedy możecie umówić rozmowy z kandydatem będziecie mogli skrócić czas związany z administracją procesem.

Oczywiście, w zależności od stanowiska, możecie chcieć stworzyć jeszcze dłuższą listę pytań, które zadacie podczas spotkania z Hiring Managerem. W miarę upływu czasu zauważycie, że zadanie właściwych pytań staje się coraz prostsze. Będziecie wiedzieć czego spodziewać się po kandydatach, a także po własnej organizacji. Zbudujecie własny model współpracy z managerami (tu ciekawy wpis o budowaniu tej współpracy z ROC Polska). Warto jednak od czasu do czasu odświeżyć sobie te podstawy, zwłaszcza, jeśli macie do czynienia z nowym, nietypowym projektem.

Potrzebny nam człowiek!

Potrzeby rekrutacyjne są komunikowane w firmie w różny sposób. Jeśli wszystko idzie według idealnego scenariusza, to nie są w żadnej mierze zaskoczeniem dla rekrutera, który ma dostęp do informacji o przewidywanych potrzebach rekrutacyjnych na cały rok. Powiedzmy sobie jednak uczciwie, to zdarza się ciągle jeszcze zbyt rzadko.

Być może Hiring Manager przesyła do zespołu rekrutacji wiadomość mailową, uzupełnia formularz, dzwoni bezpośrednio do rekrutera lub pojawia się nagle w pokoju HR by oznajmić, że potrzebuje kogoś zatrudnić – przeważnie „na wczoraj”.

Sama forma komunikowania potrzeb nie ma szczególnego znaczenia. To, co najważniejsze dla rekrutera, to czas na przygotowanie się do spotkania, w trakcie którego będzie mógł omówić nowe stanowisko właśnie z Hiring Managerem. Pominięcie takiego spotkania (lub rozmowy telefonicznej) jest zawsze błędem! Nawet jeśli rekrutowaliśmy już na podobne stanowisko, nie oznacza to wcale, że dysponujemy wszystkimi informacjami potrzebnymi do przeprowadzenia sprawnego procesu rekrutacji.

Weźmy na przykład zespół rekrutacji: jeśli poprzednio zrekrutowaliśmy na stanowisko rekrutera osobę z doświadczeniem w rekrutacjach IT, tym razem manager zespołu może położyć mniejszy nacisk na branżę, w której pracował kandydat. Może natomiast szukać osoby, która uzupełni doświadczenie poprzedniego kandydata – i całego zespołu – o pewne nowe elementy. Zespół to żywy organizm, który zmienia się wraz z każdą osobą, która do niego dołącza (lub z niego odchodzi).

Przygotowanie jest kluczem do sukcesu

Kiedy zaczęłam pracę w wielkiej korporacji, chyba najbardziej zdziwiło mnie podejście firmy (i pracowników) do spotkań. Były traktowane niemal jak strata czasu, a co za tym idzie – nikt się do nich nie przygotowywał. A tymczasem to właśnie odpowiednie przygotowanie zdecydowanie zwiększa ich wartość!

Jeśli chcecie przekonać Hiring Managera, że briefing nie tylko powinien się odbyć, ale też jest spotkaniem wartościowym, musicie koniecznie przybyć na nie przygotowani. Warto też umawiając spotkanie przekazać managerowi informacje o tym czego powinien się spodziewać i czy (oraz co) powinien sam przygotować.

Jest kilka źródeł wiedzy, z których możecie skorzystać jeszcze przed briefingiem, niezależnie od okoliczności. Oto moje ulubione:

Opis stanowiska / profil kandydata / ogłoszenie o pracy

Każda firma dysponuje pewnymi materiałami dotyczącymi różnych stanowisk, na jakie może się Wam zdarzyć rekrutować. W niektórych firmach manager zgłaszając potrzebę przesyła rekruterowi opis stanowiska lub profil kandydata. W innych, rekruterzy mogą skorzystać z publikowanych wcześniej ogłoszeń o pracy.

Przeważnie istnieje choć jeden dokument, który może stanowić punkt wyjściowy Waszego przygotowania. Kluczem jest przeczytać go z uwagą, zadając sobie jak najczęściej pytanie „dlaczego”. Briefing to idealna pora, by odnieść się do wszelkich niejasności wynikających z tego dokumentu, warto więc zabrać ze sobą na spotkanie wydrukowaną kopię, opatrzoną notatkami z przygotowania.

