Rekruterzy wciąż zbyt rzadko zastanawiają się nad perspektywą kandydata. Poświęcają sporo uwagi temu, czego wymaga pracodawca, kto spełni jego oczekiwania… ale nie zawsze zadają sobie pytanie: czego może szukać ich idealny kandydat?

Dlatego właśnie tak znaczący jest fragment warsztatu sourcingowego poświęcony personie sourcingowej i indywidualnej motywacji kandydata. Zdarza się, że sprawia on spory problem – to taki materiał, z którym trzeba się trochę oswoić, trzeba go sobie przemyśleć. Ale to jednocześnie niesamowicie ważny temat, bo właśnie on pozwala zwiększyć wskaźnik response rate, a co za tym idzie, zakończyć prowadzone projekty sukcesem.

Czym jest indywidualna motywacja kandydata?

Indywidualna motywacja kandydata to nic innego jak powód, dla którego byłby on skłonny rozważyć nowe stanowisko i nowe miejsce pracy. Możesz na dobry początek zadać sobie pytanie: czym mógłby Ciebie przekonać inny rekruter, żeby poświęcić dni, a może nawet tygodnie na udział w procesie rekrutacji? Co może zaoferować inny pracodawca, byś porzucił(a) miejsce pracy, które znasz i lubisz dla kompletnej niewiadomej?

Właśnie o to prosisz kandydatów, kiedy ich profil wyda Ci się interesujący. Musisz się więc wykazać empatią, „wejść w ich buty” by zrozumieć co takiego musi znaleźć się w wiadomości, żeby kandydatowi opłaciło się zainwestować czas i wysiłek w odpowiedź.

Pamiętaj, że choć motywacja ma charakter indywidualny, nie jest wcale unikatowa. Wielu z nas może kierować się podobnymi motywami, choć oczywiście nasze powody mogą być różne. Odwołanie się do indywidualnej motywacji kandydata niekoniecznie wymaga więc hiperpersonalizacji wiadomości.

Jaka może być indywidualna motywacja kandydata?

Chyba najprostszym do zrozumienia przykładem jest awans. Wyobraź sobie, że szukasz kogoś na stanowisko starszego specjalisty ds. rekrutacji. Zupełnie naturalne wydaje się, że może ono zainteresować kogoś na stanowisku specjalisty – będzie dla niego stanowić kolejny etap kariery.

Istnieje oczywiście więcej „typowych” motywacji, takich jak podwyżka, różnie pojęty rozwój (np. finansowanie kursów, większy zakres obowiązków), czy lepsze narzędzia pracy (gdy np. zamiast wyszukiwać kandydatów darmowymi metodami otrzymasz licencję LinkedIn).

Istnieją motywacje, które niekoniecznie związane są z samym stanowiskiem, jak chęć pracy bliżej domu (lub: z domu) czy praca w elastycznym wymiarze godzin, inne z kolei związane są silnie ze specyfiką pracy w danym obszarze (jak wtedy kiedy ktoś chce pracować z bardzo konkretną technologią, czy rekrutować na konkretne typy stanowisk).

Co daje zrozumienie indywidualnej motywacji kandydata?

Jeśli domyślasz się indywidualnej motywacji kandydata, masz zdecydowanie większą szansę napisać dobrą wiadomość, a co za tym idzie – otrzymać odpowiedź na swoją „zaczepkę”.

Zamiast pisać elaborat lub stawiać na wątpliwą raczej personalizację (poprawne użycie imienia czy zaimów osobowych nie pomoże Ci raczej zaskarbić sobie względów zapracowanego przecież kandydata), możesz napisać krótką i konkretną wiadomość, w której skoncentrujesz się na tym, co dla danego kandydata najważniejsze.

I tak jeśli dla kogoś ważny jest przede wszystkim rozwój, opisz czego nauczy się pracując na nowym stanowisku, jakie kursy sponsorujecie, w jakie dodatkowe działania można się zaangażować w organizacji. Jeśli Twojego kandydata zainteresują przede wszytkim narzędzia pracy, daj od razu znać czym dysponujecie i czy może liczyć na dodatkowy budżet w tym obszarze. A jeśli nie masz pewności co do indywidualnej motywacji kandydata… po prostu zapytaj go o to!

Wyszukuj zmotywowanych kandydatów

Nawet nie wiesz jak często niskie zainteresowanie kandydatów stanowiskiem wynika z niewłaściwego zidentyfikowania grupy docelowej. Jak wspomniałam już wcześniej – podczas sourcingu musisz zastanwić się nie tylko kto zainteresuje Ciebie, ale również kogo Ty jesteś w stanie zainteresować.

Zanim rozpoczniesz kolejne wyszukiwanie zadaj sobie więc pytanie: co może zmotywować odpowiednio wykwalifikowaną osobę do pracy na tym stanowisku?

Ot i cały sekret jak zainteresować kandydata ogłoszeniem

73% kandydatów wskazuje, że poszukiwanie pracy to jedna z najbardziej stresujących rzeczy w życiu

THE STATE OF CANDIDATE EXPERIENCE: 2020 BENCHMARKS

Właśnie dlatego Candidate Experience, czyli wrażenia kandydata z procesu rekrutacji są tak ważne – a ich znaczenie jest coraz bardziej podkreślane przez ekspertów.

