Zdarzyło się Wam kiedyś krzyczeć w ekran telewizora „nie idź tam, nie wchodź do tej piwnicy!” podczas oglądania horroru?
Mi też raz czy dwa się zdarzyło. I dokładnie tak samo mam czasem ochotę krzyczeć myśląc o niewinnej istocie, która jeszcze nie wie co ją czeka po kliknięciu „aplikuj”.
Ciekawa jestem kto z Was byłby w stanie bez sprawdzania powiedzieć ile czasu zajmuje złożenie aplikacji do firmy, do której na co dzień rekrutujecie. To zupełnie naturalne, że z czasem zapominamy o własnych doświadczeniach w tym zakresie (a rekruterzy z RPO mogą takich w ogóle nie mieć), nie ma jednak powodu, by sobie ich od czasu do czasu nie odświeżyć.
Najlepiej zaprosić do zabawy cały zespół i podzielić się na dwie grupy: jedna aplikuje siedząc przed komputerem, druga przez urządzenia mobilne; jedną osobę z każdej grupy prosimy o mierzenie czasu.
W zależności od tego w jakiej firmie pracujecie i jakim posługujecie się systemem, taka zabawa może trwać od kilku minut aż do kilku godzin (po dwóch proponuję przerwać i zastanowić się czy zadania nie powtórzyć wraz z osobą decyzyjną z działu IT lub zakupów 😉 ).
Prawda jest taka, że pracując jako rekruter, rzadko mamy wpływ na takie elementy naszej pracy jak narzędzia ATS. Coraz więcej dostępnych jest na rynku elastycznych rozwiązań z tego zakresu (typu cloud based). Można jednak sprawić, że nasz proces aplikacji stanie się o wiele bardziej przyjazny kandydatom bez wprowadzania wielkich zmian systemowych.
Jeśli proces aplikacji do Twojej firmy jest skomplikowany lub trwa wyjątkowo długo, warto zakomunikować to kandydatom zanim do niego przystąpią. Odpowiednio zarządzając oczekiwaniami kandydata możemy łatwo wpłynąć na jego wrażenia z procesu rekrutacyjnego. Warto więc opisać proces rekrutacji już w ogłoszeniu rekrutacyjnym i dostosować komunikację na różnych etapach procesu do potrzeb kandydatów.
Jeśli złożenie aplikacji trwa ponad 30 minut – taka informacja powinna koniecznie dotrzeć do kandydata zanim kliknie w przycisk „aplikuj”! Jeśli podczas wypełniania aplikacji kandydat musi podać informacje, których będzie musiał wcześniej poszukać (jak wyniki szkolne czy ze studiów), również warto go uprzedzić.
Czasami nieprzewidziane przez nas okoliczności mogą utrudnić kandydatom aplikację. A może po prostu nie są gotowi przesłać nam dokumentu podsumowującego historię ich życia na podstawie lepiej lub gorzej zredagowanego ogłoszenia?
Warto włączyć do procesu osoby niezdecydowane, dając im możliwość skontaktowania się z nami i zadania nurtujących je pytań zanim podejmą ostateczną decyzję o aplikowaniu na stanowisko. Tutaj podaję zazwyczaj trzy możliwości: podanie adresu email, numeru telefonu, lub linka do Calendly (lub podobnego narzędzia).
Miałam okazję nauczyć się obsługi różnych narzędzi z kategorii ATS czy CRM. Wszystkie mają ze sobą coś wspólnego: niewielu użytkowników zna ich pełne możliwości. Wobec tego bardzo często decyzja o zmianie systemu zostaje podjęta na podstawie błędnych danych. Wydaje nam się, że nowy system będzie miał więcej funkcji tylko i wyłącznie dlatego, że nigdy nie nauczyliśmy się z nich korzystać w starym systemie.
Zanim zaczniecie budować case dla biznesu zachęcający do wprowadzenia zmian w obecnej infrastrukturze, porozmawiajcie z dostawcą obecnego rozwiązania o tym, jak można lepiej dopasować je do Waszych (i kandydatów) potrzeb. Może się okazać, że formularze aplikacji wcale nie muszą być takie długie, zgody RODO można bez problemu zbierać automatycznie przez system, a wyszukiwanie kandydatów można przeprowadzić używając Boolean Search.
Ciągle funkcjonuje w naszej branży żart, mówiący o tym, że najlepszy sposób na sprawdzenie motywacji kandydata to w przypadku większości firm właśnie skomplikowany proces aplikacji. Nie bądźmy naiwni – tego rodzaju mechanizmy nie pozwolą nam wcale zrekrutować najlepszych osób do pracy. Jak mówi Bill Boorman (skąd inąd uznany autorytet w temacie HR tech), proces rekrutacji przypomina nieraz Grę o tron: zatrutniamy nie najlepszych, ale tych, którzy jakimś cudem, po wielu etapach zmagań, pozostali przy życiu (lub w naszym wypadku: w procesie).
Z całą pewnością możemy działać lepiej. Zanim jednak zaczniecie mapować proces rekrutacji, by odkryć który nowy ATS najlepiej sprawdzi się w Waszej organizacji, zadbajcie już dziś o wrażenia kandydatów minimalizując negatywny wpływ poprzedniego rozwiązania. Być może Wasz obecny system nie jest tak zły, jak się wydaje, a Wy będziecie mogli wykorzystać zaoszczędzone środki na bardziej pilne działania.