Wyobraź sobie, że wracasz do domu po pracy i odkrywasz, że pęknięta rura w kuchni zalewa Ci całe mieszkanie.

Potrzebujesz zaledwie minut, by odnaleźć numer do hydraulika i przeprowadzić rozmowę, dogadując w trakcie zakres prac i wynagrodzenie. A przecież… to nic innego jak przykładowy proces rekrutacji!

Dlaczego w takim razie przeprowadzenie procesu rekrutacji dla firmy bywa takie skomplikowane?

Moim zdaniem – jest to często spowodowane brakiem odpowiedniego przygotowania.

Kiedy w proces rekrutacji zaangażowane jest więcej osób, kiedy nie jesteś jednocześnie rekruterem i osobą decyzyjną (decyzję o zatrudnieniu w większości firm podejmuje manager działu), kiedy brakuje jasności czy poczucia pilnej potrzeby… proces rekrutacji komplikuje się i tracimy nad nim kontrolę.

Zapraszam więc serdecznie do odsłuchania webinaru, który miałam okazję poprowadzić dla OLX Praca, w którym opowiadam jak odpowiednio przygotować się do prowadzenia procesu rekrutacji:

Wspomniałam również, że istnieją pewne niezbędne etapy każdego procesu rekrutacji. Oczywiście możemy pokusić się o pewne wariacje, jeśli jednak do Twoich obowiązków należy wprowadzenie pewnego standardu, proponuję rozpocząć od wprowadzenia tych podstawowych działań i monitorowania efektów. Dopiero po zebraniu danych odnośnie funkcjonowania procesu warto wprowadzać zmiany.

Etap 1: otrzymanie aplikacji

Etap pierwszy wymaga akcji nie tyle ze strony rekrutera, co kandydata. Jest jednak istotny, zwłaszcza kiedy prowadzimy działania sourcingowe. Pamiętaj, że ze względu na zapisy RODO, każdy kandydat musi wyrazić zgodę na przetwarzanie danych w ramach procesu rekrutacji.

O zgodę najłatwiej jest poprosić w formularzu aplikacji i przechowywać w systemie ATS. Dlatego poproś każdego kandydata o aplikację przez formularz – również kandydata wyszukanego i zachęconego do udziału w procesie.

Etap 2: informacja o otrzymaniu aplikacji

Etap drugi nie wymaga absolutnie niczyjej interwencji, jeśli odpowiednio go zaplanujemy. Wystarczy skorzystać z podstawowej automatyzacji w systemie ATS, który w Twoim imieniu wyśle wiadomość do każdego kandydata, który złożył aplikację poprzez formularz.

Wiadomość taka powinna zawierać informację o tym, że aplikacja dotarła do systemu, a kandydat powinien spodziewać się kontaktu ze strony zespołu rekrutacji w określonym czasie. Najlepiej, jeśli jest podpisana danymi konkretnej osoby (Twoimi) i uzupełniona o Twoje dane kontaktowe. Dzięki temu kandydat będzie w stanie samodzielnie skontaktować się z Tobą w razie jakichkolwiek wątpliwości lub dodatkowych potrzeb.

Etap 3: selekcja CV

Może okazać się, że część kandydatów nie spełnia podstawowych kryteriów niezbędnych do wykonywania pracy na danym stanowisku. Pamiętaj, że nie ma tu miejsca na żadne wątpliwości. Jeśli kandydat spełnia wymagania – należy uwzględnić go w kolejnym etapie procesu. Jeśli nie – powinien otrzymać wiadomość z odpowiednią informacją.

Tutaj również zachęcam do automatyzacji. Dowiedz się od przedstawiciela systemu ATS, z którego korzystasz, czy istnieje możliwość przesłania automatycznej informacji zwrotnej do kandydata ze szczegółową informacją o powodach odrzucenia jego kandydatury (np. brak wskazanych umiejętności, uprawnień zawodowych etc). Taka wiadomość powinna być podpisana Twoimi danymi i dawać kandydatowi możliwość odwołania się od Twojej decyzji. Może się na przykład zdarzyć, że odrzucisz kandydata z procesu za brak umiejętności, którą posiada, jednak nie umieścił jej w swoim CV.

Etap 4: rozmowa telefoniczna z rekruterem

Pierwszy kontakt z kandydatem służy zasadniczo potwierdzeniu jego zainteresowania firmą i stanowiskiem. Możesz wtedy przekazać informacje o stanowisku, które z jakiegoś powodu nie pojawiły się w ogłoszeniu o pracy, czy zadać kandydatowi pytania dotyczące informacji, które nie pojawiły się w CV.

Pamiętaj, że nawet jeśli rozmowa ta jest czystą formalnością ze strony firmy, ma ona duże znaczenie dla kandydata. Dlatego nie powinno się prowadzić jej z zaskoczenia. Warto umówić się na nią, np. wysyłając kandydatowi krótką wiadomość mailową z opisem rozmowy i linkiem, który pozwoli kandydatowi wybrać odpowiedni dla siebie czas na jej przeprowadzenie.

Etap 5: rozmowa w biurze z managerem

Zasadniczym etapem selekcji jest spotkanie z osobą decyzyjną, tzw. Hiring Managerem, lub z bezpośrednim przełożonym zespołu. Tu oczywiście można zastosować wiele wariacji korzystając z dodatkowych metod selekcji przed, w trakcie, lub po wspomnianym spotkaniu. Pamiętaj, że każdy kandydat powinien przechodzić etapy selekcji w takich samych warunkach, żeby zapewnić możliwość porównania wyników.

Rozmowa w biurze stanowi istotny element procesu nie tylko z punktu widzenia firmy, ale też z punktu widzenia samego kandydata. To na tym etapie może zaobserwować jak zachowują się przyszli (potencjalni) współpracownicy i podjąć decyzję o tym, czy rzeczywiście jest zainteresowany zatrudnieniem w firmie. Pamiętaj więc, że poddajecie kandydata procesowi selekcji, ale kandydat poddaje jednocześnie procesowi selekcji Waszą firmę!

Etap 6: przygotowanie i przekazanie informacji zwrotnej

Wreszcie ostatni etap procesu rekrutacji służy podjęciu i przekazaniu informacji o (nie)zatrudnieniu kandydata. Żeby zapewnić obiektywną ocenę wszystkich kandydatów, każdy proces powinien zakończyć się spotkaniem wszystkich osób zaangażowanych w proces rekrutacji i selekcji.

Podczas spotkania każdy powinien ocenić kandydata na czterostopniowej skali (to pozwala uniknąć niejednoznacznych ocen), a następnie uzasadnić swoją ocenę. Jeśli oceny przyznane kandydatowi są różne, warto przedyskutować z czego wynikły różnice.  W jej dyskusji warto odwołać się do notatek z procesu rekrutacji.