Dlaczego rekruter musi zwrócić uwagę na Candidate Experience?

Podstawowym zadaniem rekrutera jest zatrudnić do firmy jak najlepszych kandydatów, czyli takie osoby, które mają kompetencje do wykonywania pracy na danym stanowisku. Moja znajomość zagadnień związanych z selekcją jest raczej powierzchowna, ale jedno wydaje się oczywiste: zaprezentowanie jakichkolwiek kompetencji jest o wiele trudniejsze w sytuacji, w której odczuwamy stres. Przypomnijcie sobie sytuację ze szkoły lub uczelni, kiedy byliście dobrze przygotowani do egzaminu, ale i tak nie otrzymaliście dobrej oceny – po prostu zjadł Was stres.

Jeśli więc rekruter chce upewnić się, że kandydat w procesie rekrutacji prezentuje swoje rzeczywiste kompetencje, to musi zadbać o samopoczucie kandydata i skutecznie obniżać jego poziom stresu. O to samopoczucie z kolei najłatwiej jest zadbać poprzez odpowiednią komunikację.

Komunikacja a Candidate Experience

Komunikacja musi przede wszystkim odpowiadać na potrzeby kandydata. Oczywiście, część z tych potrzeb będzie wspólna dla wszystkich, którzy biorą udział w procesie rekrutacji. Z drugiej strony, każdy kandydat może mieć pewne indywidualne potrzeby.

Jak więc poradzić sobie z dopasowaniem komunikacji do potrzeb kandydata?

Jak znaleźć równowagę między interesem firmy, a dobrem kandydata?

Jak upewnić się, że podchodzimy do kandydatów indywidualnie, ale jednocześnie traktujemy wszystkich równo?

Odpowiedzi na te i inne pytania będę szukać podczas webinaru organizowanego przez OLX w czwartek 6 maja: zapraszam serdecznie!

Brzmi znajomo?

Jeśli nie, to wspaniale

Jeśli tak – nie martw się. W tej sytuacji jest nas więcej.

Dobra wiadomość jest taka, że da się z tego wyjść i zmienić podejście na bardziej skuteczne, ale też przede wszystkim dużo bardziej satysfakcjonujące. Wiem, bo samej mi się udało

Mniej znaczy więcej

Od jakiegoś czasu staram się przekonać rekruterów, że w wypadku wiadomości do kandydatów mniej rzeczywiście znaczy więcej. Czemu?

To proste. Jeśli wyślesz 10 wiadomości i otrzymasz 10 odpowiedzi, lub wyślesz 100 wiadomości i otrzymasz 10 odpowiedzi, to tylko pozornie rezultat jest taki sam. Bo poza samą ilością odpowiedzi, rekruterzy powinni też gromadzić pozytywne uczucia kandydatów. Rynek – bez względu na to w jakiej branży pracujesz – jest zawsze ograniczony. W wypadku stanowisk niszowych jest nawet bardzo ograniczony. Nie możesz więc pozwolić sobie na to, żeby część kandydatów była z Twoich wiadomości niezadowolona.

Pamiętaj, że zainteresowanie ofertą to jedno, a odpowiedź na wiadomość wcale nie musi go oznaczać. Jeśli potencjalny kandydat odpisze, że nie jest zainteresowany, to wspaniale! Z jakiegoś powod oferta nie jest atrakcyjna, ale za to Twoja wiadomość już tak. Teraz możesz dopytać z jakimi ofertami najlepiej do kandydata wracać, a jeśli nie jest obecnie zainteresowany żadną zmianą, to kiedy możesz odezwać się ponownie.

Zamiast więc wysyłać setki wiadomości do setek kandydatów, zastanów się ile osób rzeczywiście musi wiedzieć o projekcie, żeby udało się go zamknąć. 20? 30? 50? Zaplanuj na wysłanie wiadomości tyle czasu, żeby zrobić to porządnie

Ciekawość pierwszym krokiem do… zrozumienia

Wiem, że niełatwo jest czytać profile kandydatów. Zwłaszcza w dużej ilości – stąd lubię ograniczać ilość wysyłanych komunikatów. Inaczej możesz zapomnieć, że czytasz właśnie historię zawodową jakiegoś człowieka. Stoi za tym realna osoba z krwi i kości, która tak jak Ty ma swoje ambicje, marzenia, zmartwienia… a to najważniejsze, o czym musisz pamiętać konstruując wiadomość.

Jak więc czytać profile, żeby napisać dobrą wiadomość?

Z zainteresowaniem

Tak, wiem, to oczywiste, ale mówię o takim prawdziwym zainteresowaniu. Wyobraź sobie, że masz napisać powieść o osobie, której profil właśnie czytasz. Jak opiszesz jej codzienność? Jakie ważne wydarzenia mogą się jej przytrafić? Jak na nie reaguje? Czym kieruje się podejmując decyzje? To wszystko pytania, jakie zadaję sobie zapoznając się z profilem potencjalnego kandydata.