Wyszukiwanie testowe

Wyszukiwanie testowe przeprowadzam używając Google lub alternatywnych wyszukiwarek. Dzięki temu znajduję nie tyle profile kandydatów, co informacje o źródłach odpowiednich profili.

Przykładowo, wyszukiwanie testowe dla programisty Java w Krakowie sformułowałabym tak:

java kraków -praca -staż -oferta -job -jobs -coffee -apply

Przejrzałabym szybko wyniki tak, żeby zrozumieć rozmiar grupy na Meetupie, wypisać informacje o wydarzeniach dedykowanych programistom Java, rozpocząć tworzenie listy firm, które ich zatrudniają…

Dopiero w ramach drugiego kroku przejrzałabym profile dostępne na LinkedIn. Słowa klucze warto zaczerpnąć ze wspomnianych już materiałów, choć pamiętajmy, że mogą okazać się nietrafione. Część z nich może przykładowo dotyczyć preferowanych, a nie wymaganych kwalifikacji. Tym niemniej takie wstępne rozpoznanie rynku pozwoli nam zorientować się jakie wyzwania może prezentować rekrutacja na dane stanowisko.

Oferty pracy konkurencji

Zrozumienie rynku pracy w danym obszarze wymaga oczywiście czasu. Jeśli jednak rekrutujecie na zupełnie nowe stanowisko, dobrym źródłem informacji mogą okazać się oferty pracy innych firm. Sugerowałabym, żebyście nie ograniczali się wyłącznie do firm, które postrzegacie jako konkurencję. Każda organizacja, która rekrutuje kandydatów o takim samym profilu, będzie konkurować z Wami o pracowników.

Warto przyjrzeć się zarówno wymaganiom wobec kandydatów, opisowi obowiązków na stanowisku jak i liście benefitów. Jeśli Wasze ogłoszenie ma przyciągnąć uwagę kandydatów, będzie musiało wybić się na tle innych. Jeśli kandydaci zaangażowani w proces rekrutacji mają poważnie rozważyć Waszą firmę – obietnice z ogłoszenia będą musiały zostać spełnione. Dlatego Hiring Manager, jako osoba odpowiedzialna za budżet i stworzenie odpowiednich warunków dla nowego pracownika, na pewno doceni Wasze wskazówki odnośnie standardów na rynku pracy.

Profile pracowników

Wreszcie, niesamowicie pomocne są również profile pracowników. Warto skonfrontować informacje, które znajdziecie w CV (lub na profilu LinkedIn) osób pracujących już w danych zespole z listą wymagań wobec nowego pracownika. Kiedy szukamy nowego członka zespołu, profil kandydata tworzymy często w oparciu o obecny skład zespołu. Ale jeśli zespół składa się z doświadczonych pracowników, ich kwalifikacje będą z pewnością znaczenie wyższe, niż kiedy otrzymali od firmy ofertę współpracy!

Jeśli macie taką możliwość, warto też podpytać pracowników co zmotywowało ich do dołączenia do firmy i zespołu. Jeśli pracujecie w zespole wewnętrznym, pamiętajcie, że silna sieć znajomości w firmie będzie bardzo przydatna w takich sytuacjach. Pozwoli Wam szybko i w nieformalny sposób zdobyć informacje, które będziecie mogli wykorzystać w trakcie spotkania z Hiring Managerem. Zamiast pytać o tzw. unique selling points stanowiska, będziecie mogli sami przedstawić je z perspektywy istniejącego zespołu!

Jeśli natomiast pracujecie w agencji, to poratuje Was w tym wypadku sieć kontaktów na rynku. Informacja o tym, dlaczego specjaliści z danej dziedziny decysują się podjąć nową pracę jest zawsze cenna – nawet, jeśli nie dotyczy zespołu, do którego obecnie rekrutujecie.

Briefing to negocjacje

Wszystkie zdobyte dzięki wspomnianym źródłom informacje pozwolą Wam przygotować się do spotkania z Hiring Managerem. Jak już wspomniałam, przygotowanie jest absolutnie niezbędne, żeby spotkanie przebiegło sprawnie, a ustalenia poczynione z managerem były realistyczne.

Briefing to nic innego jak spotkanie, podczas którego negocjować będziecie szczegóły prowadzonego przez Was projektu. Jeśli zgodzicie się na zbyt wiele – ryzykujecie, że nie będziecie w stanie go zrealizować. Jeśli jednak uda Wam się wynegocjować realistyczne warunki, proces rekrutacji przebiegnie sprawniej.