Czy kandydat X powinien zostać zatrudniony w firmie?

zdecydowanie tak  – raczej tak – raczej nie – zdecydowanie nie

Decyzję o zatrudnieniu podejmuje ostatecznie Hiring Manager, jednak zaangażowanie zespołu we wspólną ocenę kandydata pomaga wypracować spójny i sprawiedliwy system selekcji. Dzięki takiemu podejściu jest nam również zdecydowanie łatwiej nauczyć się pracować z danym Hiring Managerem i zakończyć ten i kolejne procesy rekrutacji z sukcesem.

Wreszcie decyzję należy przekazać kandydatowi. Pamiętaj, że każdy kandydat – bez względu na to, czy jest ona pozytywna, czy negatywna – powinien otrzymać feedback. W tym celu możesz skorzystać z notatek sporządzonych w trakcie spotkania z pozostałymi osobami zaangażowanymi w proces rekrutacji.

Czy zgodzisz się z opisanym przeze mnie procesem? A może uważasz, że pominęłam jakieś niezbędne etapy każdego procesu rekrutacji?

Przygotowując się do rozmowy z Anią rozpisałam sobie proces rekrutacji na poszczególne etapy i byłam tak z tej rozpiski zadowolona, że postanowiłam podzielić się nią również z Wami!

Czemu służy standaryzacja procesu rekrutacji?

Zanim przejdziemy do tego jak powinien wyglądać standardowy proces, warto zastanowić się, czy wprowadzenie go ma w ogóle sens. Ostatecznie każdy kandydat jest inny, dlaczego więc nie potraktować go indywidualnie?

Z takiego założenia wychodziło wielu rekruterów, których poznałam pracując w londyńskim środowisku startupowym. Firmy te były często wystarczająco małe, by móc pozwolić sobie na podejście indywidualne – i sama dałam złapać się w tą pułapkę, rezygnując z ustrukturyzowanych wywiadów z kandydatami na rzecz swobodnej rozmowy.

Szycie procesu rekrutacji na miarę kandydata ma jednak sporo wad i zaskakująco mało zalet. Ja zwrócę Wam uwagę na dwa najważniejsze aspekty: candidate experience i proces selekcji.

Argumenty za standaryzacją procesu

Jak standaryzacja poprawia candidate experience?

O tym jak ważne jest candidate experience nie muszę już chyba nikogo przekonywać (jeśli macie jakiekolwiek wątpliwości, niech przekona Was ekspert w tym temacie, Maja Gojtowska).

Na pierwszy rzut oka wydawać się może, że dopasowanie procesu rekrutacji do kandydata może zapewnić mu wspaniałe doświadczenia. Jednak poza transparentnością i stałą komunikacją, kandydaci chcą też czuć, że potraktowaliśmy ich sprawiedliwie.

Nawet małpki nie nabierzesz. Kiedy widzimy, że innych
w tych samych warunkach traktuje się inaczej, to już wiemy,
że mamy do czynienia z oszustwem.

Jest jeszcze drugi argument z obszaru doświadczeń kandydata. Prowadząc wszystkie procesy zgodnie z jednym standardem, zdecydowanie łatwiej jest uniknąć pomyłek. Łatwiej też skorzystać ze wsparcia narzędzi – dzięki temu możemy się przykładowo upewnić, że absolutnie każdy kandydat otrzymuje informację zwrotną po każdym etapie procesu. Jeśli natomiast część kandydatów otrzymywałaby wiadomość tylko po wybranych etapach, lub zamiast wiadomości mailowej otrzymywałaby telefon, to już nie trudno o pomyłki i przeoczenia.

Jak standaryzacja wspiera selekcję kandydatów?

Selekcja to bardzo skomplikowany temat i na pewno obszar wymagający gruntownych szkoleń. Niestety szkolenia w tym zakresie oferowane rekruterom często są raczej powierzchowne, że już nie wspomnę o szkoleniach oferowanych Hiring Managerom.

To jednak, co nie ulega wątpliwości, to że proces rekrutacji jest obarczony dużym ryzykiem w obszarze selekcji ze względu na liczne błędy poznawcze, które wpływają na ocenę kandydatów. Standaryzacja procesu rekrutacji jest jednym z najprostszych sposobów na eliminację niektórych z nich.

Wyobraźmy sobie, że jeden z kandydatów otrzymuje od nas w procesie zadanie do wykonania w firmie, a inny – zadanie rekrutacyjne do wykonania w domu. Porównanie ich wyników będzie niemal niemożliwe. Zupełnie inaczej pracuje się we własnym domu, w otoczeniu pomocy naukowych, a inaczej w obcym środowisku, pod okiem osoby prowadzącej proces.

O ile więc w pewnych wypadkach odstępstwa od standardowego procesu dają się uzasadnić (np. w przypadku kandydatów niepełnosprawnych), to prowadzenie procesów selekcji, których wyniki nie dają się zupełnie ze sobą porównać, nie jest dobrym pomysłem.

Jak standaryzacja ułatwia zarządzanie zespołem?

Dla managerów mam jeszcze jeden argument za standaryzacją procesu. Zdecydowanie łatwiej jest zarządzać zespołem, jeśli zadania wszystkich jego członków są podobne. Rekruter na L4 jest w stanie bez większego problemu przekazać swoje obowiązki koledze lub koleżance, Hiring Manager nie zastanawia się, czemu proces do zespołu A wygląda inaczej, niż do zespołu B, a system ATS można latwo i sprawnie dopasować do potrzeb wszystkich użytkowników.

Mam nadzieję, że zgodzicie się ze mną, że standaryzacja procesu rekrutacji jest niezbędna do prowadzenia działań na najwyższym poziomie

Po tym dość długim wstępie zapraszam do lektury kolejnego wpisu o 6 niezbędnych etapach każdego procesu rekrutacji:

Jak wykorzystamy tak zaoszczędzony czas? Oczywiście – zadając pytania odnośnie projektu! To, jakie pytania zadamy zdecyduje o powodzeniu procesu rekrutacji, dlatego postanowiłam przygotować krótką listę, z której możecie skorzystać (lub do której możecie dodać własne ulubione pytania).

1. Z czego wynika potrzeba rekrutacyjna?

Być może stanowisko jest zupełnie nowe – jeśli tak, co zadecydowało o jego utworzeniu? Czy takie stanowiska istniały już wcześniej w firmie, w tych lub innych działach? A może rekrutujecie na zastępstwo? Za kogo? Gdzie podział się pracownik, którego zastępujemy – być może awansował, zdobył ciekawą pracę w innej firmie, czy wiemy czemu odszedł?

Wszystkie te pytania pozwalają lepiej zrozumieć od czego zależy budżet rekrutacyjny i wymagania wobec kandydatów. Przykładowo, jeśli rekrutujecie na zupełnie nowe stanowisko, to oczekiwania managera mogą mieć charakter życzeniowy, a niektóre wymagania wobec kandydatów mogą być dorzucone do pozostałych „na zapas”. W takim wypadku warto dopytać o absolutnie konieczne umiejętności i kwalifikacje, odwołując się do pracy, jaką kandydat miałby wykonać. Jak widzicie, przygotowanie do briefingu pozwoli Wam nie tylko zadać pytania z listy, ale też zareagować na odpowiedzi zadając dodatkowe pytania.