Szukając odpowiedzi patrzę na to jakich wyborów potencjalny kandydat dokonywał do tej pory. Czy studiował w miejscu urodzenia? Zdecydował się na magisterkę, czy poprzestał na licencjacie? Piął się po szczeblach kariery w jednej firmie, czy decydował się na zmiany? Próbował pracy w różnych branżach, czy konsekwentnie związał się tylko z jedną? Przeprowadzał się, żeby rozpocząć pracę w nowej firmie? A może wyjechał za granicę, a później wrócił do kraju?

Ważne, żeby na tym etapie nie przyjąć własnych założeń za prawdę. Stwórz w swojej głowie obraz kandydata, ale przede wszystkim pamiętaj, że może on być błędny. Niech Cię to nie zniechęca, ale raczej podsyca Twoją ciekawość. Nie pisz więc o idealnym projekcie, ale raczej zapytaj jak projekt, nad którym pracujesz może wpisać się w historię Twojego kandydata.

Empatia wymaga wysiłku

„Nie da się utrzymać odpowiedniego poziomu empatii 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu” powiedział mi dziś pewien rekruter, kiedy rozmawialiśmy o pisaniu wiadomości i miał absolutną rację!

Empatia wymaga wysiłku. Jednym przychodzi łatwiej, innym trudniej, ale chyba nikt nie jest w stanie w pełni skupić się na potrzebach otoczenia bez przerwy. I właśnie dlatego musisz przede wszystkim wykazać się empatią wobec… siebie.

Tak, właśnie to chciałam powiedzieć

Kto inny znajdzie czas na myślenie o Tobie, Twoich ambicjach i aspiracjach, o tym co Cię martwi i co Cię cieszy, jeśli nie zrobisz tego wlaśnie Ty?

To chyba najlepsze ćwiczenie na empatię, jakie mogę Ci zaproponować: poświęć sobie 15 – 30 minut dziennie, wybierz dowolną formę. Może to być medytacja, interesująca lektura, chwilka na wyprostowanie nóg w drodze do kuchni po Twój ulubiony napój. Zadbaj o swoje potrzeby i wykaż się empatią wobec siebie.

A kiedy już to zrobisz, postaraj się wyłączyć myśli o sobie i w pełni oddaj się odkrywaniu potrzeb Twoich kandydatów.

Trzymam kciuki i jestem pewna, że takie działanie przyniesie efekty!

Jeden z moich ulubinych blogerów sourcingowych, Glen Cathey, zwykł porównywać prośbę o polecenie do sytuacji romantycznej. Wyobraźcie sobie, że spotykacie kogoś, kto bardzo Wam się spodobał i chcecie zacząć rozmowę, może poprosić o numer telefonu. Podchodzicie i zadajecie pytanie „Świetnie wyglądasz. Czy umówisz się ze mną na kawę? A może znasz kogoś innego, kto napiłby się ze mną kawy?” – w ten sposób raczej na nikim nie zrobicie wrażenia

Jak więc poprosić o pomoc osobę, która nie jest jeszcze kandydatem tak, by nie zrazić jej do procesu? I jak prosić tych, którzy zaaplikowali już na stanowisko, na które rekrutujemy? Wypracowałam sobie kilka metod, którymi chętnie się z Wami podzielę.

Ludzie pomagają częściej, kiedy są w dobrym humorze

Prosząc (potencjalnego) kandydata o polecenie prosicie po prostu o przysługę. Jeśli nie umiecie robić tego skutecznie, oto rada poparta badaniami naukowymi: proście o przysługę wtedy, kiedy Wasz rozmówca jest w dobrym humorze. Ten prosty mechanizm zasadniczo zwiększa szanse powodzenia kiedy prosimy o pomoc!

Jeśli nie jesteście przekonani, zachęcam Was do obejrzenia tego krótkiego wideo, w którym Richard Wiseman opowiada o wspomnianych wyżej badaniach:

Zamiast więc standardowo otwierać (lub zamykać) pierwszą wiadomość do potencjalnego kandydata prośbą o polecenie znajomego, zmieńcie taktykę! Najpierw spróbujcie wprawić naszego rozmówcę w dobry nastrój. Jeśli pogoda nie jest po Waszej stronie, spróbójcie kombinacji odpowiednio spersonalizowanej wiadomości i drobnego komplementu.

Nawet jeśli odbiorca jest świadomy, że próbujecie mu schlebić, szczery komplement zawsze wywrze odpowiedni skutek. Obserwuję to również na sobie, kiedy prosząc o pomoc przy wyszukiwaniu rekruterzy wspominają najpierw o tym, że chętnie czytają moje wpisy

Łatwiej oczekiwać pomocy, kiedy sami jej udzielamy

Zauważyłam nie raz, że łatwiej niż niektórym znajomym przychodzi mi proszenie o pomoc. Zastanawiając się z czego to wynika, doszłam do wniosku, że po prostu czuję, że na nią zasłużyłam. Oczywiście czy tak rzeczywiście jest, to zupełnie inna sprawa. Na co dzień jednak chętnie udzielam pomocy tym, którzy o nią proszą, więc kiedy to mi przychodzi zwrócić się do kogoś o pomoc, nie czuję żadnego skrępowania.