Pamiętajcie więc, by przemyśleć w oparciu o zebrane informacje, jaki będzie realistyczny termin dostarczenia pierwszych CV do Hiring Managera, kiedy mogą odbyć się rozmowy, w jakim terminie możecie realistycznie złożyć ofertę kandydatowi i kiedy będzie on mógł rozpocząć pracę. Ustalenie nierealistycznych terminów nie leży w niczyim interesie! Jeśli jednak nie przyjdziecie na spotkanie z wypisanymi wyraźnie datami, łatwo jest ulec presji i zgodzić się na terminy narzucone przez managera.

Zaproponowany przeze mnie proces może wydawać się bardzo czasochłonny, ale jest absolutną podstawą wszelkich działań z zakresu sourcingu. Jeśli nie wiecie czego szukacie, to szanse, że to znajdziecie są bardzo niewielkie

Uderzyło mnie po pierwsze, że wg badania co czwarta firma nie prowadzi badań w tym zakresie ze względu na brak czasu i budżetu, a co trzecia nie widzi w ogóle takiej potrzeby. Podpytałam też rekruterów z grupy Recruitment Open Community o to, czy prowadzą takie badania. Dzięki ich otwartości dotarłam do kolejnych odpowiedzi, wniosków z prowadzonych działań, argumentów za i przeciw ich wdrażaniu.

Po pierwsze nie wszyscy w ogóle zauważają potrzebę pytania kandydatów o ich wrażenia z procesu. Czasami myślę sobie, że niektóre firmy utknęły ze swoim podejściem w poprzednim reżimie. Zamiast zastanowić się jak rozwiązać realne problemy związane z rekrutacją pracowników, koncentrują się na zdobywaniu statuetek świadczących o tym jak wspaniale darzy się tym, którzy przez to piekiełko przeszli. Słyszałam nawet opinie głoszące, że proces rekrutacji powinien być nieprzyjazny, bo wtedy łatwo „odsiać” tych kandydatów, którzy nie są naprawdę zmotywowani.

Po drugie nie wszyscy jesteśmy świadomi jak łatwo można prowadzić badania candidate experience. Wydaje nam się, że zajmie to dużo czasu, który zdecydowanie lepiej poświęcić po prostu na prowadzenie rekrutacji. W końcu im więcej kandydatów „przepchniemy” przez proces, tym większa szansa, że domkniemy na czas wszystkie projekty.

Po trzecie prowadząc tego rodzaju działania dochodzimy czasem do wniosku, że nie mają one sensu. Kandydaci wylewają swoje żale w formularzu, często jednak nie mają one konstruktywnej wartości. Ci kandydaci, którzy są z procesu zadowoleni też nie oferują konstruktywnych uwag, natomiast pozostali rzadko w ogóle zabierają się do wypełnienia ankiety.

Dlaczego warto prowadzić badanie candidate experience?

Czy Twoja firma korzysta ze wsparcia agencji rekrutacyjnych, nawet przy powtarzających się regularnie projektach? Czy zastanawia Cię, dlaczego wiele procesów kończy się odrzuceniem oferty pracy w firmie? Paradoksalnie, oba te problemy można rozwiązać poprawiając jakość procesu rekrutacji. Nikt nie wskaże z większą precyzją na powody powstawania problemów niż… sami kandydaci!

Tyle mówi się o przyszłości HR, tymczasem jednak wielu z nas zdaje się nie zwracać uwagi nawet na jego obecny stan. Kandydatów musimy traktować tak, jak sami chcemy być traktowani. Zamiast opłakiwać fakt, że kandydaci nie wykazują się wielką motywacją i kiepsko przygotowują się do procesu, zastanówmy się raczej jak poprawić ten stan rzeczy. Pozytywne podejście do pracy zasadniczo wpływa na osiągane efekty zostanie też na pewno docenione nie tylko przez samych kandydatów, ale również pracowników w firmie.

Kto powinien prowadzić badania candidate experience?