2. Jak wyglądać będzie typowy dzień / tydzień / miesiąc nowego pracownika?

Co prawda nie możecie zostać ekspertami w każdej dziedzinie, z jaką mają styczność Wasi kandydaci, ale na pewno posiadacie wystarczająco dużą wiedzę, by zrozumieć odpowiedź na to pytanie. Czy nowy pracownik będzie spędzać dzień pracując samodzielnie, z kimś z zespołu, z całym zespołem? Z jakimi działami będzie współpracował? Czy stanowisko wiąże się z pracą z domu, pracą z biura? Jak często nasz nowy pracownik będzie uczestniczył w spotkaniach? Odpowiedzi na wszystkie te pytania możecie poznać dowiadując się jak wygląda typowy dzień w pracy.

W wypadku pracy o większej zmienności możecie dopytać o typowy tydzień lub miesiąc, lub przykładowy projekt (w wypadku pracy projektowej). To wyjątkowo ważne, bo dzięki temu będzie Wam łatwiej zbudować historię, która zaangażuje kandydata. Ostatecznie podanie suchych faktów, takich jak „20% czasu w podróży” nie oddziałuje na wyobraźnię tak bardzo jak „w ramach ostatniego projektu zespół spędził cały tydzień w Nowym Jorku, gdzie znajduje się nasza siedziba w US”.

3. Jakie kryteria zadecydują o przedłużeniu umowy po okresie próbnym?

Chodzi po prostu o to, by kandydat wiedział, co powinien zrobić w trakcie pierwszych 3 czy 6 miesięcy w pracy, by można uznać, że odniósł sukces. Chyba każdy chce w pracy radzić sobie dobrze – jeśli więc wyeliminujemy nieporozumienia co do tego, jak „dobrze” wygląda, zwiększamy szansę na powodzenie kandydata na nowym stanowisku pracy.

Może się oczywiście okazać, że poszukujecie pracownika wyłącznie na okres trwania jednego projektu. W takim wypadku ciągle jednak warto wiedzieć jak wyglądać będzie pozytywne zakończenie projektu.

Nie chodzi tu wyłącznie o KPI, SLA czy targety. Pamiętajcie, by powiązać odpowiedź na to pytanie z odpowiedzią na pytanie pierwsze. Przykładowo, jeśli nowe stanowisko powstało po to, żeby zwiększyć sprzedaż wśród klientów biznesowych firmy, to jakie cele stawia sobie (i co za tym idzie, nowemu sprzedawcy) organizacja?

4. Jakie czynniki przekonały obecnych pracowników do przyjęcia oferty firmy?

Zamiast pytać o tzw. unique selling points, zapytajcie o to co skłoniło innych kandydatów do dołączenia do firmy. Jeśli Hiring Manger nie zna na to pytanie odpowiedzi – zadajcie je bezpośrednio pracownikom!

Moje własne doświadczenie wskazuje, że pytając „dlaczego kandydat miałby być zainteresowany tym stanowiskiem” bardzo trudno uzyskać ciekawą odpowiedź. Część managerów wskazuje na markę firmy, część nie jest w stanie podać żadnej odpowiedzi, część jest delikatnie urażona pytaniem. Dlatego właśnie warto zadać je inaczej.

Pytając „co skłoniło Piotrka do przyjęcia oferty w zeszłym miesiącu?” mamy większą szansę na konkret. Z kolei zadając to pytanie Piotrkowi możemy dodatkowo dowiedzieć się, czy wyobrażenie o objętym przez niego stanowisku pokryło się z rzeczywistością. Jeśli przekonaliśmy Piotrka do przyjęcia oferty obiecując pracę z najnowszymi technologiami, a tymczasem zespół nie ma z nimi żadnej styczności, Piotrek może być rozczarowany. Warto więc unikać używania tego argumentu w rozmowie z kolejnymi kandydatami.

5. Co może zniechęcić kandydatów do przyjęcia oferty?

I wreszcie docieramy do tego, co chyba najważniejsze. Każdy z nas chciałby zaprezentować kandydatowi ofertę marzeń – ale przecież każda praca ma również swoje minusy. Warto dopytać o nie podczas briefingu, żeby odpowiednio przygotować się do poprowadzenia procesu rekrutacji.

Być może szukamy kandydatów do pracy na nocną zmianę, lub lokalizacja biura nie jest bardzo korzystna. Zrozumienie niedogodności związanych z pracą pozwoli nam zbudować personę kandydata, dla którego nie będą one przeszkodą. Jeśli ktoś preferuje pracę wieczorami, to nocna zmiana nie tylko go nie zniechęci, ale może wręcz stanowić atrakcyjny aspekt stanowiska. Podobnie jest z innymi minusami. Mają one charakter subiektywny, a więc możemy znaleźć takich kandydatów, dla których nie będą one mieć znaczenia, lub wręcz staną się plusem.

6. Pytania organizacyjne

Zrozumienie stanowiska jest niezwykle ważne, żeby odpowiednio poprowadzić proces souricngowy… ale proces rekrutacji wymaga również zadania dodatkowych pytań o charakterze organizacyjnym. W tym wypadku warto stworzyć standardowy formularz, który wypełniamy za każdym razem przed rozpoczęciem działań:

a. Kiedy nowy pracownik powinien rozpocząć pracę?

Pamiętajcie, że musicie wynegocjować realistyczne ramy dla projektu. Jeśli jest absolutnie konieczne, żeby kandydat rozpoczął pracę w przeciągu kolejnych dwóch tygodni, to powinniście rozważyć zatrudnienie freelancera zanim zapełnicie stanowisko na pełen etat. Właśnie dlatego warto przypominać managerom, żeby jak najwcześniej dawali Wam znać o planowanych rekrutacjach, nawet jeśli nie są na 100% pewni, że dojdą do skutku.

b. Jak będą wyglądać poszczególne etapy procesu selekcji? Ile etapów przewidujemy?

Oczywiście musicie wiedzieć, jak wyglądać będzie proces selekcji. Informacje o procesie będą Wam potrzebne zarówno po to, żeby przekazać je kandydatom, jak i po to, żebyście sami mogli odpowiednio się do niego przygotować.

c. Kto będzie zaangażowany w proces selekcji?

Ważne, żebyście mieli łatwy dostęp do każdej osoby zaangażowanej w proces selekcji. To ułatwi planowanie spotkań z kandydatami i zbieranie feedbacku. Jeśli w proces selekcji zaangażowane jest wiele osób, warto rozważyć wprowadzenie tzw. debriefing meetings, czyli spotkań w trakcie których na forum omówicie wrażenia po spotkaniu z kandydatem.

d. Kto podejmie ostateczną decyzję o zatrudnieniu kandydata?