Jeśli więc czujecie się niekomfortowo prosząc o polecenia, zastanówcie się czy sami chętnie je oferujecie. Jako rekruterzy dysponujecie na pewno sporą siecią kontaktów. Kiedy zwraca się do Was osoba poszukująca pracy poza obszarem, którym sami się zajmujecie – przedstawcie go takiemy rekruterowi, który będzie w stanie pomóc! Korzystamy z tego mechanizmu na przykład w grupie ROC Polska, gdzie rekruterzy często dzielą się informacją o kandydatach, którym chcą pomóc. To bardzo proste, a jednak dodaje pewności siebie kiedy to my potrzebujemy przysługi.

Od małej do większej przysługi

Ta porada może się Wam wydać zupełnie sprzeczna z tym, co podpowiada intuicja: kiedy chcemy poprosić kogoś o przysługę… poprośmy najpierw o mniejszą przysługę! Intuicja podpowiada, że łatwiej prosić o pomoc naszego dłużnika. A tymczasem zaobserwować można dokładnie odwrotny mechanizm – jeśli ktoś wykonał już dla nas mniejszą przysługę, będzie bardziej skłonny pomóc nam w przyszłości.

Ten mechanizm to tzw. efekt Bena Franklina (lub efekt wyświadczonej przysługi). Wytłumaczyć go można tym, że po wyświadczeniu nam przysługi, druga strona nieświadomie interpretuje własne zachowanie jako dowód, że jest do nas pozytywnie nastawiona. To pozytywne nastawienie z kolei skutkuje większą skonnością do wyświadczenia nam przysługi w przyszłości.

Być może więc ciekawym pomysłem na nawiązywanie kontaktu z potencjalnymi kandydatami okaże się zwrócenie się do nich z prośbą o pomoc. Pamiętajcie jednak, by prośba ta dawała się łatwo spełnić i nie wymagała zbyt wiele czasu i zaangażowania – w przeciwnym wypadku ryzykujecie, że bardziej zajęta osoba po prostu nie będzie jej mogła spełnić.

Te trzy proste mechanizmy pomogły mi wielokrotnie kiedy rekrutowałam na wyjątkowo trudne stanowiska. Nie mając specjalistycznej wiedzy (zajmowałam się różnymi stanowiskami, od IT, przez marketing po bankowość) i bardzo rozbudowanej sieci kontaktów, byłam w stanie szybko znaleźć takie osoby, które chętnie polecały mi kandydatów. Nawet wtedy, kiedy same moimi kandydatami nigdy nie były. Z kilkoma z tych osób jestem w kontakcie do dziś – ta pierwsza przysługa stała się podstawą dłuższej znajomości. Następnym razem kiedy będziecie chcieli poprosić o polecenie, zachęcam Was więc do wypróbowania chociaż jednej z opisanych metod!

Potem jednak doznałam drobnego olśnienia i nieco zmieniłam kierunek. Cóż bowiem za korzyść z omawiania ze szczegółami jakiejkolwiek przyszłości, kiedy wszystko świadczy o tym, że teraźniejszość też mamy nie do końca opanowaną. Skupiłam się więc na omawianiu takich rozwiązań, które co prawda istnieją już dziś, ale trudno powiedzieć, żeby były powszechnie stosowane (jak np. zautomatyzowane narzędzia sourcingowe czy chatboty podpięte sprytnie pod stronę karier).

Tymczasem jednak kolejny tydzień uświadomił mi, że nawet takie rozwiązania zdają się przekraczać nie tyle możliwości, co raczej aspiracje firm prowadzących działania rekrutacyjne. Firm, których model działania opiera się ciągle o… brak komunikacji z kandydatami.

Podstawowa zasada skutecznej komunikacji z kandydatami

Być może nie wszyscy się ze mną zgodzą, ale wychodzę z założenia, że absolutnie każdy kandydat ma prawo do informacji zwrotnej od firmy, która prowadzi jego proces rekrutacyjny. Właściwie wiem na pewno, że nie wszyscy się zgodzą, a wiem to przeglądając ogłoszenia rekrutacyjne, które informują kandydata wprost, że nie ma za bardzo na co liczyć. Prześle potencjalnemu pracodawcy całą historię swojego życia, ale ten może odpisze – a może nie.

Pracodawcy przeznaczają nie raz ogromne budżety na kampanie wizerunkowe, marketing rekrutacyjny, ogłoszenia o pracy – a jednocześnie „zastrzegają sobie prawo do kontaktu z wybranymi kandydatami”. Takie działania zdają się wzajemnie odbierać sobie sens.

Tym bardziej, że nie ma po co wyglądać technologii przyszłości – chyba każdy ATS posiada funkcję wysłania potwierdzenia otrzymania aplikacji kandydata. Podobnie z prostym komunikatem jeśli kandydat nie przejdzie pomyślnie pierwszego etapu selekcji, jakim jest przeważnie analiza CV*. Oczywiście jeśli dojdzie w procesie rekrutacji do kontaktu telefonicznego z kandydatem, powinniśmy rozmowę o odrzuceniu z procesu również przeprowadzić telefonicznie.

