Pisałam już kiedyś o narzędziu pozwalającym szybko umawiać spotkania w kilku strefach czasowych. Co jednak, gdy rekrutujecie na miejscu, a ilość projektów oznacza, że większość czasu spędzacie umawiając spotkania i rozmowy? Niektóre firmy zatrudniają do tego zespoły administracyjne, wielu rekruterów musi jednak radzić sobie z tym zadaniem samodzielnie.
A jeśli powiem Wam, że zarówno na rozmowy rekrutacyjne Wasi kandydaci mogliby umawiać się samodzielnie?
Gdy zaczynałam pracować w rekrutacji tego typu rozwiązania były bardzo kosztowne. Dziś technologia umożliwiająca automatyczne umawianie spotkań jest nie tylko zdecydowanie łatwiejsza w użyciu, ale również dostępna darmowo (lub za niewygórowaną cenę).
Narzędzie, z którego sama korzystam nazywa się Calendly. Korzystając z darmowej wersji, możecie umawiać automatycznie jeden rodzaj spotkań. Warto spróbować i, jeśli narzędzie się sprawdzi, zastanowić się nad opcją premium.
1. Zakładacie konto – możecie od razu zalogować się za pomocą konta Google, tym samym synchronizując narzędzie z kalendarzem Google. Jeśli taka opcja Wam nie odpowiada, możecie zalogować się podając swoje dane i hasło i zsynchronizować kalendarz już po weryfikacji adresu email.
2. Kolejny krok to potwierdzenie szczegółów, takich jak link, który będziecie wysyłać kandydatom, strefa czasowa i język. Niestety polski nie jest (obecnie) dostępny, ale możecie skorzystać z narzędzia w języku angielskim.
Dobra wiadomość dla tych, którzy nie korzystają z kalendarza Google: narzędzie integruje się również z kalendarzem w Outlooku, Office 365 i iCloud Calendar.
Dzięki takiej integracji, terminy dostępne w naszym kalendarzu będą na bieżąco aktualizowane, dzięki czemu nie istnieje ryzyko, że umówimy dwie rozmowy w jednym terminie, lub, że kandydat poprosi o telefon w czasie, który mamy już zarezerwowany dla kogoś innego.
3. Teraz czas na wprowadzenie szczegółowych danych odnośnie spotkania, na które umawiać się będą kandydaci korzystając z linka. Darmowe konto umożliwia wybór jednego typu spotkań – jeśli Wasze rozmowy telefoniczne trwają ok. 15 minut, możecie skorzystać z gotowej podpowiedzi.
Edycja spotkania pozwoli Wam zadecydować o takich szczegółach jak:
Tym z Was, którzy prowadzą projekty w firmach typowo polskich, może się nawet udać stworzyć szablony wiadomości po polsku. System nie odmieni używanych nazw i wyrazów, ale przy odrobinie pomysłowości możecie i z tym sobie poradzić.
Jak widać da się 😉 trzeba tylko trochę dobrej woli. Zainwestowany czas z pewnością się Wam zwróci, bo od dziś zamiast wymieniać kolejne maile z kandydatem, wystarczy zaproponować mu wybranie odpowiedniego terminu. Śmiem twierdzić, że takie rozwiązanie (również dzięki pięknemu designowi, także w wersji mobilnej) może pozytywnie wpłynąć na candidate experience. Pozwoli Wam też poświęcić więcej czasu na to, co naprawdę ważne – a więc same rozmowy, wysyłanie komunikacji odnośnie poszczególnych etapów procesu i przekazanie feedbacku po jego zakończeniu 🙂