Oczywiście w proces może być zaangażowane wiele osób, ale zazwyczaj jest jedna konkretna osoba (przeważnie Hiring Manager), która podejmie decyzję o zatrudnieniu. Nie muszę chyba tłumaczyć, dlaczego musicie wiedzieć kto to taki pamiętajcie też, żeby upewnić się czy osoba decyzyjna będzie obecna w pracy przez cały czas trwania procesu, a jeśli np. planuje urlop – kto może zamiast niej podjąć decyzję o złożeniu kandydatowi oferty.

e. W jakich dniach osoby zaangażowane w proces selekcji będą dostępne, by wziąć udział w rozmowach z kandydatem?

Planowanie procesu może być skomplikowane, dlatego warto jak najwcześniej poprosić osoby biorące w nim udział o zablokowanie konkretnych terminów w kalendarzu. Wiedząc kiedy możecie umówić rozmowy z kandydatem będziecie mogli skrócić czas związany z administracją procesem.

Oczywiście, w zależności od stanowiska, możecie chcieć stworzyć jeszcze dłuższą listę pytań, które zadacie podczas spotkania z Hiring Managerem. W miarę upływu czasu zauważycie, że zadanie właściwych pytań staje się coraz prostsze. Będziecie wiedzieć czego spodziewać się po kandydatach, a także po własnej organizacji. Zbudujecie własny model współpracy z managerami (tu ciekawy wpis o budowaniu tej współpracy z ROC Polska). Warto jednak od czasu do czasu odświeżyć sobie te podstawy, zwłaszcza, jeśli macie do czynienia z nowym, nietypowym projektem.

Potrzebny nam człowiek!

Potrzeby rekrutacyjne są komunikowane w firmie w różny sposób. Jeśli wszystko idzie według idealnego scenariusza, to nie są w żadnej mierze zaskoczeniem dla rekrutera, który ma dostęp do informacji o przewidywanych potrzebach rekrutacyjnych na cały rok. Powiedzmy sobie jednak uczciwie, to zdarza się ciągle jeszcze zbyt rzadko.

Być może Hiring Manager przesyła do zespołu rekrutacji wiadomość mailową, uzupełnia formularz, dzwoni bezpośrednio do rekrutera lub pojawia się nagle w pokoju HR by oznajmić, że potrzebuje kogoś zatrudnić – przeważnie „na wczoraj”.

Sama forma komunikowania potrzeb nie ma szczególnego znaczenia. To, co najważniejsze dla rekrutera, to czas na przygotowanie się do spotkania, w trakcie którego będzie mógł omówić nowe stanowisko właśnie z Hiring Managerem. Pominięcie takiego spotkania (lub rozmowy telefonicznej) jest zawsze błędem! Nawet jeśli rekrutowaliśmy już na podobne stanowisko, nie oznacza to wcale, że dysponujemy wszystkimi informacjami potrzebnymi do przeprowadzenia sprawnego procesu rekrutacji.

Weźmy na przykład zespół rekrutacji: jeśli poprzednio zrekrutowaliśmy na stanowisko rekrutera osobę z doświadczeniem w rekrutacjach IT, tym razem manager zespołu może położyć mniejszy nacisk na branżę, w której pracował kandydat. Może natomiast szukać osoby, która uzupełni doświadczenie poprzedniego kandydata – i całego zespołu – o pewne nowe elementy. Zespół to żywy organizm, który zmienia się wraz z każdą osobą, która do niego dołącza (lub z niego odchodzi).

Przygotowanie jest kluczem do sukcesu

Kiedy zaczęłam pracę w wielkiej korporacji, chyba najbardziej zdziwiło mnie podejście firmy (i pracowników) do spotkań. Były traktowane niemal jak strata czasu, a co za tym idzie – nikt się do nich nie przygotowywał. A tymczasem to właśnie odpowiednie przygotowanie zdecydowanie zwiększa ich wartość!

Jeśli chcecie przekonać Hiring Managera, że briefing nie tylko powinien się odbyć, ale też jest spotkaniem wartościowym, musicie koniecznie przybyć na nie przygotowani. Warto też umawiając spotkanie przekazać managerowi informacje o tym czego powinien się spodziewać i czy (oraz co) powinien sam przygotować.

Jest kilka źródeł wiedzy, z których możecie skorzystać jeszcze przed briefingiem, niezależnie od okoliczności. Oto moje ulubione:

Opis stanowiska / profil kandydata / ogłoszenie o pracy

Każda firma dysponuje pewnymi materiałami dotyczącymi różnych stanowisk, na jakie może się Wam zdarzyć rekrutować. W niektórych firmach manager zgłaszając potrzebę przesyła rekruterowi opis stanowiska lub profil kandydata. W innych, rekruterzy mogą skorzystać z publikowanych wcześniej ogłoszeń o pracy.

Przeważnie istnieje choć jeden dokument, który może stanowić punkt wyjściowy Waszego przygotowania. Kluczem jest przeczytać go z uwagą, zadając sobie jak najczęściej pytanie „dlaczego”. Briefing to idealna pora, by odnieść się do wszelkich niejasności wynikających z tego dokumentu, warto więc zabrać ze sobą na spotkanie wydrukowaną kopię, opatrzoną notatkami z przygotowania.

Wyszukiwanie testowe

Wyszukiwanie testowe przeprowadzam używając Google lub alternatywnych wyszukiwarek. Dzięki temu znajduję nie tyle profile kandydatów, co informacje o źródłach odpowiednich profili.

Przykładowo, wyszukiwanie testowe dla programisty Java w Krakowie sformułowałabym tak:

java kraków -praca -staż -oferta -job -jobs -coffee -apply

Przejrzałabym szybko wyniki tak, żeby zrozumieć rozmiar grupy na Meetupie, wypisać informacje o wydarzeniach dedykowanych programistom Java, rozpocząć tworzenie listy firm, które ich zatrudniają…

Dopiero w ramach drugiego kroku przejrzałabym profile dostępne na LinkedIn. Słowa klucze warto zaczerpnąć ze wspomnianych już materiałów, choć pamiętajmy, że mogą okazać się nietrafione. Część z nich może przykładowo dotyczyć preferowanych, a nie wymaganych kwalifikacji. Tym niemniej takie wstępne rozpoznanie rynku pozwoli nam zorientować się jakie wyzwania może prezentować rekrutacja na dane stanowisko.

Oferty pracy konkurencji

Zrozumienie rynku pracy w danym obszarze wymaga oczywiście czasu. Jeśli jednak rekrutujecie na zupełnie nowe stanowisko, dobrym źródłem informacji mogą okazać się oferty pracy innych firm. Sugerowałabym, żebyście nie ograniczali się wyłącznie do firm, które postrzegacie jako konkurencję. Każda organizacja, która rekrutuje kandydatów o takim samym profilu, będzie konkurować z Wami o pracowników.

Warto przyjrzeć się zarówno wymaganiom wobec kandydatów, opisowi obowiązków na stanowisku jak i liście benefitów. Jeśli Wasze ogłoszenie ma przyciągnąć uwagę kandydatów, będzie musiało wybić się na tle innych. Jeśli kandydaci zaangażowani w proces rekrutacji mają poważnie rozważyć Waszą firmę – obietnice z ogłoszenia będą musiały zostać spełnione. Dlatego Hiring Manager, jako osoba odpowiedzialna za budżet i stworzenie odpowiednich warunków dla nowego pracownika, na pewno doceni Wasze wskazówki odnośnie standardów na rynku pracy.