(Tu istnieje jeszcze druga opcja, moim zdaniem ciekawsza. W formularzu pierwszej rozmowy telefonicznej możemy zaznaczyć preferowaną przez kandydata metodę komunikacji proponując kilka opcji, np. mail / telefon / sms…)

Od pytań kandydatów do tworzenia contentu

Ciągle jeszcze rzadko wykorzystujemy w komunikacji z kandydatami potencjał tzw. FAQ, czyli często zadawanych pytań – i oczywiście odpowiedzi. Tymczasem jednak pytania kandydatów stanowią świetny punkt wyjściowy do tworzenia dedykowanych kandydatom treści.

Duża część pytań jest na pewno powtarzalna i warto oszczędzić czas rekruterów tworząc odpowiednią przestrzeń w sieci, gdzie kandydaci sami znajdą odpowiedzi na nurtujące ich pytania. Dodatkowo takie treści mogą przyciągać kolejnych zainteresowanych, można wyskorzystać je w trakcie działań sourcingowych i pod kątem wizerunkowym.

O tym jak ważna jest strona FAQ myślę dziś szczególnie intensywnie ze względu na sytuację, która zainspirowała mnie do stworzenia tego wpisu. Siedzę na lotnisku – mój lot został opóźniony. Początkowo opóźnienie miało wynieść niemal dwie godziny, a po tym czasie wraz z innymi pasażerami otrzymałam wiadomość SMSową: lot został przełożony na godzinę pierwszą po południu (co daje już 6 godzin opóźnienia). Pracownicy lotniska początkowo niechętnie lecz z uprzejmym uśmiechem informowali pojedynczych pasażerów co to oznacza.

W miarę, jak dookoła pojawiały się kolejne osoby z dokładnie tymi samymi pytaniami uśmiechy pracowników lotniska były coraz bardziej wymuszone, ich głos nieco zniecierpliwiony. I trudno się dziwić, ostatecznie ile razy można tłumaczyć dokładnie to samo? A tymczasem wystarczyłoby w komunikacie do wszystkich kandydatów podać podstawowe informacje o naszej sytuacji i odpowiadać już tylko na pytania bardzo nietypowe, których standardowy komunikat nie uwzględnił. Patrząc na moje poprzednie wpisy, widzę że temat komunikacji często poruszam w związku z rozczarowaniem jakąś formą transportu

Technologie, które wesprą komunikację z kandydatem

Jest w tej dziedzinie całe mnóstwo narzędzi i nie będę na pewno próbować wymienić tu ich wszystkich. Zwróćmy jednak uwagę na te narzędzia, którymi być może dysponujecie już teraz, albo niewielkim kosztem możecie je włączyć do swojego zaplecza technologicznego:

• Email: jeśli nie dysponujecie w firmie żadnym systemem do zarządzania aplikacjami kandydatów, ale spływają one po prostu na maila, dobra wiadomość! Wystarczy ustawić tzw. autoresponder i po krzyku Co do odrzucania kandydatów na późniejszych etapach procesu, można na pewno przyspieszyć ten proces tworząc jeden naprawdę dobrze napisany szablon wiadomości, do której w miarę potrzby możemy oczywiście dopisać indywidualny feedback dla kandydata. Warto pamiętać, że w świetle RODO mamy i tak obowiązek usunąć komunikację z kandydatem wraz z pozostałymi jego danymi, chyba, że kandydat wyrazi zgodę na ich przetrzymywanie. Nadaża się więc wspaniała okazja, by kandydata o taką zgodę poprosić właśnie przekazując informacje o procesie rekruacji.
• ATS: jeśli używacie w firmie systemu rekrutacyjnego, mogę założyć się, że można użyć go do automatycznego wysyłania maili! Jeśli wydaje się Wam, że jest inaczej, zapytajcie Waszego „opiekuna” ze strony dostawcy. Bardzo często wykorzystujemy tylko niewielką część funkcji narzędzi tego typu, więc zanim zdecydujemy się zmieniać system – upewnijmy się czy aby na pewno nie posiada on ineresujących nas funkcji.
• Calendly: lub dowolne inne narzędzie do automatycznego umawiania spotkań. Takie rozwiązanie proponuję, kiedy odrzucamy kandydata już po rozmowie telefonicznej, a być może nawet po spotkaniu w firmie. Możemy wtedy poinformować kandydata mailowo o wyniku procesu selekcji, jednocześnie zaznaczając, że szczegółowy feedback dotyczący swojej aplikacji może uzyskać w trakcie umówionej rozmowy telefonicznej.

Te trzy proste narzędzia, o których często zresztą piszę, pozwolą Wam mocno osadzić swój proces rekrutacyjny w ramach akceptowalnej społecznie teraźniejszości.

To, że kandydaci mogą w dzisiejszych czasach, aplikując często do dużych i znanych firm, nigdy nie otrzymać wiadomości o niepowodzeniu w procesie nie daje się dziś niczym wytłumaczyć.

Ja mam kilka takich firm na liście, które w przeciągu kilku ostatnich lat nie odrzuciły mojej kandydatury. Coraz więcej jest na niej też takich firm, które co prawda zaangażowały mnie w długie rozmowy o szkoleniach i zleciły przygotowanie oferty, ale nie oferowały w zamian nawet krótkiego maila „nie teraz”, „nie dziękujemy”. Zarezerwowały sobie prawo do nieodzywania się do mnie.