Gdy zapytałam o tą kwestię w grupie ROC, okazało się, że w niektórych firmach badania są prowadzone, ale nie przez dział rekrutacji. Wiele zależy tu od organizacji pracy w firmie – badania może prowadzić dział HR, dział marketingu czy PR. Osobiście wyznaję zasadę, że dobrze jest skorzystać z wiedzy już istniejącej w organizacji, a każdy z tych działów może nią dysponować. Zastanówcie się, czy w Waszej firmie prowadzi się jakieś badania ankietowe i kto się nimi zajmuje. Być może badanie candidate experience będzie wspaniałym pierwszym krokiem do stworzenia międzydziałowych grup projektowych?

Jeśli natomiast pracujecie w firmie, która nie jest jeszcze gotowa na taki krok, nie martwcie się. Mam dla Was prosty sposób na przekonanie zespołu i firmy o potrzebie ich prowadzenia. Zacznijcie od wykonywania takich badań na własne potrzeby. Wiem, to brzmi jak samowolka, ale nie ma absolutnie nic złego w poprawianiu własnych wyników, prawda? Jeśli więc chcecie przeprowadzić drobny test, stwórzcie ankietę pytając o doświadczenie kandydatów związane z Wami jako rekruterem. Na podstawie odpowiedzi możecie wprowadzić zmiany do swojego procesu, a stąd już niedługa droga do poprawy wyników. Wobec argumentów w rodzaju „odkąd badam wrażenia moich kandydatów, 20% rzadziej zdaża się, że ktoś wycofuje się z procesu” trudno przejść obojętnie. Zgodzicie się?

Jak przeprowadzić badanie candidate experience?

Dochodzimy wreszcie do sedna sprawy. Wiemy już kto zajmie się ankietami, pytanie brzmi tylko jak dobrać narzędzia, które pozwolą niewielkim nakładem czasu i pieniędzy prowadzić regularne badania. W swoim ostatnim wpisie Maja Gojtowska proponuje kilka narzędzi do prowadzenia zautomatyzowanych badań ankietowych. Ze swojej strony dodałabym również darmowy (tylko do 100 odp. miesięcznie) Typeform  i wspomnianą w grupie Recruitment Open Community (dzięki!) webankietę. Automatyzacja sprawia, że brak czasu nie ma wielkiego znaczenia, a rezultaty, które uzyskamy mogą zwolnić budżet na wykorzystanie płatnej technologii w kolejnym roku.

Gdy narzędzie już wybrane, musimy opracować jeszcze treść kwestionariusza. Można oczwiście odwrócić tu kolejność (i dobrać narzędzie do tego, jak powinna wyglądać ankieta). Zanim ustalimy jakie pytania powinniśmy zadać, warto zastanowić się nad tym jak wygląda tzw. candidate journey, czyli co spotyka naszego kandydata w trakcie procesu rekrutacji. Które etapy procesu wywołują najwięcej problemów? Na jakim etapie kandydaci najczęściej rezygnują z udziału w procesie? Być może część sytuacji problemowych możemy rozwiązać jeszcze zanim rozpoczniemy badanie candidate experience.

Może się też okazać, że powinniśmy badać wrażenia kandydatów kilkakrotnie w trakcie procesu. Informacja o tym, czy zakończył się powodzeniem, może wpływać na odpowiedzi kandydatów. Podobnie jednak przed zakończeniem procesu kandydaci mogą być skłonni do pozytywnej oceny działań firmy, licząc na to, że poprawi to ich szanse na otrzymanie oferty. Niektórzy kilkakrotnie w trakcie procesu zadają tylko jedno pytanie (ocena jakości procesu w skali np. od 1 do 5), inni wysyłają formularz jeden raz w trakcie procesu zadając pytania o kilka jego aspektów.

W tym wypadku wszystko zależy od samego procesu oraz efektu, jaki próbujemy uzyskać. Żeby pokazać Wam jak proste może być przygotowanie formularza, kiedy wiemy już czego chcemy się dowiedzieć, stworzyłam własny przykład. Pozwala on na zestawienie wyników w zależności od stanowiska, na które aplikował kandydat (proces rekrutacji do sprzedaży i do IT będzie zapewne wyglądał trochę inaczej). Zwracam też w nim uwagę zarówno na elementy wymagające usprawnienia, jak i te, które kandydatowi podobały się najbardziej. To ważne, by zapytać o to, co robimy dobrze – będziemy mogli uwzględnić te informacje w komunikacji skierowanej do potencjalnych kandydatów (np. 80% naszych kandydatów opisuje nasz proces rekrutacji jako „ciekawy i angażujący”).