Profile pracowników

Wreszcie, niesamowicie pomocne są również profile pracowników. Warto skonfrontować informacje, które znajdziecie w CV (lub na profilu LinkedIn) osób pracujących już w danych zespole z listą wymagań wobec nowego pracownika. Kiedy szukamy nowego członka zespołu, profil kandydata tworzymy często w oparciu o obecny skład zespołu. Ale jeśli zespół składa się z doświadczonych pracowników, ich kwalifikacje będą z pewnością znaczenie wyższe, niż kiedy otrzymali od firmy ofertę współpracy!

Jeśli macie taką możliwość, warto też podpytać pracowników co zmotywowało ich do dołączenia do firmy i zespołu. Jeśli pracujecie w zespole wewnętrznym, pamiętajcie, że silna sieć znajomości w firmie będzie bardzo przydatna w takich sytuacjach. Pozwoli Wam szybko i w nieformalny sposób zdobyć informacje, które będziecie mogli wykorzystać w trakcie spotkania z Hiring Managerem. Zamiast pytać o tzw. unique selling points stanowiska, będziecie mogli sami przedstawić je z perspektywy istniejącego zespołu!

Jeśli natomiast pracujecie w agencji, to poratuje Was w tym wypadku sieć kontaktów na rynku. Informacja o tym, dlaczego specjaliści z danej dziedziny decysują się podjąć nową pracę jest zawsze cenna – nawet, jeśli nie dotyczy zespołu, do którego obecnie rekrutujecie.

Briefing to negocjacje

Wszystkie zdobyte dzięki wspomnianym źródłom informacje pozwolą Wam przygotować się do spotkania z Hiring Managerem. Jak już wspomniałam, przygotowanie jest absolutnie niezbędne, żeby spotkanie przebiegło sprawnie, a ustalenia poczynione z managerem były realistyczne.

Briefing to nic innego jak spotkanie, podczas którego negocjować będziecie szczegóły prowadzonego przez Was projektu. Jeśli zgodzicie się na zbyt wiele – ryzykujecie, że nie będziecie w stanie go zrealizować. Jeśli jednak uda Wam się wynegocjować realistyczne warunki, proces rekrutacji przebiegnie sprawniej.

Pamiętajcie więc, by przemyśleć w oparciu o zebrane informacje, jaki będzie realistyczny termin dostarczenia pierwszych CV do Hiring Managera, kiedy mogą odbyć się rozmowy, w jakim terminie możecie realistycznie złożyć ofertę kandydatowi i kiedy będzie on mógł rozpocząć pracę. Ustalenie nierealistycznych terminów nie leży w niczyim interesie! Jeśli jednak nie przyjdziecie na spotkanie z wypisanymi wyraźnie datami, łatwo jest ulec presji i zgodzić się na terminy narzucone przez managera.

Zaproponowany przeze mnie proces może wydawać się bardzo czasochłonny, ale jest absolutną podstawą wszelkich działań z zakresu sourcingu. Jeśli nie wiecie czego szukacie, to szanse, że to znajdziecie są bardzo niewielkie

Mi też raz czy dwa się zdarzyło. I dokładnie tak samo mam czasem ochotę krzyczeć myśląc o niewinnej istocie, która jeszcze nie wie co ją czeka po kliknięciu „aplikuj”.

Ciekawa jestem kto z Was byłby w stanie bez sprawdzania powiedzieć ile czasu zajmuje złożenie aplikacji do firmy, do której na co dzień rekrutujecie. To zupełnie naturalne, że z czasem zapominamy o własnych doświadczeniach w tym zakresie (a rekruterzy z RPO mogą takich w ogóle nie mieć), nie ma jednak powodu, by sobie ich od czasu do czasu nie odświeżyć.

Najlepiej zaprosić do zabawy cały zespół i podzielić się na dwie grupy: jedna aplikuje siedząc przed komputerem, druga przez urządzenia mobilne; jedną osobę z każdej grupy prosimy o mierzenie czasu.

W zależności od tego w jakiej firmie pracujecie i jakim posługujecie się systemem, taka zabawa może trwać od kilku minut aż do kilku godzin (po dwóch proponuję przerwać i zastanowić się czy zadania nie powtórzyć wraz z osobą decyzyjną z działu IT lub zakupów ).

Prawda jest taka, że pracując jako rekruter, rzadko mamy wpływ na takie elementy naszej pracy jak narzędzia ATS. Coraz więcej dostępnych jest na rynku elastycznych rozwiązań z tego zakresu (typu cloud based). Można jednak sprawić, że nasz proces aplikacji stanie się o wiele bardziej przyjazny kandydatom bez wprowadzania wielkich zmian systemowych.

Poinformuj o czasie potrzebnym na złożenie aplikacji

Jeśli proces aplikacji do Twojej firmy jest skomplikowany lub trwa wyjątkowo długo, warto zakomunikować to kandydatom zanim do niego przystąpią. Odpowiednio zarządzając oczekiwaniami kandydata możemy łatwo wpłynąć na jego wrażenia z procesu rekrutacyjnego. Warto więc opisać proces rekrutacji już w ogłoszeniu rekrutacyjnym i dostosować komunikację na różnych etapach procesu do potrzeb kandydatów.

Jeśli złożenie aplikacji trwa ponad 30 minut – taka informacja powinna koniecznie dotrzeć do kandydata zanim kliknie w przycisk „aplikuj”! Jeśli podczas wypełniania aplikacji kandydat musi podać informacje, których będzie musiał wcześniej poszukać (jak wyniki szkolne czy ze studiów), również warto go uprzedzić.

Podaj alternatywne metody kontaktu

Czasami nieprzewidziane przez nas okoliczności mogą utrudnić kandydatom aplikację. A może po prostu nie są gotowi przesłać nam dokumentu podsumowującego historię ich życia na podstawie lepiej lub gorzej zredagowanego ogłoszenia?

Warto włączyć do procesu osoby niezdecydowane, dając im możliwość skontaktowania się z nami i zadania nurtujących je pytań zanim podejmą ostateczną decyzję o aplikowaniu na stanowisko. Tutaj podaję zazwyczaj trzy możliwości: podanie adresu email, numeru telefonu, lub linka do Calendly (lub podobnego narzędzia).

Poznaj możliwości systemu, z którym pracujesz

Miałam okazję nauczyć się obsługi różnych narzędzi z kategorii ATS czy CRM. Wszystkie mają ze sobą coś wspólnego: niewielu użytkowników zna ich pełne możliwości. Wobec tego bardzo często decyzja o zmianie systemu zostaje podjęta na podstawie błędnych danych. Wydaje nam się, że nowy system będzie miał więcej funkcji tylko i wyłącznie dlatego, że nigdy nie nauczyliśmy się z nich korzystać w starym systemie.