Miejmy nadzieję, że w miarę jak sami przestaniemy przyznawać sobie takie prawo, nasi pracodawcy również zrozumieją swój błąd i „komunikacja z kandydatami” przestanie być dobrem zastrzeżonym tylko dla wybranych

*Fakt, że jest to wyjątkowo kiepska metoda selekcji charakteryzująca się trafnością poniżej rzutu monetą, to pewnie temat na osobny wpis

Jest tylko jeden sposób, by przebić się przez hałas panujący w mediach społecznościowych i dotrzeć do odbiorcy: stworzyć lepszy komunikat. Standardowe wiadomości rekrutacyjne nie pozwalają osiągnąć tego celu.

Z moich zbiorów udało mi się wybrać kilka wiadomości, które sama kiedyś otrzymałam. Nie chodzi mi absolutnie o to, by kogokolwiek obrazić, by wyśmiać autorów tych treści. Wolałabym skupić się na tym jak, przy stosunkowo niewielkim nakładzie pracy, wprowadzić do takich masowych wiadomości jakieś zmiany? Gra jest warta świeczki. Wiadomo, że im więcej osób odpisze na naszą wiadomość, tym większa szansa na zamknięcie projektu rekrutacyjnego.

Przyjrzyjmy się więc wiadomości rekrutacyjnej krok po kroku i sprawdźmy, co można zrobić lepiej

Temat wiadomości

Pamiętam do dziś jak uczono mnie, że na słowo „opportunity” kandydaci reagują jak dzieci na cukierki. Chodzi przecież o to, żeby taki nasz potencjalny kandydat jak najszybiej zrozumiał, że chodzi o okazję, której nie może przepuścić. I być może rzeczywiście tak kiedyś było… dziś jednak na słowa „opportunity”, „wyzwanie” czy „szansa” w kontekście ogłoszeń i wiadomości o pracy ludzie reagują raczej sceptycznie. I trudno im się dziwić: co to za okazja, dobrana dla nas przez obcego człowieka, który nie ma pojęcia o naszych planach, pasjach, życiowych i zawodowych aspiracjach?

Nie warto marnować w ten sposób najbardziej wyeksponowanej części naszego komunikatu. Zwróćcie uwagę jak widoczny jest w porównaniu z treścią wiadomości. Podobnie będzie jeśli napiszecie maila. Właśnie od jego tematu zależeć będzie, czy odbiorca w ogóle otworzy wiadomość. „Wyzwanie zawodowe” zwróci uwagę tylko dwóch typów potencjalnych kandydatów: tych, którzy szukają właśnie pracy i tych, którzy z jakiegoś powodu nie są ze swojej pracy bardzo zadowoleni. Do nich można jednak łatwiej dotrzeć za pomocą zwykłego ogłoszenia o pracy. Natomiast wśród kandydatów nazywanych powszechnie pasywnymi nie wzbudzi ono raczej zainteresowania.

Jak zrobić to lepiej?

Tematem wiadomości można wspaniale się bawić. Można nawiązać do samego stanowiska, do programisty napisać tytuł wiadomości kodem, a dla rekrutera stworzyć Boolean String. Można napisać temat rymem. Można zadać w temacie pytanie, najlepiej takie, które nie jest obce naszemu odbiorcy. Można użyć emoji (no dobrze, to zależy na pewno od grupy odbiorców), a nawet pozostawić wiadomość zupełnie bez tematu. Wszystkie te rozwiązania będą daleko ciekawsze, aniżeli użycie najbardziej wyświechtanych słów w rekrutacji.

Najważniejsze będzie śledzenie trendów wśród własnej grupy potencjalnych kandydatów. Na które wiadomości odpowiadają najchętniej? Czy któryś z tematów warto przeredagować lub kompletnie zastąpić? Czy któreś z rozwiązań przynosi zdecydowanie inne efekty od pozostałych? Czy możemy wykryć jakieś zależności między typem stanowiska, a skutecznością danego tematu? To wszystko pytania, które powinniście sobie zadać testując nowe rozwiązania.

Przywitanie

Podobno „Witam” nie jest taktowne, a forma „Pani + imię” znajduje się w najlepszym wypadku na skraju poprawności językowej. Cokolwiek zadecydujecie, podstawowym elementem powitania, który musicie wziąć pod uwagę jest imię kandydata. Sprawa wydaje się prosta, a tymczasem ja na przykład dostaję pełno wiadomości adresowanych „pani Katarzyny”. Nie chodzi o to, że się czepiam, ale wszystkie moje profile w sieci opatrzone są zdrobnieniem mojego pierwszego imienia. Nie, żeby Katarzyna bardzo mi przeszkadzała, ale zdecydowanie wolę Kasię. Wydawałoby mi się naturalne, żeby rekruter (albo zresztą dowolna inna osoba na podstawie informacji znalezionych na mój temat w sieci) użył właśnie tej formy. Nie przychodzi mi do głowy bardziej podstawowy element nawiązywania relacji, tak często jednak zupełnie go lekceważymy.

Jak zrobić to lepiej?

Polecam wypróbować lekką i przyjemną formę „Dzień dobry”. Przyznam, że kieruję się mniej poprawnością, a bardziej reakcjami własnych odbiorców. Czasami najprostsze sposoby bywają najlepsze Oczywiście wiele zależy od tego, jak bardzo formalne jest środowisko, w którym się obracamy (i w którym obracają się nasi potencjalni kandydaci). Mi nie zdarzyło się w korespondencji z kandydatami używać formy „cześć” i zwracać się do odbiorcy na Ty, ale wiem, że inni z powodzeniem stosują taki zabieg. Należy tu zastosować tak zwany zdrowy rozsądek.

Ważne jest, żebyście zwrócili uwagę na formę (lub formy) imienia, których używa odbiorca. Często widzę profile użytkowników, których właściciele używają zdrobnienia na Facebooku, ale pełnej wersji imienia na LinkedIn. Jestem zwolennikiem stosowania tej formy, którą użytkownik preferuje na platformie, której użyjemy do kontaktu. Jeśli kandydat jest na LinkedIn Kasią, nie przejmujcie się, że nie wypada w Waszej branży używać takiej formy – uszanujcie preferencje kandydata. Jeśli natomiast nie macie przekonania co do jakiejś formy przywitania, warto zastanowić się czy zwrócilibyście się do odbiorcy w ten sposób gdybyście poznali go osobiście.

Treść wiadomości

I wreszcie docieramy do tego co najważniejsze. Jak marmolada w pączku, treść naszej wiadomości decyduje o tym, jaki posmak pozostawi ona potencjalnemu kandydatowi po przeczytaniu. A może zupełnie inaczej, a mi wszystko kojarzy się z pączkami bo przegapiłam Tłusty Czwartek. Tym niemniej warto się postarać by treść wiadomości była:

Świeża; jeśli dysponujecie nawet najlepszym szablonem świata, wymaga on od czasu do czasu odświeżenia. Inaczej, zwłaszcza na niewielkim rynku, może się okazać, że odbiorca skojarzy Was z jej treścią i dostrzeże, że próbujecie pójść na skróty. Nie wiem jak Wy, ale ja kojarzę do dziś jedną osobę, która wysłała mi dwa razy w odstępach dwóch lat słowo w słowo tą samą wiadomość.

Dopasowana do odbiorcy; jeśli próbujecie komuś zrobić przyjemność oferując mu pączka (idźmy dalej tropem cukierniczym), to warto upewnić się, że wiecie jaką marmoladę obdarowywany lubi najbardziej. Albo przynajmniej mógłby lubić. Co z tego, że zaoferujecie komuś słodką przekąskę, kiedy w środku jest róża a obdarowany właśnie róży jako jedynej nie lubi i liczył na mus malinowy. Podobnie jest kiedy otwieram wiadomość od rekrutera, który… proponuje mi pracę jako IT Helpdesk z francuskim. Co robić, kiedy nie znamy czyichś preferencji? Nic prostszego. Wystarczy zapytać.

Przekonująca; kiedy ktoś naiwnie liczy na to, że aplikacje od kandydatów spłyną same po wrzuceniu w sieć ogłoszenia, nazywa się taką taktykę „post & pray” (czyli „opublikuj i módl się). Jej odpowiednikiem w działaniach direct search jest metoda „spray & pray”, czyli usilne rozpowszechnianie kiepskiej wiadomości rekrutacyjnej. Rekruterzy stosując taki zabieg osiągają niski poziom response rate, co zmusza ich do wysyłania jeszcze większej ilości wiadomości i tak w kółko. Często takie wiadomości nie zawierają żadnego elementu perswazyjnego. Spójrzcie choćby na wiadomość powyżej. „Jeśli”, „będę wdzięczna”, „chętnie się skontaktuję” – język użyty w wiadomości jednoznacznie wskazuje na to, że to rekruterowi zależy bardziej. A czy zależałoby aż tak bardzo, gdyby stanowisko było rzeczywiście takie „interesujące”? Czy to nie mi powinno wtedy zależeć na zapoznaniu się ze szczegółami oferty? Najważniejszym (a według niektórych jedynym) celem pierwszej wiadomości jest uzyskanie odpowiedzi od kandydata. Jeśli kandydat nie widzi w tym własnego interesu, nasze szanse na odpowiedź drastycznie spadają.

Zakończenie

Niby nic takiego: pozdrawiam, dziękuję, best regards. Nic ciekawego już się tu nie wydarzy, rekruter poddał się i żegna się, byle jak najszybiej wrócić do przeklejania kolejnego szablonu wiadomości do nowego okienka. A może w ogóle nie przychodzi rekruterom do głowy, że jest to kolejny istotny element decydujący o tym, jak zapamięta nas kandydat?

Jak zrobić to lepiej?

Dlaczego nie zastąpić standardowego zakończenia wiadomości wezwaniem do działania? Albo formułką, która kojarzyć się będzie konkretnie z nami – trochę jak podpis. Czemu wreszcie nie podać własnych namiarów? Niekoniecznie całą stopkę (a właściwie koniecznie niecałą stopkę), ale raczej najskuteczniejszy sposób kontaktu: numer telefonu, adres email, link do strony firmy… Jeśli natomiast wysyłacie wiadomość mailową, warto spróbować umieścić własne zdjęcie w stopce. Niektórzy wykazują, że zwiększa to zdecydowanie ilość odpowiedzi od kandydatów.