Zanim zaczniecie budować case dla biznesu zachęcający do wprowadzenia zmian w obecnej infrastrukturze, porozmawiajcie z dostawcą obecnego rozwiązania o tym, jak można lepiej dopasować je do Waszych (i kandydatów) potrzeb. Może się okazać, że formularze aplikacji wcale nie muszą być takie długie, zgody RODO można bez problemu zbierać automatycznie przez system, a wyszukiwanie kandydatów można przeprowadzić używając Boolean Search.

Ciągle funkcjonuje w naszej branży żart, mówiący o tym, że najlepszy sposób na sprawdzenie motywacji kandydata to w przypadku większości firm właśnie skomplikowany proces aplikacji. Nie bądźmy naiwni – tego rodzaju mechanizmy nie pozwolą nam wcale zrekrutować najlepszych osób do pracy. Jak mówi Bill Boorman (skąd inąd uznany autorytet w temacie HR tech), proces rekrutacji przypomina nieraz Grę o tron: zatrutniamy nie najlepszych, ale tych, którzy jakimś cudem, po wielu etapach zmagań, pozostali przy życiu (lub w naszym wypadku: w procesie).

Z całą pewnością możemy działać lepiej. Zanim jednak zaczniecie mapować proces rekrutacji, by odkryć który nowy ATS najlepiej sprawdzi się w Waszej organizacji, zadbajcie już dziś o wrażenia kandydatów minimalizując negatywny wpływ poprzedniego rozwiązania. Być może Wasz obecny system nie jest tak zły, jak się wydaje, a Wy będziecie mogli wykorzystać zaoszczędzone środki na bardziej pilne działania.

Potem jednak doznałam drobnego olśnienia i nieco zmieniłam kierunek. Cóż bowiem za korzyść z omawiania ze szczegółami jakiejkolwiek przyszłości, kiedy wszystko świadczy o tym, że teraźniejszość też mamy nie do końca opanowaną. Skupiłam się więc na omawianiu takich rozwiązań, które co prawda istnieją już dziś, ale trudno powiedzieć, żeby były powszechnie stosowane (jak np. zautomatyzowane narzędzia sourcingowe czy chatboty podpięte sprytnie pod stronę karier).

Tymczasem jednak kolejny tydzień uświadomił mi, że nawet takie rozwiązania zdają się przekraczać nie tyle możliwości, co raczej aspiracje firm prowadzących działania rekrutacyjne. Firm, których model działania opiera się ciągle o… brak komunikacji z kandydatami.

Podstawowa zasada skutecznej komunikacji z kandydatami

Być może nie wszyscy się ze mną zgodzą, ale wychodzę z założenia, że absolutnie każdy kandydat ma prawo do informacji zwrotnej od firmy, która prowadzi jego proces rekrutacyjny. Właściwie wiem na pewno, że nie wszyscy się zgodzą, a wiem to przeglądając ogłoszenia rekrutacyjne, które informują kandydata wprost, że nie ma za bardzo na co liczyć. Prześle potencjalnemu pracodawcy całą historię swojego życia, ale ten może odpisze – a może nie.

Pracodawcy przeznaczają nie raz ogromne budżety na kampanie wizerunkowe, marketing rekrutacyjny, ogłoszenia o pracy – a jednocześnie „zastrzegają sobie prawo do kontaktu z wybranymi kandydatami”. Takie działania zdają się wzajemnie odbierać sobie sens.

Tym bardziej, że nie ma po co wyglądać technologii przyszłości – chyba każdy ATS posiada funkcję wysłania potwierdzenia otrzymania aplikacji kandydata. Podobnie z prostym komunikatem jeśli kandydat nie przejdzie pomyślnie pierwszego etapu selekcji, jakim jest przeważnie analiza CV*. Oczywiście jeśli dojdzie w procesie rekrutacji do kontaktu telefonicznego z kandydatem, powinniśmy rozmowę o odrzuceniu z procesu również przeprowadzić telefonicznie.

(Tu istnieje jeszcze druga opcja, moim zdaniem ciekawsza. W formularzu pierwszej rozmowy telefonicznej możemy zaznaczyć preferowaną przez kandydata metodę komunikacji proponując kilka opcji, np. mail / telefon / sms…)

Od pytań kandydatów do tworzenia contentu

Ciągle jeszcze rzadko wykorzystujemy w komunikacji z kandydatami potencjał tzw. FAQ, czyli często zadawanych pytań – i oczywiście odpowiedzi. Tymczasem jednak pytania kandydatów stanowią świetny punkt wyjściowy do tworzenia dedykowanych kandydatom treści.

Duża część pytań jest na pewno powtarzalna i warto oszczędzić czas rekruterów tworząc odpowiednią przestrzeń w sieci, gdzie kandydaci sami znajdą odpowiedzi na nurtujące ich pytania. Dodatkowo takie treści mogą przyciągać kolejnych zainteresowanych, można wyskorzystać je w trakcie działań sourcingowych i pod kątem wizerunkowym.

O tym jak ważna jest strona FAQ myślę dziś szczególnie intensywnie ze względu na sytuację, która zainspirowała mnie do stworzenia tego wpisu. Siedzę na lotnisku – mój lot został opóźniony. Początkowo opóźnienie miało wynieść niemal dwie godziny, a po tym czasie wraz z innymi pasażerami otrzymałam wiadomość SMSową: lot został przełożony na godzinę pierwszą po południu (co daje już 6 godzin opóźnienia). Pracownicy lotniska początkowo niechętnie lecz z uprzejmym uśmiechem informowali pojedynczych pasażerów co to oznacza.

W miarę, jak dookoła pojawiały się kolejne osoby z dokładnie tymi samymi pytaniami uśmiechy pracowników lotniska były coraz bardziej wymuszone, ich głos nieco zniecierpliwiony. I trudno się dziwić, ostatecznie ile razy można tłumaczyć dokładnie to samo? A tymczasem wystarczyłoby w komunikacie do wszystkich kandydatów podać podstawowe informacje o naszej sytuacji i odpowiadać już tylko na pytania bardzo nietypowe, których standardowy komunikat nie uwzględnił. Patrząc na moje poprzednie wpisy, widzę że temat komunikacji często poruszam w związku z rozczarowaniem jakąś formą transportu

Technologie, które wesprą komunikację z kandydatem

Jest w tej dziedzinie całe mnóstwo narzędzi i nie będę na pewno próbować wymienić tu ich wszystkich. Zwróćmy jednak uwagę na te narzędzia, którymi być może dysponujecie już teraz, albo niewielkim kosztem możecie je włączyć do swojego zaplecza technologicznego:

• Email: jeśli nie dysponujecie w firmie żadnym systemem do zarządzania aplikacjami kandydatów, ale spływają one po prostu na maila, dobra wiadomość! Wystarczy ustawić tzw. autoresponder i po krzyku Co do odrzucania kandydatów na późniejszych etapach procesu, można na pewno przyspieszyć ten proces tworząc jeden naprawdę dobrze napisany szablon wiadomości, do której w miarę potrzby możemy oczywiście dopisać indywidualny feedback dla kandydata. Warto pamiętać, że w świetle RODO mamy i tak obowiązek usunąć komunikację z kandydatem wraz z pozostałymi jego danymi, chyba, że kandydat wyrazi zgodę na ich przetrzymywanie. Nadaża się więc wspaniała okazja, by kandydata o taką zgodę poprosić właśnie przekazując informacje o procesie rekruacji.
• ATS: jeśli używacie w firmie systemu rekrutacyjnego, mogę założyć się, że można użyć go do automatycznego wysyłania maili! Jeśli wydaje się Wam, że jest inaczej, zapytajcie Waszego „opiekuna” ze strony dostawcy. Bardzo często wykorzystujemy tylko niewielką część funkcji narzędzi tego typu, więc zanim zdecydujemy się zmieniać system – upewnijmy się czy aby na pewno nie posiada on ineresujących nas funkcji.
• Calendly: lub dowolne inne narzędzie do automatycznego umawiania spotkań. Takie rozwiązanie proponuję, kiedy odrzucamy kandydata już po rozmowie telefonicznej, a być może nawet po spotkaniu w firmie. Możemy wtedy poinformować kandydata mailowo o wyniku procesu selekcji, jednocześnie zaznaczając, że szczegółowy feedback dotyczący swojej aplikacji może uzyskać w trakcie umówionej rozmowy telefonicznej.

Te trzy proste narzędzia, o których często zresztą piszę, pozwolą Wam mocno osadzić swój proces rekrutacyjny w ramach akceptowalnej społecznie teraźniejszości.

To, że kandydaci mogą w dzisiejszych czasach, aplikując często do dużych i znanych firm, nigdy nie otrzymać wiadomości o niepowodzeniu w procesie nie daje się dziś niczym wytłumaczyć.

Ja mam kilka takich firm na liście, które w przeciągu kilku ostatnich lat nie odrzuciły mojej kandydatury. Coraz więcej jest na niej też takich firm, które co prawda zaangażowały mnie w długie rozmowy o szkoleniach i zleciły przygotowanie oferty, ale nie oferowały w zamian nawet krótkiego maila „nie teraz”, „nie dziękujemy”. Zarezerwowały sobie prawo do nieodzywania się do mnie.

Miejmy nadzieję, że w miarę jak sami przestaniemy przyznawać sobie takie prawo, nasi pracodawcy również zrozumieją swój błąd i „komunikacja z kandydatami” przestanie być dobrem zastrzeżonym tylko dla wybranych

*Fakt, że jest to wyjątkowo kiepska metoda selekcji charakteryzująca się trafnością poniżej rzutu monetą, to pewnie temat na osobny wpis

Rekruterzy oczekują, że skoro trafiają do kandydatów bezpośrednio, skuteczność działań musi być większa niż skuteczność zamieszczonych w odpowiednich portalach ogłoszeń. Ich managerowie oczekują, że uda się niemal natychmiast włączyć do procesów rekrutacyjnych sporą liczbę nowych kandydatów, a kiedy tak się nie dzieje, wszystkich ogarnia frustracja.

Dlatego zanim zaczniecie angażować się (lub swoje zespoły) w działania z zakresu aktywnego wyszukiwania kandydatów w sieci lub poza nią, warto zweryfikować swoje wyobrażenia o tym, jak powinny one wyglądać.

Sourcing to praca projektowa i nie wymaga strategii

Rekrutacja to rzeczywiście praca projektowa – pojawia się nowe stanowisko, przeprowadzamy rozmowy z kandydatami, zatrudniamy jednego z nich. Gotowe. Trudno jednak osiągać dobre rezultaty nie dostrzegając, że poszczególne projekty rekrutacyjne są tylko elementami szerzej zakrojonej strategii HR-owej firmy. Podobnie jest z sourcingiem: najlepsze rezultaty przyniesie podejście strategiczne. Jeśli rekruterzy będą rozpoczynać wyszukiwanie kandydatów dopiero w momencie, w którym pojawia się w sieci ogłoszenie o pracy na danym stanowisku, nie powinniśmy oczekiwać, że sourcing zasadniczo przyspieszy zamknięcie projektów rekrutacyjnych.

Jak zabrać się za to lepiej? Sourcerzy i rekruterzy wyszukujący kandydatów powinni być na bieżąco z długofalową strategią personalną firmy. Jeśli np. firma pracuje nad zdobyciem kontraktu, który łączyłby się ze zwiększonym zapotrzebowaniem na specjalistów posługujących się konkretną technologią, rekruterzy powinni być tego świadomi. To da im czas na nawiązanie nowych znajomości wśród potencjalnych kandydatów, zrozumienie ich potrzeb i zainteresowań. Szukając kandydata o określonym profilu, rekruterzy będą za każdym razem bardziej skuteczni. Kończąc proces rekrutacji, nauczą się utrzymywać kontakt z kandydatami, którzy mogą w przyszłości okazać się idealnymi pracownikami. Nic jednak z tego, jeśli managerowie będą zazdrośnie strzegli informacji na temat długofalowych planów firmy.

Sourcing nie wymaga żadnego przygotowania

Przeprowadzenie wyszukiwania kandydatów bez żadnego przygotowania jest co prawda możliwe, ale wymaga wiele czasu i skutkuje mniej trafnymi wynikami. Rezultaty mogą uwzględniać włączenie do procesu rekrutacji nieodpowiednich kandydatów czy pogorszenie reputacji zarówno firmy jak i rekrutera w grupie docelowej. Dlatego zanim zabierzemy się do wstukiwania słów-kluczy na LinkedIn czy GoldenLine, upewnijmy się, że wiemy dokładnie czego oczekujemy od całego procesu.

Jak zabrać się za to lepiej? Managerów zachęcam, by zapytali rekruterów o to jak wyglądać będzie cały procesu sourcingowy. Rekruterów zaś do tego, żeby zastanowili się nad tym jak szczegółowo przebiec może kontakt z konkretnym kandydatem. Wyobraźcie sobie, że wyszukujecie kandydata na konkretnej platformie, że piszecie do niego wiadomość, że udało Wam się umówić na krótką rozmowę telefoniczną. Czy będziecie wiedzieć, co powiedzieć? Czy macie wystarczająco dużo informacji, by odpowiedzieć na pytania jakie może zadać kandydat? Czy rozumiecie specyfikę jego pracy? Jeśli nie, warto najpierw zdobyć odpowiednie informacje współpracując z hiring managers, czyli managerami poszukującymi pracowników do swoich zespołów.

Działania sourcingowe można prowadzić bez dodatkowych narzędzi i procesów

Każdy z nas może założyć darmowy profil na LinkedIn czy GoldenLine. To jednak nie oznacza, że aktywne wyszukiwanie kandydatów nie wymaga wprowadzenia procesów i narzędzi, które pozwolą przeprowadzać je jak należy. Niekoniecznie muszą to być narzędzia nowe, nieraz wystarczy przystosować te, z których już korzystamy prowadząc działania rekrutacyjne. Pamiętajmy jednak, by przemyśleć dokładnie co będzie nam potrzebne zanim siądziemy do sourcingu – bardzo trudno porządkuje się działania już przeprowadzone, podczas gdy ich uporządkowanie na bieżąco wymaga stosunkowo niewiele wysiłku i czasu.