Temat, pomimo długości wpisu, uważam za ledwie napoczęty. Będę jeszcze pisać o pisaniu wiadomości, podając przykłady orzesłane na różnych platformach. Gdybyście zechcieli podzielić się swoimi własnymi wiadomościami jako wzorem dla innych, zachęcam do przesłania ich bezpośrednio do mnie

Kiedy pojawiają się komplikacje…

Pociąg był co prawda opóźniony, to jednak nie zwróciło szczególnej uwagi pasażerów. Ostatecznie, informacja o opóźnieniu pojawiła się na rozkładzie PKP, wiadomo więc było co się dzieje. Gdy w końcu ruszyliśmy, jedyny dyskomfort odczuwany przez pasażerów związany był z tym jak zatłoczone były wszystkie wagony.

Po pewnym czasie pociąg zatrzymał się. To również nie zwróciło niczyjej uwagi. Ot, taki model, coś zawsze się z nim dzieje. Komunikatu od konduktora brak, czekamy więc spokojnie. Jednak po około godzinie konduktor nadal nie odezwał się do pasażerów – gdy wysiadał z pociągu w niewiadomym celu, jeden z pasażerów zaczepił go i zapytał o przyczyny postoju.

Mniej więcej w tym momencie zaczęło wzrastać zaniepokojenie pasażerów pozostałych wagonów, których część pojawiła się w pierwszym wagonie by spytać konduktora co się dzieje. Tymczasem jednak konduktor nie chciał odpowiadać na żadne pytania, twierdząc, że sam nic nie wie oraz, że być może zakomunikuje co się dzieje – później. Powoli dobiegała godzina dziesiąta wieczorem, a pasażerowie robili się nerwowi. Ostatni pociąg do Krakowa miał przejechać obok w ciągu pół godziny, nie wiadomo było jednak czy zatrzyma się, aby uratować nas od spędzania nocy w pociągu.

Kolejni pasażerowie przychodzili dowiedzieć się, co się dzieje i niezadowoleni z braku informacji porzucali zmartwiony ton głosu na rzecz nerwowo wypowiadanych epitetów pod adresem zarówno kolei jak i samego konduktora. Ten postanowił się wobec tego zabarykadować w kabinie, co zapewniło mu być może poczucie bezpieczeństwa, wywołało jednak znaczną frustrację wśród pasażerów.

Ostatecznie przejeżdżający tą samą trasą późniejszy pociąg zatrzymał się i dowiózł na miejsce wszystkich pasażerów. Warunki z pewnością nie były optymalne, ale wszyscy dotarli gdzie mieli dotrzeć z nieco ponad dwugodzinnym opóźnieniem.

Co ma pociąg do pracy w rekrutacji?

Dlaczego właściwie przytaczam tą historię? Jest ona świetną metaforą tego, jak wiele firm prowadzi komunikację w trakcie procesu rekrutacyjnego.

Pasażerowie pociągu zdecydowali się wejść na pokład w nadziei, że dojadą do Krakowa. Byli do tej podróży nastawieni pozytywnie, pomimo niewielkich przeciwności (jak opóźnienie), dopóki te przeciwności były jasno komunikowane. Frustrację wzbudziła w nich nie awaria pociągu (podobno zresztą to norma w tym modelu, jak informowali niektórzy bardziej wyrozumiali podróżnicy), ale brak komunikacji ze strony konduktora.

Kiedy kandydat decyduje się na złożenie aplikacji do firmy, jest również nastawiony pozytywnie do procesu. Przygotowuje CV, a może również list motywacyjny, po czym przedstawia je nam, rekruterom, niczym bilet na podróż. Liczy, że dotrze aż do nowego miejsca pracy. Większość kandydatów będzie jednak musiała zakończyć podróż wcześniej (ostatecznie do pracy na danym stanowisku rekruter zaprosi tylko jednego kandydata). Dlaczego więc nie zakomunikować im, że nasza wspólna podróż dobiegła końca? Że powinni rozejrzeć się za innym pociągiem, ponieważ my nie dowieziemy ich do celu?

Komunikacja w procesie rekrutacji nie jest opcjonalna

Mam takie podejrzenie, że gdyby konduktor pociągu od razu zakomunikował pasażerom, że nastąpiła awaria, że mamy wobec tego dwie opcje (zatrzymać inny pociąg i przesiąść się lub czekać na naprawę), że robi wszystko co w jego mocy, by zapewnić nam bezpieczny dojazd do miejsca docelowego, atmosfera wśród podróżnych byłaby zdecydowanie lepsza. Ich niepokój nie był ostatecznie wywołany awarią, ale raczej brakiem pewności co się dalej stanie i czy ktokolwiek liczy się z nimi w całym tym procesie. Jeśli nawet konduktor nie wiedział, co się dalej stanie, wystarczyłoby, żeby przyznał się do tego i dał znać, że szuka rozwiązań.

Kiedy ruszasz z procesem rekrutacyjnym zapraszając „na pokład” grupę kandydatów, zastanów się jakim konduktorem chcesz być dla swojego metaforycznego pociągu. Czy będziesz trzymać kandydatów w niepewności, czy jasno zakomunikujesz im czy mają szansę dotrzeć do celu?