Jak zabrać się za to lepiej? Warto najpierw rozpisać proces sourcingowy, choćby na kartce papieru, a później zastanowić się czy do jego należytego przeprowadzenia potrzebne będą jakieś narzędzia. Nie zastanawiajmy się wtedy nad konkretnymi narzędziami, ale raczej funkcjami, które powinny spełniać.

Przykładowo na etapie wyszukiwania profili kandydatów dobrze jest zapisywać rezultaty tego wyszukiwania. Jakie narzędzia mogą do tego posłużyć? Na pewno jest ich całe mnóstwo, warto więc zacząć od przeglądu tych, którymi już dysponujemy (Excel, ATS, Hello Talent?). Jeśli dane narzędzie na dłuższą metę się nie sprawdzi lub jest niewygodne w użyciu, zawsze możemy je zastąpić. Jeśli jednak rozpoczęlibyśmy działania bez użycia żadnego narzędzia, to w tym konkretnym wypadku ryzykujemy, że rekruterzy stracą czas na wyszukiwanie tych samych profili kilka razy.

Kiedy zaczynałam pracę w sourcingu, większość moich przełożonych nie miała szczególnego pojęcia na czym polegają moje obowiązki. Sytuacja wielu rekruterów wygląda wciąż podobnie, ale od nas wszystkich zależy jak szybko będzie się to zmieniać

Cóż jednak z tego, kiedy „kandydat pasywny” jest z definicji niewrażliwy na nasze działania? Nie przegląda ofert pracy i nie rozmawia z rekruterami. Po pracy nie zajmuje się wyszukiwaniem ciekawych profili pracodawców na Facebooku czy blogów. Wysiłki pracodawców są im więc kompletnie nieznane.

Jest jednak sposób, który pozwala zasadniczo zwiększyć zasięg naszych działań wizerunkowych, odpowiadając na pytanie: jak docierać do kandydatów pasywnych. Sourcing, czyli aktywne wyszukiwanie kandydatów, daje nam właśnie taką możliwość. Docierając do konkretnych profesjonalistów, którzy, ze względu na posiadane przez siebie kwalifikacje, stanowią grupę docelową zespołu rekrutacji może skutkować zwiększonym zainteresowaniem zarówno działaniami wizerunkowymi, jakie prowadzimy, jak i samymi ofertami pracy.

Ostatnio na ten temat wypowiadałam się w artykule dla portalu HRstandard: oryginał dostępny jest tutaj.

Jak docierać do kandydatów pasywnych z treściami EB?

Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby łączyć kampanie EB z działaniami sourcingowymi. W ten sposób możemy upewnić się, że informacje o naszej firmie docierają również do kandydatów pasywnych. Takie podejście jest wyjątkowo skuteczne w wypadku mniej znanych firm, które nie mają wielkich zasięgów prowadząc działania wizerunkowe.

Bez względu na to w jaki sposób dotrzesz do tych kandydatów, którzy nie poszukują obecnie zatrudnienia, pamiętaj, że musisz przede wszystkim zachęcić ich do rozmowy. Wiadomości wysyłane takim osobom muszą zainteresować, przedstawić firmę i stanowisko wystarczająco atrakcyjnie, żeby kandydat zechciał usłyszeć więcej.

A jeśli powiem Wam, że zarówno na rozmowy rekrutacyjne Wasi kandydaci mogliby umawiać się samodzielnie?

Gdy zaczynałam pracować w rekrutacji tego typu rozwiązania były bardzo kosztowne. Dziś technologia umożliwiająca automatyczne umawianie spotkań jest nie tylko zdecydowanie łatwiejsza w użyciu, ale również dostępna darmowo (lub za niewygórowaną cenę).

Narzędzie, z którego sama korzystam nazywa się Calendly. Korzystając z darmowej wersji, możecie umawiać automatycznie jeden rodzaj spotkań. Warto spróbować i, jeśli narzędzie się sprawdzi, zastanowić się nad opcją premium.

Załóżmy więc, że chcecie wykorzystać Calendly do umawiania krótkich rozmów telefonicznych.

1. Zakładacie konto – możecie od razu zalogować się za pomocą konta Google, tym samym synchronizując narzędzie z kalendarzem Google. Jeśli taka opcja Wam nie odpowiada, możecie zalogować się podając swoje dane i hasło i zsynchronizować kalendarz już po weryfikacji adresu email.

2. Kolejny krok to potwierdzenie szczegółów, takich jak link, który będziecie wysyłać kandydatom, strefa czasowa i język. Niestety polski nie jest (obecnie) dostępny, ale możecie skorzystać z narzędzia w języku angielskim.

Dobra wiadomość dla tych, którzy nie korzystają z kalendarza Google: narzędzie integruje się również z kalendarzem w Outlooku, Office 365 i iCloud Calendar.

Dzięki takiej integracji, terminy dostępne w naszym kalendarzu będą na bieżąco aktualizowane, dzięki czemu nie istnieje ryzyko, że umówimy dwie rozmowy w jednym terminie, lub, że kandydat poprosi o telefon w czasie, który mamy już zarezerwowany dla kogoś innego.

3. Teraz czas na wprowadzenie szczegółowych danych odnośnie spotkania, na które umawiać się będą kandydaci korzystając z linka. Darmowe konto umożliwia wybór jednego typu spotkań – jeśli Wasze rozmowy telefoniczne trwają ok. 15 minut, możecie skorzystać z gotowej podpowiedzi.

Edycja spotkania pozwoli Wam zadecydować o takich szczegółach jak:

• jego nazwa
• dostępne terminy (standardowo od 9 do 17, ale możecie oczywiście wprowadzić zmiany)
• dane, które będzie musiał podać kandydat umawiając się na spotkanie
• informacja mailowa wysłana do kandydata po umówieniu spotkania

Tym z Was, którzy prowadzą projekty w firmach typowo polskich, może się nawet udać stworzyć szablony wiadomości po polsku. System nie odmieni używanych nazw i wyrazów, ale przy odrobinie pomysłowości możecie i z tym sobie poradzić.

Jak widać da się trzeba tylko trochę dobrej woli. Zainwestowany czas z pewnością się Wam zwróci, bo od dziś zamiast wymieniać kolejne maile z kandydatem, wystarczy zaproponować mu wybranie odpowiedniego terminu. Śmiem twierdzić, że takie rozwiązanie (również dzięki pięknemu designowi, także w wersji mobilnej) może pozytywnie wpłynąć na candidate experience. Pozwoli Wam też poświęcić więcej czasu na to, co naprawdę ważne – a więc same rozmowy, wysyłanie komunikacji odnośnie poszczególnych etapów procesu i przekazanie feedbacku po jego zakończeniu